Stad & Esch is een scholengemeenschap in Meppel en Diever waar alle leerroutes worden aangeboden. Zij waren zo'n vijf jaar geleden, samen met Actief College, ook de eerste middelbare school die Hoy in gebruik hadden genomen als pilot. Hoe bevordert de app de communicatie? We vroegen het aan Milou Mensing, adviseur PR & communicatie en een van de beheerders van de app op deze school.

Waarom maken jullie gebruik van de Hoy-app?
“Eerder ging de communicatie met de ouders via verschillende kanalen en vanuit verschillende personen, dus dat kon verwarrend zijn. De ouders zijn, naast de leerlingen, een hele grote groep mensen die wij dagelijks moeten kunnen bereiken en die ook met ons communiceren. We hebben meer dan 2100 leerlingen, dus hebben ongeveer dubbel zoveel ouders. Door de Hoy-app heb je één centraal, digitaal punt van waaruit je kan sturen en ook één plek waar ouders alles terug kunnen vinden.”

Met Hoy hebben ouders één plek
waar ze alles terug kunnen vinden

Wat doen jullie allemaal met de app?
“Vrijwel alle communicatie met de ouders gaat via de app. Zo nodigen mentoren ouders via de app uit voor ouderavonden en de medewerkers van de onderwijsadministratie sturen brieven en formulieren naar de ouders. Dat varieert van uw kind gaat op excursie tot uw kind moet een profielkeuze maken. Ook korte berichtjes versturen we via de app. Stel, een schoolreisje of een andere activiteit loopt iets uit, dan wordt er een berichtje naar ouders of verzorgers gestuurd dat hun kind een half uurtje later thuis is. Of als een docent plotseling ziek is, horen de ouders dat ook via een berichtje in de app. Daarnaast kunnen ouders hun kind ziekmelden of verlof aanvragen via de app. Zelf stuur ik wekelijks de nieuwsbrieven voor ouders en leerlingen via de app.”

Gebruiken veel ouders de app?
“Ja, we hebben een hoog percentage gebruikers: 91 procent maakt er nu als gezin gebruik van. De ouders vinden het heel duidelijk dat de communicatie via één kanaal gaat. Alle brieven en berichtjes kunnen ze terugvinden in de berichteninbox. Natuurlijk zijn er op elke school ouders die iets minder digitaal onderlegd zijn of die wellicht geen smartphone hebben of de app niet willen installeren. Infowijs heeft daar ook een oplossing voor: zij ontvangen alle berichten automatisch via de mail.”

Gaat alle communicatie op jullie school nu digitaal?
“We hebben een aantal jaar geleden besloten een digitale school te zijn en dus zo veel mogelijk digitaal te willen werken om papierverspilling tegen te gaan. Het papierverbruik op scholen ligt al snel hoog en dat is natuurlijk niet duurzaam. We hebben het papier niet helemaal verbannen: leerlingen krijgen nog wel toetsen en bepaalde opdrachten op papier. Ook persoonlijke brieven met vertrouwelijke informatie sturen we nog per post, maar dat zijn uitzonderingen. We vonden het niet meer nodig om alle brieven te printen en per post te versturen. Ook omdat die brieven vaak kwijtraakten is digitaal versturen veel handiger.”

Hoy blijft zich aanpassen aan onze
behoeften en groeit met ons mee

Wordt de app ook gebruikt voor communicatie met leerlingen?
“Ja, leerlingen van bepaalde deelscholen ontvangen de nieuwsbrief via de app en sommige mentoren en leerlingcoördinatoren gebruiken de app voor het contact met hun leerlingen. Maar de leerlingen zijn niet verplicht om de app te gebruiken, alleen de schoolmail is verplicht. Als we hen een bericht via de app sturen, komt die, wanneer zij geen gebruikmaken van de app, ook in hun mail terecht.”

Dus de Hoy-app heeft de communicatie bevorderd?
“Zeker. Fijn is ook dat dit een app in ontwikkeling is – het onderwijs is natuurlijk ook constant in ontwikkeling. Je hebt ook bedrijven die hun product leveren en daar moet je het mee doen. Op dat moment is het misschien een prachtig product, maar een jaar later kan het zo alweer achterhaald zijn. Bij Infowijs is dat anders: zij denken juist met ons mee. Je kunt laten weten wanneer je iets mist of ergens tegenaan loopt en dan hoor je ook of daar wat mee gedaan zal worden. Dat kan via de website, maar het persoonlijke contact waardeer ik vooral heel erg. Ook heel waardevol zijn de jaarlijks communicatie-evenementen van Infowijs. Daar kun je met collega's van andere scholen relevante onderwerpen bespreken, waaronder het gebruik van de app. Soms hoor ik dan dingen die ik nog niet wist of juist iets waar meerdere scholen tegenaan lopen. Die uitwisseling van informatie is erg fijn.”

Foto's door Roelof Jonker en interview door Thessa Lageman