Scholen moeten met de komst van de Europese AVG privacywetgeving voldoen aan striktere regelgeving omtrent de inzet en verwerking van persoonsgegevens. Eén van de terreinen waar dit grote impact op heeft, is de communicatie. Zo moet er zorgvuldiger worden gelet op wie welke informatie mag ontvangen en zien. Met Hoy als (afgeschermd) communicatieplatform hebben middelbare scholen dit allemaal in één klap goed geregeld.

De afgelopen jaren is de roep om (aandacht voor) privacy in het onderwijs steeds groter: je kan niet meer foto’s van leerlingen publiceren zonder ouderlijke toestemming, de examenresultaten van leerlingen openbaar delen of Whatsapp-groepen starten waarin je automatisch de nummers van leerlingen of ouders deelt. Logischerwijs worstelen scholen dus steeds vaker hoe ze hun communicatie met ouders, leerlingen en docenten dan wél moeten inrichten, een fout zit immers in een klein hoekje.

De centrale vraag hierbij zou je ook als volgt kunnen verwoorden: hoe houd je als school regie op de communicatie met ouders en leerlingen, zonder krampachtig te worden en de administratie en docenten met extra werk op te zadelen?

Met Hoy helpen we scholen door hun communicatie in een afgeschermde omgeving plaats te laten vinden, waar privacy voor ouders, leerlingen én docenten zit ingebakken in het ontwerp. Zowel bij de ontwikkeling van de communicatiemogelijkheden als bij de technische keuzes staat de gedachte van ‘privacy by design’ centraal.

Hoy is gemaakt om privacy te waarborgen, zonder onnodig extra werk voor scholen en docenten te creëren. Dit werd bevestigd door de jury van de IPON Awards, die Hoy tot winnaar hebben uitgeroepen in de categorie ‘Organisatie van het leren’ mede omdat: “er goed is nagedacht over de privacy van alle betrokkenen”.

Hieronder lees je meer over hoe de functionaliteiten van Hoy op dagelijkse basis scholen en docenten helpen privacy te waarborgen, over onze visie op privacy en onze omgang met persoonsgegevens, en tenslotte welke overeenkomsten de verwerking van persoonsgegevens juridisch goed regelen.

Privacy in de praktijk met Hoy

Hoy helpt scholen met privacy in de dagelijkse realiteit door één manier van communiceren te faciliteren voor de hele school, die flexibel is in te zetten maar op een logische manier controle biedt. Een mooie bijkomstigheid is dat andere kanalen worden vervangen die weinig tot geen controle bieden of zelfs duidelijk niet privacy-vriendelijk zijn om als school of docent in te zetten (zoals Whatsapp).

Jullie school heeft binnen Hoy een afgeschermde omgeving, waarvoor ouders, leerlingen en medewerkers moeten inloggen en waar jullie de controle hebben hoe er wordt gecommuniceerd. Zo bepalen scholen en docenten bijvoorbeeld of er wel of niet gereageerd kan worden op een bericht, worden berichten standaard individueel afgeleverd (waarbij de gebruiker niet kan zien wie het verder heeft ontvangen) en zijn docenten de enige die groepsgesprekken kunnen starten. Ook het opvragen van informatie (inclusief handtekening) is via formulieren overzichtelijk en veilig geregeld.

In Hoy zorg je er daarnaast voor dat je communicatie alleen naar de groepen ouders, leerlingen en docenten gaat voor wie het bestemd is. Zo werk je doelgroepgericht: je verzendt simpel berichten en formulieren naar enkele gebruikers, klassen, jaarlagen of locaties, en stelt in dat bepaalde nieuwsartikelen en kalenders alleen zichtbaar zijn voor bijvoorbeeld één locatie of alleen de medewerkers. Ook pagina’s en documenten van de Schoolwiki zijn (in combinatie met Hoy) af te schermen voor bepaalde groepen gebruikers.

Tenslotte worden docenten gestimuleerd privé en werk te scheiden: Hoy deelt hun telefoonnummers niet en notificaties komen alleen binnen op de gewenste dagen en tijden. Daarnaast is er een webversie voor docenten die hun privé-telefoon liever niet inzetten voor werk.

Omgang met persoonsgegevens

We vinden het belangrijk om transparant te zijn over hoe we met persoonsgegevens omgaan, waarbij ons uitgangspunt is dat de persoonsgegevens het bezit van onze gebruikers zijn. Daarom doen we aan dataminimalisatie: we halen alleen de gegevens uit het administratiesysteem op die we daadwerkelijk nodig hebben om een goede gebruikerservaring te kunnen bieden. Met andere woorden: om onze gebruikers simpel te kunnen laten communiceren binnen hun schoolcontext.

Zoals de Autoriteit Persoonsgegevens voorschrijft volgens de Europese privacywetgeving, zien we deze data als onze verantwoordelijkheid. De data slaan wij dan ook op binnen de EU, waar we dit beveiligen volgens de laatste technologieën en protocollen. Ook zullen we nooit zonder expliciete toestemming persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen en deze nooit inzetten voor commerciële doeleinden.

Hoy overeenkomsten

Bovenstaande is natuurlijk ook juridisch goed geregeld. Uiteraard wordt er voor Hoy een gebruikersovereenkomst getekend met de school, maar daarnaast worden jullie gevraagd een verwerkersovereenkomst te tekenen waarin wordt uiteengezet hoe wij jullie persoonsgegevens en data veilig en adequaat verwerken (en tijdig verwijderen). Deze verwerkersovereenkomst voldoet uiteraard aan de Europese AVG privacywetgeving en is goedgekeurd door het onderwijs-sectorbrede Privacyconvenant, waar wij ook lid van zijn.

Daarnaast gaan jullie ouders, leerlingen en docenten bij ingebruikname van de app ook akkoord met de privacy informatie en voorwaarden van het app gebruik, met betrekking tot hun eigen gebruik van de app.

Voor een uitgebreid overzicht van welke gegevens we verwerken voor Hoy en welke afspraken er worden gemaakt, verwijzen we graag naar dit artikel in ons Support Center.