Je zal het herkennen als docent: je komt altijd tijd tekort. Nieuwe apps of nieuwe techniek leren gebruiken is tijdrovend en het is de vraag hoeveel tijdwinst je dit gaat opleveren. Met Hoy is dat wel even anders. Het helpt je om weer grip te krijgen op de communicatie, zodat het efficiënt, veilig en overzichtelijk wordt.
Nieuwe techniek moet ondersteunend zijn om je doel te bereiken in plaats van een omweg te creëren. Zo merkten wij op dat op het gebied van communicatie nog veel winst te behalen was door gebruik te maken van slimme techniek.
Uit ons eigen onderzoek onder scholen en docenten, weten we dat het vaak ontbreekt aan één duidelijke manier van communiceren. E-mail, WhatsApp, telefoon en Teams worden door elkaar gebruikt. Vaak zonder duidelijk plan, waardoor het meer op de voorkeur van de docent aankomt in plaats van éénduidig beleid.
Ga maar eens bij jezelf na: hoeveel tijd van mijn week ben ik eigenlijk kwijt aan WhatsApp, mails en/of Teams? Hoe vaak ontvang je ‘s avonds nog ‘even snel’ een bericht van een ouder of collega? Heb je voor jezelf een duidelijke richtlijn hoe je hiermee omgaat en word je hierin ondersteund door de school? Met dit soort vragen in het achterhoofd is Hoy ontwikkeld. De vijf grootste voordelen voor docenten lees je hier terug.
1. Overzicht door minder communicatiekanalen
Vanuit docenten horen we vaker terug dat ze meer dan drie communicatiekanalen gebruiken. Bovendien heeft de school vaak geen duidelijk beleid over welk kanaal geschikt is voor welke situatie. In de praktijk betekent dit dat mail, WhatsApp, het administratiesysteem, Microsoft Teams en papieren formulieren naast elkaar worden gebruikt.
Met Hoy heeft iedereen binnen de school één manier van communiceren. Waar je voorheen werd benaderd via e-mail, WhatsApp en telefoon, krijgen jullie met Hoy één centraal communicatiekanaal. Door de directe koppeling met het administratiesysteem, zijn alle gegevens (bijvoorbeeld van de ouders en leerlingen van je mentorklas) altijd up-to-date. Zo voorkom je onduidelijkheid en creëer je overzicht. Onze VO communicatiekanalen scan (download de scan via deze pagina) kan je direct inzicht geven hoe Hoy een oplossing kan bieden voor je dagelijkse communicatie binnen de school.
Als docent kun je de app eenvoudig downloaden op je mobiel, maar je kunt ook altijd de keuze maken om de webversie te gebruiken. Zo kies je zelf de manier die het prettigst voor je werkt.
Quick wins
Eén centraal communicatiekanaal
Overzicht op alle ouder en leerling communicatie
Te gebruiken via Hoy app en Hoy web
2. Werk en privé gescheiden
In een tijd waarin alles veelal digitaal plaatsvindt, wordt het privacy vraagstuk steeds belangrijker. We krijgen vaak terug dat leraren het niet prettig vinden om hun privé nummer aan leerlingen en ouders te geven. Terecht, want buiten dat je privé en werk wilt scheiden, moet je voorkomen dat gevoelige gegevens en gesprekken op straat komen te liggen. Met Hoy los je dit probleem op. Mede daarom wonnen wij een IPON Award (lees hier meer over)!
Een ander veel gehoord probleem is de continue berichtenstroom richting docenten. Met WhatsApp sta je altijd ‘aan'. In je vakantie, op je vrije dagen en in de avond. En wat te denken van de blauwe vinkjes, waarmee er bij de zender een bepaalde verwachting bestaat dat je snel reageert? Met Hoy hebben we daarom een ‘snooze’ functie ingebouwd, zodat jij als docent zelf kan aangeven wanneer je notificaties wilt ontvangen.
Jouw vrije dag is dan ook echt je vrije dag. Zo wordt communiceren niet alleen veilig, maar ook weer leuk.
Quick wins
Houd privé en werk echt gescheiden
Snooze functie, zodat je niet gestoord wordt op je vrije momenten
Je telefoonnummer wordt niet gedeeld met ouders en leerlingen
3. Tijdswinst via formulieren
Als docent kan administratie een tijdrovende klus zijn. Zo heb je door het jaar heen te maken met verschillende formulieren die je aan leerlingen en ouders stuurt. Fysiek, digitaal of een combinatie van beide. Het versturen, bijhouden van antwoorden en sturen van herinneringen is een tijdrovende klus.
