Hoy App

Case study: Schoolcommunicatie via Hoy

Geschreven door Tobias de Graaf op 24 jun. 2019

We hebben met een aantal scholen een brainstorm georganiseerd om samen een case te maken: wat kan de Hoy app betekenen voor een middelbare school? Specifiek brachten we in kaart wat de opbrengsten zijn voor de communicatie vanuit de school en mentoren, voor de administratie en op het gebied van zaken als privacy en werving.

Als reden voor ingebruikname van de Hoy app horen we vaak het verhogen van oudertevredenheid en -betrokkenheid terugkomen: de app biedt nieuws, contact met de school en mentoren en formulieren gebruiksvriendelijk aan. Maar ook mentoren, medewerkers van de administratie en communicatie, en leerlingen hebben een hoop te winnen. Zowel qua gebruiksgemak en privacy, als efficiëntie en werkdrukverlaging. Hieronder delen we onze bevindingen: van hoe de kwaliteit van de algehele schoolcommunicatie kan verbeteren, tot aan de specifieke processen die Hoy kan vervangen.

Post-its schoolcommunicatie voortgezet onderwijs

Communicatie van school

Voor communicatiemedewerkers creëert Hoy bovenal flexibiliteit. In de Hoy app kunnen specifieke doelgroepen worden gedefinieerd, zodat berichten bij alleen de relevante lezers terechtkomen; hierdoor wordt onnodige spam bij het grote publiek voorkomen.

Realtime en doelgroepgerichte communicatie betekent dat verzoeken of vragen de lezer sneller bereiken dan bij het sturen van e-mails. Daarom levert Hoy een significant hogere respons op dan e-mailverkeer en worden ouders/leerlingen beter bij de actualiteit betrokken. Daarnaast kan real-time communicatie ook waardevol zijn bij bijzonderheden of een onverhoopte crisis.

Met de Hoy app is er één kanaal voor alle communicatie. Daardoor heeft de ouder al het nieuws, de jaarkalender, de informatie en gesprekken met de school en mentor(en) bij elkaar; dit verleent legitimiteit aan de communicatie als geheel en verhoogt het bereik. Ook komen ouders zo eerder in aanraking met het nieuws/activiteiten van de school, wordt er sneller op verzoeken of vragen gereageerd en worden formulieren vaker ingevuld.

Tevens kunnen naast ouders ook leerlingen voor de Hoy app worden uitgenodigd, waardoor er ook via de smartphone kan worden gecommuniceerd met deze doelgroep. Dit staat in contrast met de reguliere kanalen als mail en de website, waarmee het lastig blijft om leerlingen effectief te bereiken en mee te nemen in nieuws en berichtgeving. Ook voor interne communicatie kan Hoy worden gebruikt: nieuws en kalenders zijn bijvoorbeeld ook alleen voor medewerkers toe te voegen en via formulieren kan er simpel informatie/feedback bij medewerkers worden opgevraagd.

Tenslotte kan met Hoy zelfs het ‘offline’ bereik worden verhoogd: doordat de jaarkalender simpel is in te zien in de app en er voor activiteiten automatische herinneringen kunnen worden ingesteld voor specifieke groepen ouders, leerlingen en medewerkers, worden activiteiten beter bezocht.

In het algemeen is er met de Hoy app veel tijdwinst te behalen doordat het mail- en briefverkeer wordt teruggedrongen, communicatie efficiënter verloopt en er niet telkens een aparte nieuwsbrief hoeft worden opgemaakt. Omdat de Hoy app automatisch mails verstuurt als iemand de app niet in gebruik heeft, wordt iedereen in de communicatie meegenomen – daardoor hoeft er niet dubbel te worden gecommuniceerd.

Communicatie van mentoren

Doordat de Hoy app alle communicatie met ouders en leerlingen op één plek combineert en medewerkers hier controle over geeft, introduceert dit voor mentoren een nieuwe manier van werken: de mentor houdt makkelijk overzicht op alle ouder- en leerlingcommunicatie en het contact verloopt efficiënter. Dit in contrast met de “oude” situatie, waarin mentoren – onafhankelijk van elkaar – verschillende kanalen door elkaar heen gebruiken, zoals mail, Whatsapp, Facebook en het schooladministratiesysteem.

De Hoy app faciliteert directe en laagdrempelige communicatie. Dit creëert korte lijnen, waarmee de mentor snel reacties krijgt en wanneer nodig ad hoc communicatie kan inzetten. In de app heeft de mentor ook altijd inzage in de laatste contactgegevens uit de schooladministratie. Daarnaast biedt Hoy diverse mogelijkheden om de communicatie naar eigen hand te zetten: zo bepaalt de mentor op welk bericht niet en wel kan worden gereageerd, wanneer een gesprek gearchiveerd wordt en of er een groepsapp met de klas is. Op deze manier kunnen mentoren bepalen hoe ze communiceren bij informatieverschaffing, bij het incidentele contact met individuele ouders en leerlingen of juist bij het intensievere contact als er meer zorg nodig is.

