Het begin van vorig schooljaar stond voor CVO Zuid-West Fryslân in het teken van de implementatie van Hoy en Schoolwiki. Bij alledrie hun middelbare scholen tegelijkertijd: csg Bogerman, Marne college en De Diken, waar samen meer dan 3500 leerlingen onderwijs volgen.

Phia van den Berg (directeur beleid en beheer) en Emma van der Werf (medewerker PR en communicatie) zaten in de projectgroep die de keuze voor en de ingebruikname van Hoy en Schoolwiki heeft begeleid. Zij vertellen over hun keuze en de implementatie, en delen ze hun lessons learned met andere scholen.

Waarom zijn jullie op zoek gegaan naar een nieuwe manier van communiceren?
Phia: “We werkten al met een ander platform, maar merkten dat het niet bij iedereen aansloot. Dat was voor ons een goed moment om te evalueren en te kijken wat er verder op de markt was.”

Emma: “Natuurlijk zou het nieuwe platform beter moeten werken, en we wilden er qua functies in ieder geval niet op achteruit gaan. Daarnaast wilden we graag stappen zetten om onze schoolcommunicatie te stroomlijnen. Een mobiele applicatie is daarvoor helemaal van deze tijd.”

Phia: “We hebben een werkgroep gevormd met mensen van onze scholen, waarna we uiteindelijk drie partijen hebben uitgenodigd. De werkgroep reageerde erg enthousiast op de presentatie van Hoy en Schoolwiki, die aansloot op hoe zij graag wilden communiceren.”

In die werkgroep zaten dus collega’s van alledrie de scholen. Wie hebben jullie betrokken?
Emma: “In het eerste stadium van het opstellen van onze eisen, is er per school een afdelingsleider betrokken die zich ook bezig houdt met leerlingenwerving. Daarna hebben we de projectgroep uitgebreid, onder andere met applicatiebeheer, privacybeheer en de stafmedewerker ICT. Uiteindelijk is er in het Gemeenschappelijk Managementteam een demo gegeven over wat ze konden verwachten. Zij moesten uiteindelijk beslissen of Hoy en Schoolwiki aansluiten bij CVO Zuid-West Fryslân en de scholen.”

Phia: “Door collega’s van de scholen te betrekken hebben we geprobeerd tot een gezamenlijke keuze te komen. Wij konden natuurlijk niet zeggen: dit is de keuze en hiermee gaan we aan de slag! Het is belangrijk de scholen mee te nemen in het proces.”

We zetten stappen om onze
schoolcommunicatie te stroomlijnen

Wat was voor jullie doorslaggevend om met Hoy en Schoolwiki te starten?
Phia: “Samen vormen Hoy en Schoolwiki de perfecte oplossing om zowel de huidige als toekomstige ouders in informatie te voorzien. Ook de look and feel sprak de afdelingsleiders erg aan.”

Emma: “Het was een combinatie van allerlei factoren, want we hadden best wel een uitgebreid wensenlijstje! Gelukkig konden we nagenoeg alles bij jullie afvinken. Voor de communicatie hebben we naast Hoy en Schoolwiki alleen nog een eigen startscherm ontwikkeld voor onze desktops op de scholen, om snel door te kunnen klikken naar de verschillende systemen zoals Magister, het rooster en de Schoolwiki. Daarnaast vinden we het erg belangrijk dat we goed contact met jullie hebben. Jullie geven het benodigde vertrouwen door jullie goede service, snelle reacties en het met ons meedenken.”

Wat maakte dat jullie besloten om een brede implementatie te doen, op alledrie de scholen tegelijkertijd?
Emma: “We hebben overwogen om eerst met een afdeling of school te starten, maar het leek ons toch het beste om alle scholen tegelijk te laten starten. Zo voorkom je onduidelijkheid: je kan iedere collega gelijk informeren over de nieuwe werkwijze. Ook voor ons is dit handiger; deze week geef ik bijvoorbeeld een opfriscursus aan alle schoolbeheerders en ICT-medewerkers. En vragen die bij de ene school opkomen, kunnen de andere scholen ook helpen.”

Phia: “Ook wilden we voorkomen dat ouders met leerlingen op onze verschillende scholen meerdere systemen naast elkaar zouden moeten gebruiken.”

Drie scholen tegelijkertijd, dat heeft vast wat voeten in de aarde. Hoe zorg je dat dat goed verloopt?
Phia: “Ons enthousiasme was heel groot, dat moet niet worden onderschat als succesfactor. De lijn met jullie was kort en ons vertrouwen daardoor sterk. Scholen communiceerden de start per mail met ouders en een aankondiging ging naar al het personeel. Ook hebben we toen we eenmaal live gingen een aanvullende mail naar alle ouders verstuurd over wat je met de apps en de Schoolwiki kan.”

