Suzanne (teamleider) en Joane (hoofd administratie) gebruiken sinds 2019 Hoy op hun VSO. Hoe hebben zij zich voorbereid op de komst van de app? En welke functies springen er voor hen uit? In dit interview delen ze samen hun ervaringen.

Kunnen jullie iets vertellen over hoe jullie bij Hoy terecht zijn gekomen?
We gebruikten veel verschillende kanalen zoals de nieuwsbrief, brieven en WhatsApp. Maar eigenlijk wilden we maar één kanaal waarop alles gecommuniceerd zou worden. We zijn toen gaan kijken naar de middelen die we al in huis hadden, of die een oplossing boden. Zo hebben we bijvoorbeeld een leerlingadministratiesysteem, maar dat bleek te eenzijdig omdat ouders daarmee niet kunnen reageren op e-mails vanuit de school.

Onze oudercoördinator hielp ons in onze zoektocht. Via haar kwamen we in aanraking met een andere Haagse school die Hoy al gebruikte. Samen met onze ICT coach hebben we toen onderzocht of dit iets voor ons zou zijn. We waren op zoek naar iets wat zou kunnen werken voor ouders, leerlingen én medewerkers. In Hoy vonden we het middel dat we al langer zochten.

In Hoy vonden we het communicatiemiddel
dat we al langer zochten

Hoe reageerden jullie collega’s op de komst van een nieuw communicatiemiddel?
Heel enthousiast! We hebben weinig ruis gehoord, al vonden sommigen het in het begin geen fijn idee om de app op hun privé telefoon te installeren. Dat komt omdat je in het onderwijs vaak geen werk mobiel hebt. We werken hier met iPads, dus als alternatief konden ze Hoy daar ook op gebruiken. Of natuurlijk via de webversie.

Maar na een tijdje kwam het besef dat ze met Hoy veel meer controle over hun privacy hebben dan met WhatsApp, dat voorheen veel werd ingezet. Zo is je (privé) nummer niet zichtbaar voor andere gebruikers, zien ouders en leerlingen niet of je hun bericht hebt gelezen en kun je notificaties aan- en uitzetten. Het wordt ervaren als rustig door collega’s omdat ze zelf de communicatie in de hand hebben.

Inmiddels heeft bijna iedereen Hoy toch op zijn eigen telefoon geïnstalleerd!

Hoy biedt ons meer controle
op onze privacy

Jullie hebben je goed voorbereid op het gebruik van de app. Hoe ging dat proces in zijn werk?
We hebben eerst een demo van jullie gekregen en dat met de ICT coaches besproken. Vervolgens hebben we met het hele team bij elkaar gezeten om iedereen in de keuze mee te nemen. We hebben toen ook gebruikersafspraken gemaakt: Wat gaan we doen? Wie doet wat? Als VSO hebben we namelijk verschillende disciplines, die allemaal contact hebben met de ouders. Er is toen bijvoorbeeld afgesproken dat de mentor altijd de eerste contactpersoon is.

De implementatie hebben we stap voor stap aangepakt. De ouders werden als eerste uitgenodigd. Toen dat gebruik goed verliep hebben we het verder uitgerold naar de leerlingen.

Dat willen we ook als tip meegeven aan anderen: denk vooraf goed na over hoe je Hoy wilt inzetten en implementeren, en maak hier gebruikersafspraken over. Dat heeft ons erg geholpen!

Bij de voorbereiding hebben jullie ook besproken dat jullie na een jaar alles zouden evalueren. Welke punten kwamen daaruit?
In de eerste maanden vroegen we tijdens vergaderingen wel aan collega’s hoe het ging met de app, maar we wilden het product en onszelf echt een periode de kans geven om ermee te leren werken, voordat we gingen evalueren.

Na een jaar hebben we dat gedaan. We keken toen naar het gebruik van de verschillende functies, verbeterpunten, feedback voor jullie, enzovoorts.

Kunnen jullie daar een voorbeeld van geven?
In het begin waren we nog aan het aftasten; wie moet van welke berichten op de hoogte zijn? Wanneer we bijvoorbeeld een bericht naar de ouders van een bepaalde klas verstuurden, dan verzonden we die ook naar de mentor zodat die er ook van op de hoogte was.

We kwamen er ook achter dat een soort CC functie handig zou zijn: dat je bij bepaalde berichten ook gelijk collega’s kunt laten meelezen.

Inmiddels gebruiken jullie de app alweer een paar jaar, welke functionaliteiten springen er voor jullie uit?
De formulieren zijn heel fijn, ouders zetten hun handtekening eronder en ze zijn klaar! Het inplannen van ouderavonden of rapportgesprekken via formulieren gaat ook heel makkelijk. En tijdens de lockdown was de app prettig omdat we iedereen zo direct konden bereiken.

Als beheerder vinden we de statistieken handig om te hebben. Je hebt daarmee direct inzicht in de het gebruik van de app, hoe berichten gelezen worden en wat ons bereik is.

De formulieren zijn heel fijn,
ouders zetten hun handtekening en klaar!

Tot slot: als VSO school besteden jullie meer aandacht aan de ontwikkeling van taal en communicatieve vaardigheden. Hadden jullie in dat kader nog speciale eisen waar Hoy aan moest voldoen?

We weten niet of dat anders is dan bij andere middelbare scholen, maar de app moest in ieder geval voor iedereen eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. Deze eisen hadden daarnaast ook te maken met de diverse taalachtergronden van de ouders. Het is dus mooi dat Hoy in het Arabisch, Turks en Engels beschikbaar is. Dat heeft tot positieve reacties geleid. Ouders begrijpen beter wat je vraagt en reageren daar ook beter op. Onze communicatielijnen zijn daardoor een stuk duidelijker!

Foto's gemaakt door Wijnand van Till