Met Hoy is een formulier uitsturen gemakkelijker dan ooit. Je maakt eenvoudig een digitaal formulier aan (variërend van het plannen van 10-minutengesprekken tot het opvragen van informatie of toestemming) en stuurt deze met één druk op de knop naar de juiste persoon of groep. In een handig overzicht zie je wie nog niet heeft gereageerd en stuur je eenvoudig een herinnering. Ontvangen antwoorden kunnen uiteraard worden ingezien in Hoy of worden geëxporteerd naar Excel.
Voor ouders is het heel gemakkelijk om het formulier in te vullen. Gemiddeld genomen zien we dat de respons verdubbelt en dat de meeste formulieren al binnen een dag zijn beantwoord.
Niet meer bellen of mailen en alles in één overzicht. Het zal een hoop frustratie voorkomen. Heb je Hoy al een tijdje niet gebruikt of heb je het gevoel dat je het nog niet goed onder de knie hebt? Wij bieden door het hele jaar opfrisworkshops aan (schrijf je via deze link in)!
Quick wins
Formulieren aanmaken en uitsturen binnen minuten
Alle antwoorden in één overzicht en eenvoudig te exporteren
Gemakkelijk een automatische herinnering sturen
4. Snel schakelen met ouders
Ouders van nu willen het gevoel hebben dat ze betrokken worden bij de ontwikkeling van hun kind. Ze zijn vanuit het PO gewend om rechtstreeks met een docent te communiceren via een app, maar zodra het kind de overstap maakt naar het VO, zijn ze opeens weer aangewezen op mailen, bellen of formulieren. Het voelt als een stap terug, waar je met e-mails ook de kans hebt dat ze in vergetelheid raken of in de spambox belanden.
Met Hoy worden de communicatiestromen duidelijker voor de ouder, waar jouw communicatie samen te vinden is met de communicatie van de school en andere docenten. De gemiddelde adoptie van de app onder ouders is 80-90%, waardoor je sneller met ze kan schakelen. En de ouders die de app niet hebben? Die ontvangen automatisch e-mails van je berichten en formulieren, zodat je ze niet apart een mail hoeft te sturen. Voor jou als docent werkt dit snel en efficiënt en voor de ouders creëer je een gevoel van betrokkenheid.
Het maakt je als docent zichtbaar en dit zorgt voor meer vertrouwen bij de ouders. Het gevoel dat jij als docent gemakkelijk te bereiken bent geeft ze een veilig gevoel. Geen zorgen, in de praktijk betekent dit overigens niet dat er ook daadwerkelijk meer contact met je wordt opgenomen.
Quick wins
Korte lijntjes met ouders, zodat je snel kan schakelen
Versterk het vertrouwen door je zichtbaarheid te verhogen
Sneller, hoger en gerichter respons
5. Effectief communiceren
Met Hoy kun je slimmer en efficiënter communiceren met ouders, leerlingen en collega’s via de berichtenfunctie. Met één druk op de knop start je een gesprek, kun je reageren en het gesprek archiveren. Door een gesprek te archiveren, wordt het gesprek afgesloten voor ouders en leerlingen en kunnen ze niet meer reageren. Zo dwing je jezelf en de ander om het te houden bij een specifiek onderwerp en voorkom je fragmentatie. Als docent heb je de keuze om een 1-op-1 gesprek of een groepsgesprek te starten. Handig voor bijvoorbeeld je mentorklas, of als je meegaat op een schoolreisje.
Met Hoy stuur je ook eenvoudig een mededeling uit, waarmee je in één keer veel ontvangers bereikt en waarop niet kan worden gereageerd. Is er een belangrijke update voor ouders of wijziging van een afspraak met je mentorklas? Stuur even een mededeling uit en iedereen is direct up-to-date.
De respons is sneller, hoger en gerichter en gesprekken die je normaal gesproken via de e-mail, WhatsApp of telefoon moet afhandelen, kunnen nu volledig via Hoy verlopen.
Quick wins
Tweerichtingsverkeer maakt communicatie efficiënter en effectiever
Voorkom fragmentatie door berichten te specificeren op een onderwerp
Houd de regie op een gesprek