Wat voor effect heeft Hoy op de schoolcommunicatie? Tamara Malhi is verantwoordelijk voor alle administratie en communicatie op het Diamant College, een kleinschalige vmbo school in Den Haag. In dit interview vertelt ze waarom de app haar tijd bespaart, wat voor verandering in respons ze ziet en wat ouders van Hoy vinden.
Een paar jaar geleden zijn jullie gestart met Hoy. Wat was hiervoor de aanleiding?
We gebruikten in die tijd veel verschillende kanalen; Magister voor leerlinggegevens, mail voor de nieuwsbrief en brieven voor overige zaken. We wilden dit wat meer digitaliseren en zijn samen met het Edith Stein College (lid van dezelfde scholengemeenschap) op zoek gegaan naar een oplossing. We hebben daarbij vooraf goed nagedacht over zaken als: Wat voor tool zoeken we? Wat willen we ermee bereiken? Welke informatie willen we op welke manier delen?
Uiteindelijk zijn we bij Hoy uitgekomen. Het feit dat het AVG technisch goed is afgeschermd en gebruiksvriendelijk werkt waren voor ons de doorslaggevende factoren.
Ik zit elke dag wel even in Hoy
Hoe hebben jullie van te voren onder de docenten draagvlak gecreëerd?
Nadat Infowijs een presentatie had gegeven, hebben we tijdens een plenaire sessie de app laten zien en uitgelegd wat je ermee kunt en waarvoor we het wilden gebruiken. We hebben daarbij bijvoorbeeld ook benadrukt dat je als docent meer privacy hebt omdat je nummer niet te zien is voor ouders en leerlingen. En dat je notificaties kunt uitzetten zodat je zelf in de hand hebt wanneer je niet gestoord wilt worden. We hebben dus vooral de vele voordelen benoemd in de hoop ze daarmee te overtuigen.
In jouw functie gebruik je de app als beheerder. Kun je wat meer vertellen over jouw ervaring de afgelopen paar jaar?
Ik ben er heel blij mee! We gebruiken het vrijwel altijd voor onze communicatie. Het is echt gebruiksvriendelijk en makkelijk, je ziet alles in één oogopslag. Ik zit eigenlijk elke dag wel even in Hoy om te kijken naar reacties op formulieren en dat soort dingen.
Dat de Hoy app AVG technisch goed is afgeschermd
was voor ons één van de doorslaggevende redenen
En welk effect heeft het op jullie schoolcommunicatie?
Het bespaart mij sowieso veel tijd. Neem bijvoorbeeld uitnodigingen voor rapportavonden. Voorheen deed ik dat via een brief, nu maak ik in de app gemakkelijk een afsprakenplanner aan waarmee ik ouders kan uitnodigen.
Verder valt het me op dat de respons een stuk hoger is. Vooral in het eerste leerjaar, daar is het zo’n 95%, daarna neemt het wat af omdat die ouders en leerlingen niet vanaf het eerste jaar met de app werken. De respons is nog steeds beter dan eerst, maar het lijkt toch wat minder in hun systeem te zitten. We sturen daarom bij de ouders van nieuwe leerlingen heel actief aan op het gebruik van Hoy en dat zie je terug in de resultaten.
Hoy bespaart mij als
beheerder heel veel tijd
Ouders en leerlingen gebruiken dus ook de app, wat vinden zij ervan?
Onder sommige ouders heerst wel zoiets van ‘waarom is er nog een app voor de informatie over mijn kind?’ Wij gebruiken namelijk Magister voor administratieve informatie en Hoy voor de communicatieve zaken zoals uitnodigingen voor de ouderavond, onze nieuwsbrief en berichten tussen ouders en bijvoorbeeld de mentor. Maar we zien dat ook deze ouders, zolang we het blijven stimuleren, uiteindelijk actief gebruik gaan maken van de mogelijkheden.
We merken dit bijvoorbeeld aan de verlofaanvragen. Daarvoor heb ik een standaardformulier gemaakt dat ouders vanuit de app kunnen invullen wanneer hun kind naar de tandarts of dokter moet. Dit wordt toch wel zo’n 10 keer per dag wordt ingevuld. En soms vragen ouders verlof aan via een berichtje in de app in plaats van via het formulier, maar daar ben ik eigenlijk ook al blij mee, want dat laat zien dat ze de app gebruiken!
Heb je tot slot nog een tip die je wilt geven aan scholen die ook met Hoy willen werken?
Voor mij was het feit dat de app zo AVG proof is ingericht een goed punt om te benoemen naar ouders en collega’s. Dat is iets dat zij ook heel belangrijk vinden.
Foto's gemaakt door Wijnand van Till