Emma: “Mensen moeten natuurlijk even wennen aan een nieuw systeem. Ondanks dat het heel intuïtief werkt, is er altijd een aantal collega’s dat moeite heeft om dit zich eigen te maken. Als projectgroep wilden we daarom ondersteunend zijn bij de ingebruikname. Zo hebben we de directiesecretaresses, die verantwoordelijk zijn voor de Schoolwiki, in stappen wegwijs gemaakt en daarna nog een opfriscursus gegeven.”

We wilden voorkomen dat ouders
meerdere systemen naast elkaar gebruiken

Heeft corona nog invloed gehad op de start met de app?
Phia: “De uitdaging was wel iets groter in coronatijd. De vraag is natuurlijk of dit moment de handigste start was, maar we weten niet of het op een andere moment beter was geweest . We vonden het prettig dat Infowijs zowel live als online workshops aanbood. Een aantal scholen hebben hier gebruik van gemaakt. Daarnaast hebben we een Q&A-document rondgestuurd.”

Emma: “Als iedereen op school aanwezig is, kunnen collega’s elkaar op weg helpen en kun je makkelijker vragen beantwoorden, dat was waardevol geweest. Het was overigens wel mooi om het verschil in communicatie te zien: de eerste keer dat we in een lockdown kwamen, vond de communicatie daarover plaats via e-mail. De tweede keer was dat met Hoy via de app: veel handiger!”

Wat zijn de belangrijkste lessen die jullie hebben geleerd tijdens de implementatie?
Emma: “Er bleek naast instructie en een Q&A ook behoefte te zijn aan informatie over wanneer je de verschillende functionaliteiten van de app gebruikt. Hiervoor hebben we uiteindelijk een communicatiehandboek gemaakt waarin dit beschreven staat. Daar staan overigens ook andere nuttige zaken in, zoals afspraken over het gebruik van logo’s en wat onze standaard lettertypes zijn.”

Phia: “Je kunt het nooit goed doen voor iedereen omdat ieders behoefte aan informatie verschilt. We hadden bij het in gebruik nemen van de app ons niet gerealiseerd dat er veel inhoudelijke vragen binnen zouden komen in de beheerdersomgeving. Bij ons was hier de eerste paar dagen niemand voor verantwoordelijk gesteld.”

De Schoolwiki is overzichtelijk
en informatie is goed vindbaar

Hoe werd er gereageerd toen jullie eenmaal ‘live’ gingen?
Emma: “We kregen veel positieve reacties. Natuurlijk heb je collega’s die twijfels hadden over ‘weer’ een nieuw systeem. Maar ook die reageerden al snel positief. Sommige afdelingen pakten Hoy heel rap op! Zij zijn hun communicatie vrijwel direct via de app gaan doen.”

Phia: “Ook het inplannen van ouderavonden werd binnen de kortste keren via Hoy gedaan. Dat is wat je hoopt, en hoe fijn is het als dat dan ook echt gebeurt. Ook de Schoolwiki is goed ontvangen: het is overzichtelijk en informatie is goed vindbaar.”

En hoe vonden jullie het zelf gaan?
Phia: “Het is natuurlijk wel spannend of ouders en leerlingen de app daadwerkelijk gaan gebruiken, maar al vrij snel zagen we de percentages van het gebruik omhoog gaan. De statistieken uit de Hoy admin hebben we onlangs ook per school gedeeld met het Gemeenschappelijk Managementteam, samen met een lijstje van wat er goed gaat en waar we nog tegenaan lopen. Dat werkte heel verhelderend: ze waren blij verrast om te zien dat het gebruik zo hoog was.”

Binnen Hoy heb je veel regie
over hoe je een boodschap brengt

Wat heeft jullie het meest verrast in dit proces?
Phia: “De manier waarop jullie op problemen anticiperen. Zo zijn er medewerkers die het niet prettig vinden om de app te gebruiken op hun mobiele telefoon. Zij kunnen dan toch met Hoy werken via de webversie. Daarvan ontvangen ze automatisch e-mails in plaats van push notificaties.”

Emma: “Wat ik persoonlijk leuk vind, is dat ik via jullie en het Schoolcommunicatie Event in contact ben gekomen met andere communicatieprofessionals binnen het onderwijs door het hele land. Zo kun je elkaar een stapje verder helpen!”

Wat zouden jullie nog willen delen met andere scholen?
Emma: “Wat we heel prettig vinden, is dat je binnen Hoy veel regie hebt over hoe je een boodschap brengt. Je kan bijvoorbeeld kiezen voor een nieuwsartikel, wat nice to know is. Of juist voor een bericht, wat need to know is. Daarbij kan je dan weer kiezen voor een mededeling of een gesprek. Dit biedt veel mogelijkheden om de boodschap op juiste manier over te brengen. “

Phia: “Ik zou daaraan willen toevoegen dat het belangrijk is om als organisatie helder te hebben welke doelstellingen je nastreeft ten aanzien van communicatie naar leerlingen, ouders en medewerkers. Daar moeten de middelen bij aansluiten - voor ons waren dat Hoy en Schoolwiki.”