Scholengemeenschap Stad & Esch in Meppel en Diever maakt al vijf jaar gebruik van de Hoy-app voor de communicatie met de ouders. Samen met Actief College waren zij ook de eerste school die Hoy in gebruik namen als pilot. Waarom koos de school voor deze app en hoe gaat het nu? We vroegen het Peter de Visser, bestuurder en vanaf het begin betrokken bij het gebruik.

Waarom was er destijds behoefte aan een app?
“We communiceerden per mail en papieren brieven en sommige docenten gebruikten WhatsApp. We wilden graag de communicatie verbeteren en er meer eenheid in brengen. Infowijs kenden we al van de website die ze voor ons gebouwd hadden. Toen hoorden we dat ze een app ontwikkeld hadden. Hun ideeën sloten aan bij onze wens om op een goede en efficiënte manier met ouders te kunnen communiceren.”

Hoy is beter voor de privacy en
work-life balans van docenten

Je hebt destijds de ouderraad erbij betrokken?
“Ja, de leden van de ouderraad hebben bekeken of deze app een goede manier kon zijn om de communicatie te verbeteren. Ouders zijn natuurlijk ook gebaat bij goede communicatie met de school. Ze willen de school graag snel kunnen bereiken. De ouderraad vond de app goed klinken. We hebben ‘m eerst in een paar klassen uitgeprobeerd en toen dat bleek te werken al snel op de hele school in gebruik genomen.”

Gebruiken jullie de app nu veel?
“Ja, vrijwel alle brieven en berichten gaan via de app. De coronatijd heeft hier echt een versnelling in gebracht. Op de avond van de persconferenties van Rutte konden wij drie minuten later de brieven met één druk op de knop naar alle verschillende groepen sturen. Dat heeft ons erg geholpen in die periode. De app heeft het tempo van communiceren echt versneld."

Wat vind je handig aan deze app?
“De communicatie met de ouders gaat gewoon enorm makkelijk en eenvoudig. Je kunt naar een ouder of alle ouders een bericht sturen. We geven geen brieven meer mee aan de leerlingen voor de ouders om te ondertekenen. Dat kan nu ook via de app. Ouders doen dokters-, tandarts- en ziekmeldingen via de app en dat scheelt veel werk voor de administratie. Ook bij calamiteiten is de app ideaal. Bij een weeralarm bijvoorbeeld: het is glad en we starten later. De jaarkalender is ook handig. Je kan makkelijk zien welke activiteiten er vandaag, deze week of volgende week zijn. Ook fijn is dat je nu groepjes kunt maken van ouders van leerlingen uit verschillende leerjaren die bijvoorbeeld meegaan op een buitenlandse reis. De begeleidende docenten kunnen via de app met de ouders communiceren: we komen iets later terug of een leuk fotootje sturen. Fijn is ook dat wij echt een gepersonaliseerde app hebben. Dus niet de Hoy-app, maar de Stad & Esch-app, met onze eigen huisstijl.”

Wat vinden de docenten ervan?
“Sommige docenten gebruikten voorheen op eigen initiatief WhatsApp voor de communicatie met ouders, maar de Stad & Esch-app is beter voor de privacy en work-life balans. Je kunt kiezen of ouders wel of niet op je bericht kunnen reageren en wanneer je sowieso berichten binnenkrijgt. Bijvoorbeeld alleen onder kantooruren en niet 24 uur per dag. Dat waarderen onze docenten.”

Met de Hoy app versnelden we onze
communicatie in crisistijden

Hoe bevalt het de ouders?
“Dat hebben we recent onderzocht: ook zij zien het nut er van in. Zo vinden ze het handig dat ze via de app vragen kunnen stellen aan de school of een mentor en dan snel antwoord krijgen. Veel ouders hebben de app op hun telefoon geïnstalleerd: meer dan 90 procent van de gezinnen. En als de ouders de app niet gebruiken, krijgen ze een bericht in de mail.”

Jullie maken ook gebruik van de Schoolwiki?
“Inderdaad. Het is fijn om geen papieren schoolgids meer te hebben. Het is makkelijker voor ouders om hier informatie in te vinden, maar ook voor ons om dingen aan te passen en zo de schoolgids actueel te houden. Het mooie is ook dat de zoekopties van de wiki en de website aan elkaar verbonden zijn. Dus als je als ouder naar de website gaat om te zoeken wanneer de schoolvakanties zijn bijvoorbeeld, word je automatisch doorgelinkt naar de wiki. Daar kunnen ouders ook alle brieven en nieuwsbrieven uit de app in terugvinden.”

Foto's door Roelof Jonker en interview door Thessa Lageman