Mentoren kunnen ook gebruik maken van de afsprakenplanner van Hoy om snel oudergesprekjes in te plannen. Dit scheelt de mentor veel tijd in vergelijking met het inplannen via mail, spreadsheets of intekenlijsten. Omdat de afsprakenplanner direct in de app is in te vullen, is de respons ook hoger.

De Hoy app laat de mentor beslissen waar de scheiding tussen werk en privé ligt. Daarom stelt de mentor zelf in wanneer notificaties mogen binnenkomen, wordt – in tegenstelling tot Whatsapp – het telefoonnummer van de mentor niet gedeeld en is de app ook op tablet te gebruiken.

Doordat alle mentoren de Hoy app gaan gebruiken, creëert dit voor ouders en leerlingen continuïteit: door alle leerjaren en klassen blijft de vorm van contact met de mentor (en school) hetzelfde. Ook als een andere medewerkers als een decaan of zorgcoördinator contact moet hebben met bepaalde ouders en leerlingen, kan deze worden gekoppeld door de schoolbeheerder.

Case Hoy

Administratie

De administratie zal vooral gebruik gaan maken van de berichten en formulieren functionaliteiten van de Hoy app.

Berichten kunnen in Hoy eenvoudig naar ouders en leerlingen worden gestuurd, bijvoorbeeld van een locatie, afdeling, klas of lesgroep. Doordat berichten gericht kunnen worden verstuurd, indien gewenst met bijlage en zonder dat erop kan worden gereageerd, bespaart dit de administratie, receptie en eventueel anderen veel tijd. In de app kunnen ouders en leerlingen andersom simpel een vraag stellen aan de school, die via het Hoy dashboard kan worden opgepakt. Door deze simpliciteit, verloopt dit contact een stuk sneller en gebruiksvriendelijker dan via telefoon of mail.

Formulieren kunnen ook naar specifieke groepen ouders, leerlingen of medewerkers worden gestuurd. Als het nodig is, kan er in de app worden ondertekend met handtekening. De mogelijkheden van het digitale formulier zijn in dezen gelijk aan een papieren versie; maar doordat het verspreiden via de app simpel is en het invullen meteen gebeurt, is de respons sneller en vooral veel hoger. Daarbij helpt het dat in het Hoy dashboard herinneringen kunnen worden uitgestuurd en resultaten zijn te exporteren naar Excel. Optioneel kunnen absentie en verlof ook via de app makkelijk worden doorgegeven, zodat dit direct bij de juiste persoon terecht komt.

Privacy

Zeker na de invoering van de AVG-wetgeving, moet er zorgvuldig worden omgegaan met persoonsgegevens en data. Niet alleen van leerlingen, maar ook van ouders en medewerkers. In de Hoy app worden er nooit onnodig persoonsgegevens gedeeld, vindt de communicatie plaats in een afgesloten omgeving en kan er via een formulier gericht toestemming worden gevraagd voor het maken van foto’s. Een dergelijk formulier kan via de app ook worden ondertekend met een digitale handtekening.

Omdat er via de Hoy app berichten over en weer kunnen worden gestuurd, is er geen reden meer voor mentoren om Whatsapp of Facebook te gebruiken of een klassenapp via Whatsapp te maken. Dit laatste mag sinds de invoering van de AVG-wetgeving ook niet meer. Tevens biedt Hoy zoals eerder aangestipt ook mogelijkheden voor medewerkers om privé en werk beter te scheiden, onder andere doordat het telefoonnummer van medewerkers niet wordt gedeeld, notificaties zijn uit te schakelen voor specifieke dagen en tijden en de app ook op tablet is te gebruiken.

De app zelf kan worden beveiligd met een code, vingerafdruk of gezichtsherkenning, en het webdashboard voor schoolbeheerders is beveiligd met 2FA (Two Factor Authentication). Op deze manier wordt eventueel misbruik van het communicatieplatform door leerlingen of derden voorkomen.

Bijdrage aan beleidsdoelen

Tenslotte kan de Hoy app bijdragen aan bredere doelen van de schoolorganisatie, die ook vaak in schoolplannen voorkomen. Zo stimuleert de laagdrempelige communicatie de ouderbetrokkenheid (met alle positieve effecten van dien) en is er een manier voor handen om bij bijzonderheden iedereen snel op de hoogte te brengen. De actualiteit en bereikbaarheid van de app draagt bij aan het imago van de school en dit alles maakt de school bij de werving weer aantrekkelijker voor nieuwe leerlingen en ouders.

Ken je Hoy al?

Met Hoy krijgt elke school een eigen mobiele app. Één centraal communicatiekanaal waarin de school en docenten makkelijk contact houden met ouders en leerlingen.

Meer weten?