Het Zuiderzee College in Zaandam wilde de ouders graag meer betrekken bij hun kinderen. Teamleider Mustapha Bouja hoorde dat de VO communicatie app Hoy hier op andere scholen bij had geholpen. Sinds ruim een jaar maakt de VMBO-school met 590 leerlingen gebruik van de app. “Vanuit de basisschool zijn ouders gewend om via apps op de hoogte gehouden te worden. Gek toch eigenlijk dat dit ophoudt op de middelbare school.”

De ouderbetrokkenheid kon beter?
“Ik was eerder mentor en docent economie en ondernemen en merkte dat veel informatie de ouders niet goed bereikte. Een groot deel van ouders op onze school heeft een allochtone achtergrond, waardoor het lastig kan zijn om de Nederlandse taal en het onderwijssysteem te begrijpen. We waren dus al een tijdje aan het zoeken naar manieren om de ouderbetrokkenheid te vergroten door de drempel om ons te bereiken te verkleinen, helemaal toen we te maken kregen met corona. We gebruikten toen Magister, Teams, email en papieren brieven.”

Hoy heeft bijgedragen aan het vergroten
van de ouderbetrokkenheid

Hoe kwamen jullie bij de VO communicatie app Hoy?
“Ik ben gaan zoeken op internet en toen kwam deze app naar boven. Ik heb gekeken naar welke mogelijkheden de app biedt en heb gekeken naar ervaringen van andere scholen. Daar kwam uit dat de ouderbetrokkenheid sinds het gebruik van Hoy toe was genomen. Dat heb ik besproken met mijn collega’s en de toenmalige directrice. We dachten eerst aan een pilot, maar dat bleek juridisch ingewikkeld. We hebben toen – begin vorig jaar – besloten de app gewoon te gaan gebruiken, samen met een zusterschool.”

Waar gebruiken jullie Hoy voor?
“De mentoren communiceren ermee met de ouders en een deel van de mentoren ook met de leerlingen. Verder gebruiken we Hoy als intern communicatiemiddel. Sommige dingen gaan ook nog via de mail, maar als je snel en kort even wat wil melden is de app handig. Bijvoorbeeld als er de volgende dag een open lesmiddag is een berichtje sturen als: ‘Zijn er nog collega’s beschikbaar om bij te springen?’ De kans dat je dat op tijd ziet is groter, want een deel van de collega’s bekijkt hun mail alleen op hun laptop, dus dan zie je berichten pas later. Of als we na een ouderavond samen gaan eten met de collega’s een berichtje als ‘Wie eet er mee vanavond?’.”

Wat vinden de ouders en leerlingen ervan?
“Ze vinden de app ook een verbetering. Ik begreep dat een groot percentage ouders en leerlingen van onze school de app gedownload heeft en dat er ook veel mee gecommuniceerd wordt. En ouders die niet veel met hun telefoon doen, krijgen gewoon een email. Dat is ook een voordeel van de app: niemand mist informatie. En als ouders de app niet begrijpen, krijgen ze uitleg van hun kinderen of helpen wij ze. Ik heb ook gemerkt dat sommige ouders het prettiger vinden om iets te schrijven aan ons dan het face-to-face te zeggen, bijvoorbeeld over problemen thuis.”

Hoe verliep de overstap op dit nieuwe communicatiemiddel?
“We kregen een training van Infowijs hier op school met uitleg over alle mogelijkheden en hoe de app concreet werkt – Zuiderzee app heet ‘ie bij ons. Sommige collega’s waren aanvankelijk niet zo enthousiast om een app op hun telefoon te installeren omdat ze graag privé en werk gescheiden houden. Maar toen werd duidelijk dat je de app zo kunt instellen dat berichten niet buiten werktijd binnenkomen en nu gebruikt ruim 80% van de medewerkers de app.”

Hoy verlaagt de drempel
om ons te bereiken

Hoe verloopt de communicatie met leerlingen?
“We merken nu dat er soms nog verwarring is, dat leerlingen niet zo goed weten of ze Magister of Hoy moeten gebruiken en hoe. Daar ligt dus nog een ontwikkelingspunt. Het komt denk ik doordat ze nog weinig berichten via de app ontvangen, dus er nog niet zoveel mee geoefend hebben. We kunnen ze wat vaker eens een berichtje sturen. Bijvoorbeeld: ‘Reminder, morgen is het schoolreisje’, of ‘De school is dicht vanwege de sneeuwstorm’. Maar we willen de leerlingen ook niet overladen met berichten, want dan missen ze juist weer informatie.”

Zijn de ouders al wat meer betrokken?
“Ja, ik merk wel een verschil. We merken dat we ze makkelijker bereiken. Sinds de corona-tijd zijn ouders ook meer gewend geraakt om digitaal te communiceren. Ik weet dus niet of het feit dat ze meer betrokken zijn alleen door de app komt, maar denk dat de app wel een bijdrage heeft geleverd. Zo was er gisteren een ouderavond waarvoor ze via de app uitgenodigd waren en de opkomst was 90%, veel hoger dan eerder. We zien wel dat de betrokkenheid nog altijd minder wordt in de hogere klassen, al gebeuren er in de vierde klas ook veel belangrijke dingen, zoals het examen, en is het goed dat de ouders betrokken blijven. De ouders weten de Zuiderzee app goed te vinden als ze vragen hebben. Als ze de app niet hebben, krijgen ze het bericht per mail. Dat was voor ons ook een van de redenen om voor deze app te kiezen. De volledige evaluatie van de app heeft trouwens nog niet plaatsgevonden, want we gebruiken de app nog niet volledig.”

Waarvoor zouden jullie de app nog meer kunnen gebruiken?
“Ik ben ook enthousiast over de mogelijkheid om formulieren via de app naar ouders te sturen. Bijvoorbeeld over een schoolreisje of over herkansingen. Nu gaat dat nog met papieren brieven die we de leerlingen meegeven en die de ouders moeten ondertekenen. De vraag is altijd hoeveel formulieren we terugkrijgen en wanneer. Het duurt vaak al een tijd voor zo’n formulier uit de tas komt. We hebben het tot nu toe niet gedurfd om over te stappen. Hier moeten we als schoolleiding nog een beslissing over nemen. Maar ik vermoed dat we meer formulieren terugkrijgen als we het via Hoy gaan doen.”

Foto's door Roelof Jonker en interview door Thessa Lageman