In dit interview vertelt Charlotte de Heij over wat Hoy betekent voor de dagelijkse communicatie bij haar op school. Charlotte is communicatiemedewerker bij het Kalsbeek College, een grote school met vmbo t/m gymnasium in Woerden.
Wat was voor jullie de reden om Hoy te gebruiken voor jullie schoolcommunicatie?
We merkten dat interactie met ouders en leerlingen via steeds meer wegen plaatsvond. We vinden het goed om de ‘afstand’ tussen de school en de ouders en leerlingen klein te houden, maar tegelijkertijd willen we ook de regie houden. We hadden teveel kanalen, wat al verwarrend was voor onszelf, laat staan voor ouders en leerlingen. Daarnaast kost dit ook geld, tijd en energie. Dus voor onze communicatie is het heel erg fijn om dit allemaal te kunnen bundelen met Hoy in de Kalsbeek app.
Je geeft aan dat er verwarring was over jullie communicatie, waar merkte je dat aan?
Intern was er veel onduidelijkheid. Als er een boodschap was die een collega wilde overbrengen, dan vroeg diegene mij: “Is dit nou handig per mail, of via Magister of juist een berichtje op de ELO?” En dan zijn er natuurlijk ook nog collega’s die niet overleggen en hun eigen ding doen.
Teveel kanalen zijn verwarrend
en kosten geld, tijd en energie
Hoe is de uitrol van Hoy verlopen?
Het is belangrijk om van te voren al een breed draagvlak te krijgen. De directie was zich er vrij snel van bewust dat Hoy iets moois is, maar daarnaast moesten de mentoren en de administratie er ook de meerwaarde van inzien. Daarom vonden we het belangrijk dat er eerst een presentatie voor alle medewerkers was en dat ze daarna per mail konden delen wat ze ervan vonden. Dat kon positief zijn, maar natuurlijk ook negatief. Alle feedback was welkom.
De reacties bleken voor het overgrote deel positief. Dus dat was een goed uitgangspunt. Het grootste kritiekpunt was eigenlijk dat er ‘weer’ iets nieuws bij kwam, zeker omdat we net daarvoor waren gestart met Microsoft Teams. De negatieve feedback zou ik samenvatten als technische koudwatervrees; mensen die niet wisten hoe het zou werken.
Je hebt meer dan driehonderd collega’s. Welke andere voorbereidingen hebben jullie getroffen voor een goede start?
We hebben een overzicht gemaakt waar welke informatie en communicatie te vinden is, dat voor ouders, leerlingen en medewerkers duidelijk is. Dus zaken als vakinformatie, toetsinformatie, welke spullen neem je mee, huiswerk; dat gaat allemaal via Magister. Alle onderwijszaken voor leerlingen gaan via de ELO. En alles qua communicatie gaat via de Kalsbeek app met Hoy.
Deze duidelijke scheidingen werken goed bij het managen van verwachtingen. Daarnaast hebben we een soort communicatiegids opgesteld voor onze collega’s, waarin duidelijk staat welke boodschap je op welke manier communiceert. Of dat nou naar leerlingen, naar ouders of naar buiten toe is. Voor collega’s is het handig dat ze die bij de hand hebben.
De scheiding tussen werk en
privé is nu beter beschermd
Jullie gebruiken Hoy nu enkele maanden, hoe bevalt het?
De respons is enorm vergroot. Bij leerlingen vooral, want de schoolmail werd vroeger echt niet altijd gelezen. De app bereikt super veel leerlingen, en ook snel! Neem een simpele vraag als: wil je helpen bij de proeflessen voor groep 8? Leerlingen konden via een formulier aangeven: ja of nee. Dan reageert binnen één week 40 procent! Dat is voor ons een enorm aantal. Hoy geeft ons een groot bereik.
Wat gaat er nu beter dan voorheen?
De regie ligt nu bij de mentoren, en tegelijkertijd worden zij beter beschermd in de scheiding tussen werk en privé. Dat is een enorme verandering en verbetering ten opzichte van hoe het hiervoor ging. Daarnaast vind ik dat de interactie enorm vooruitgegaan is, die is veel beter dan voorheen. We merken bijvoorbeeld dat ouders veel sneller reageren op berichten. De lijntjes zijn korter geworden.
Is er nog iets wat je nog zou willen delen met andere scholen?
Onze keuze van het moment van overstappen! Wij dachten na over een handig moment, misschien na de kerst of juist na de zomervakantie? Uiteindelijk kozen we om in de laatste week van de zomervakantie alle leerlingen en ouders uit te nodigen voor de Kalsbeek app. Dat was best spannend: juist in de eerste schoolweek worden er veel berichten verstuurd naar ouders en leerlingen over de start van de school en wat ze moeten meenemen. Maar het ging allemaal goed. Achteraf gezien was het de perfecte start voor communicatie via Hoy.