Eén van de functionaliteiten van Hoy waar we het meest trots op zijn is de ontvangerselectie. Dat klinkt misschien vreemd: je tikt of klikt voor je gevoel moeiteloos een paar ontvangers of groepen aan om een bericht of formulier naar te sturen… en voor je het weet zit het in hun inbox! Maar wat daarachter schuilt is een complex en uniek systeem van diverse groepen, zoals schooljaren, locaties, leerjaren, klassen en lesgroepen. Dit biedt enorme flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid voor scholen om hun communicatielijnen naar hun voorkeuren in te richten.

Als ouders en leerlingen een nieuw bericht aanmaken, zien ze vaak maar een paar ontvangers staan: de mentoren, vakdocenten en/of een speciaal gekoppeld leerjaar- of zorgcoördinator. Hoe anders is dat voor docenten en beheerders! Docenten krijgen al hun mentorgroepen en lesgroepen te zien, naast hun collega’s. En beheerders? Die moeten elke mogelijke samenstelling kunnen aan- en uitvinken van ouders, leerlingen en medewerkers. In deze blog zie je niet alleen hoe dit werkt, maar ontdek je ook het achterliggende systeem dat Hoy zo effectief en uniek maakt.

Beginnen bij de basis

In het leerlingadministratiesysteem (LAS) staat alle benodigde informatie om ouders, leerlingen en medewerkers te kunnen toewijzen aan groepen. Per gebruiker importeren we dagelijks deze informatie uit de systemen van onze partners: Somtoday en Magister. Om een leerling en ouder goed te kunnen indelen in groepen, vragen we van een leerling bijvoorbeeld het volgende op:

• Het schooljaar;
• De locatie;
• Het leerjaar;
• Het niveau;
• De klas;
• De mentor(en);
• De lesgroepen, de bijbehorende vakken en vakdocenten;

Groepen indelen

Met al deze informatie kunnen wij per schooljaar een boomstructuur maken van de ouders, de leerlingen en de medewerkers. Zo is een ouder bijvoorbeeld in deze vertakking terug te vinden:

Couperusplein > Leerjaar 3 > VMBO > Klas 3C > Ouders van Lien Spaans > Marjo Spaans
 
Dit is echter waar het lastig wordt, want de ouder kan óók deel zijn van de klas van een ander kind in het geval ze meerdere kinderen op dezelfde school hebben. Bijvoorbeeld:

Barendlaan > Leerjaar 1 > HAVO > Klas 1B > Ouders van Noah Spaans > Marjo Spaans

Daarnaast kunnen ouders en leerlingen natuurlijk ook onderdeel zijn van een reeks specifieke mentorgroepen, vakken of lesgroepen. En zelfs van een volgend schooljaar! Dit betekent dat wij ook deze groepen allemaal selecteerbaar moeten kunnen maken - alsook een subset van ouders en leerlingen in zulke groepen. Dat is in Hoy gelukkig een fluitje van een cent.

Wie ziet wie?

Voor elke schoolomgeving in Hoy zijn er basisinstellingen die bepalen wie bereikbaar is voor wie. Standaard ziet elke mentor de eigen mentorgroepen als ontvanger en de ouders en leerlingen uit die groepen kunnen óók een gesprek met de mentor beginnen. De lesgroepen zijn in beginsel ‘eenrichting’ gekoppeld, waardoor alleen docenten een nieuw gesprek kunnen initiëren.

Dit is uiteraard volledig aan te passen per omgeving. Mogen leerlingen wel een gesprek initiëren met een vakdocent, maar ouders niet? En moeten de ‘nieuwe’ mentoren vóór de start van het schooljaar wel of niet zichtbaar zijn voor ouders en voor leerlingen? Hoy wordt zo in lijn met jullie communicatiebeleid ingesteld.

Het kan daarnaast voorkomen dat je een medewerker wil koppelen aan een specifiek leerjaar, een hele locatie, de ouders van een specifieke groep leerlingen… enzovoorts. Bijvoorbeeld bij een directeur, zorgcoördinator, leerjaarcoördinator of begeleider van een schoolreis. Ook dit kan de beheerder simpel instellen voor deze medewerkers.

Tenslotte is de ‘school’ ook bereikbaar voor elke ouder en leerling – deze berichten komen aan in de beheerdersomgeving waar medewerkers met beheerdersrechten deze algemene inbox kunnen inzien.
 

Dynamisch (de)selecteren

De (beschikbare) ontvangers zijn voor beheerders en docenten ook simpel te doorzoeken. Bijvoorbeeld als je een gesprek wil starten met één specifieke ouder of leerling. Of als je een hele klas hebt geselecteerd, maar enkele ouders of leerlingen daarna uit je selectie wil halen. De volledige selectie wordt op de achtergrond constant onthouden, zodat je elke mogelijke combinatie van (groepen) ouders, leerlingen en medewerkers kan maken.

Groepen updaten

Met het risico té technisch te worden, willen we graag ook nog een hoogstandje van onze techniek benoemen. Alle groepen die jullie ontvangerselectie rijk is, worden namelijk geüpdatet zodra er wijzigingen zijn gemaakt, bijvoorbeeld door de import van het LAS of door een handmatige wijziging van een beheerder. De gemiddelde school heeft al snel meer dan 2.000 groepen (oplopend tot wel 10.000+ groepen) , die razendsnel worden doorlopen door ons systeem.

Hoy past bij elke school

Ben je benieuwd hoe de ontvangerselectie voor jullie school eruit zou zien? En hoe Hoy kan worden ingesteld zodat het bij jullie dagelijkse communicatie past? Boek dan een demo – we vertellen je graag meer!