In dit interview vertelt Ineke Bruinsma over wat Hoy betekent voor de dagelijkse communicatie bij haar op school. Ineke is directeur bij Groot Goylant, een kleinschalige vmbo-school in Hilversum.

Wat was voor jullie de reden om Hoy te gebruiken voor jullie schoolcommunicatie?
Groot Goylant maakt deel uit van de scholenkoepel Alberdingk Thijm Scholen waar we innovatie heel belangrijk vinden. Bovendien is het een simpele manier om snel bij ouders terecht te komen; niet al onze ouders hebben een laptop of computer, maar wel een mobieltje waar de Hoy app op kan. Een andere reden is dat we ons op onze nieuwe website nog sterker willen richten op nieuwe ouders en leerlingen en tegelijkertijd naar huidige ouders op een vlotte en laagdrempelige manier kunnen communiceren. Daarnaast heeft de app zoveel voordelen, dat ik dacht: gewoon doen en dan hebben we er daarna ontzettend veel profijt van. Met de geïntegreerde nieuwsvoorziening hopen we ook dat ouders zich meer betrokken voelen bij de school. Dat blijkt nu wel, ik vind Hoy ideaal.

Hoe is de uitrol van Hoy verlopen?
Goed, we zien dat de app onze docenten veel gebruiksgemak biedt. Van tevoren waren sommigen wel huiverig, dat er voor het minste geringste ‘geappt’ zou worden door ouders. Dan vertelde ik wel dat je tijden kan instellen waarop je notificaties wil ontvangen, maar na de start heb ik hier weinig meer over gehoord.

Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen op de regel, maar over het algemeen hebben docenten niet het gevoel dat ouders nu op ieder moment voor ieder klein ding een bericht sturen. Het gebruik van Hoy was op Groot Goylant heel snel gewoon.

We merken dat ouders de app echt gebruiken en dat meer ouders de communicatie nu zien en lezen. Mensen vinden het heel gemakkelijk.

Het gebruik van Hoy was
bij ons heel snel gewoon

Jullie zijn een kleine vmbo-school met veel persoonlijk contact. Hoe verschilt jullie communicatie van die op andere scholen?
Wij waren eigenlijk een van de weinige Alberdingk Thijm-scholen waar de communicatie met ouders nog niet goed liep. Ik wist wel dat op de andere scholen bepaalde tools werden gebruikt waarvoor een computer nodig was, dat vonden wij niet handig. Wij bleven doorzoeken naar een manier waarop we onze ouders makkelijk konden bereiken. Dat was het moment dat Hoy in beeld kwam. Toen de andere scholen doorhadden hoe enthousiast we waren, zijn zij ook overgestapt naar Hoy.

Hoe ervaar jij als beheerder het gebruik van Hoy?
Ik vind het dashboard voor beheerders erg gebruiksvriendelijk. Het leuke is, je doet het even snel tussendoor. Als ik zou moeten mailen in Magister, dan heb ik toch al snel tegenzin. Dan moet ik eerst inloggen, alles selecteren… Nu schrijf ik gewoon een berichtje en is het zo de deur uit. Tegelijkertijd is het mooie van communicatie per app dat we ook worden gedwongen korter en bondiger te formuleren.

Is de inhoud van jullie communicatie ook veranderd?
We maken geen lange brieven meer. We doen het meer puntsgewijs en zorgen dat het vrij makkelijk te lezen is. Een bericht moet belangrijke informatie bevatten die mensen heel snel kunnen zien, dat maakt de communicatie ook snel. Als je een bijlage stuurt met veel tekst, loop je zelfs via Hoy toch het risico dat mensen denken: “Oh, dit lees ik later wel als ik tijd heb.”

Formulieren via Hoy
schelen iedereen veel tijd

Wat gaat er verder beter dan voorheen door het gebruik van Hoy?
Het terugkrijgen van formulieren is makkelijker, en het verwerken ervan ook omdat je het kunt exporteren. Wij regelen AVG-toestemmingen bijvoorbeeld via een formulier. Het is wel even een leerproces hoe je een formulier precies zo opstelt dat je ook heel makkelijk verwerkbare informatie krijgt. Wat daarbij helpt, is om het formulier even te checken door het naar jezelf te sturen en door te lopen.

We gebruiken formulieren ook om leerlingen op te geven voor huiswerkklassen. Ouders krijgen elke periode een formulier toegestuurd waarin ze aan kunnen aangeven wanneer hun kind in de huiswerkklas komt. We hebben die zo samengesteld dat je de antwoorden meteen kunt exporteren als Excelbestand waarmee de absentie makkelijk kan worden gecheckt. Het scheelt iedereen veel tijd: niemand hoeft de formulieren op te halen of uit te werken.

Is er nog iets wat je nog zou willen delen met andere scholen?
De afspraakplanner voor mentoren is perfect om gesprekken met ouders in te plannen! Ook de nieuwsartikelen vind ik zelf heel leuk om te maken.

Verder is het fijn om reacties van ouders te krijgen wanneer dat gewenst is. Bijvoorbeeld nu met corona kunnen we mensen snel informeren, maar kunnen zij ook bij ons terecht met hun vragen. Ik maak daarvoor in Hoy expres een gesprek aan in plaats van een mededeling, zodat er individueel kan worden gereageerd. Dit werkt effectief en snel.