Samen met onze klanten hebben we in kaart gebracht wat Hoy als communicatietool betekent voor een middelbare school. In deze case lees je wat de opbrengsten zijn voor de communicatie vanuit de school en docenten, voor de administratie en op het gebied van zaken als privacy en werving. Kortom: wat levert het starten met Hoy jullie schoolorganisatie op?

Als reden voor ingebruikname van Hoy horen we vaak het verhogen van oudertevredenheid en -betrokkenheid terugkomen: de app biedt nieuws, contact met de school en docenten en formulieren gebruiksvriendelijk aan. Maar ook mentoren, medewerkers van de administratie en communicatie, en leerlingen hebben een hoop te winnen. Zowel qua gebruiksgemak en privacy, als efficiëntie en werkdrukverlaging.

Hieronder vatten we de bevindingen van onze klanten samen in vijf voordelen: van hoe de kwaliteit van de algehele schoolcommunicatie kan verbeteren, tot aan de specifieke processen die Hoy kan vervangen.

1. Directe en overzichtelijke communicatie

Voor communicatiemedewerkers creëert Hoy bovenal flexibiliteit. In het beheerdersdashboard kunnen specifieke doelgroepen worden gedefinieerd, zodat berichten en formulieren bij alleen de relevante lezers terechtkomen; hierdoor wordt onnodige spam bij het grote publiek voorkomen.

Realtime en doelgroepgerichte communicatie betekent dat verzoeken of vragen de lezer sneller bereiken dan bij het sturen van e-mails. Daarom levert Hoy een significant hogere respons op dan e-mailverkeer en worden ouders/leerlingen beter bij de actualiteit betrokken. Daarnaast kan real-time communicatie ook waardevol zijn bij bijzonderheden of een onverhoopte crisis.

Met de app is er één kanaal voor alle communicatie. Daardoor heeft de ouder al het nieuws, de jaarkalender, de informatie en gesprekken met de school, mentor(en) en eventueel vakdocenten bij elkaar; dit verleent legitimiteit aan de communicatie als geheel en verhoogt het bereik. Ook komen ouders zo eerder in aanraking met het nieuws/activiteiten van de school, wordt er sneller op verzoeken of vragen gereageerd en worden formulieren vaker ingevuld.

Tevens kunnen naast ouders ook leerlingen voor Hoy worden uitgenodigd, waardoor er ook via de smartphone kan worden gecommuniceerd met deze doelgroep. Dit staat in contrast met de reguliere kanalen als mail en de website, waarmee het lastig blijft om leerlingen effectief te bereiken en mee te nemen in nieuws en berichtgeving. Ook voor interne communicatie kan Hoy worden gebruikt: nieuws en kalenders zijn bijvoorbeeld ook alleen voor medewerkers toe te voegen en via formulieren kan er simpel informatie/feedback bij medewerkers worden opgevraagd.

Tenslotte kan met Hoy zelfs het ‘offline’ bereik worden verhoogd: doordat de jaarkalender simpel is in te zien in de app en er voor activiteiten automatische herinneringen kunnen worden ingesteld voor specifieke groepen ouders, leerlingen en medewerkers, worden activiteiten beter bezocht.

In het algemeen is er met de Hoy app veel tijdwinst te behalen doordat het mail- en briefverkeer wordt teruggedrongen, communicatie efficiënter verloopt en er niet telkens een aparte nieuwsbrief hoeft worden opgemaakt. Omdat Hoy automatisch mails verstuurt als iemand de app niet in gebruik heeft, wordt iedereen in de communicatie meegenomen – daardoor hoeft er niet dubbel te worden gecommuniceerd.

We gebruiken Hoy vrijwel altijd voor onze communicatie. Het is echt gebruiksvriendelijk en makkelijk, je ziet alles in één oogopslag. [...] Het bespaart mij sowieso veel tijd en het valt me op dat de respons een stuk hoger is.
- Tamara Malhi, administratiemedewerker Diamant College (lees het hele interview)

2. Grip voor docenten

Doordat de Hoy app alle communicatie met ouders en leerlingen op één plek combineert en medewerkers hier controle over geeft, introduceert dit voor docenten een nieuwe manier van werken: de vakdocent/mentor houdt makkelijk overzicht op alle ouder- en leerlingcommunicatie en het contact verloopt efficiënter. Dit in contrast met de “oude” situatie, waarin docenten – onafhankelijk van elkaar – verschillende kanalen door elkaar heen gebruiken, zoals mail, Whatsapp en het schooladministratiesysteem.

Hoy faciliteert directe en laagdrempelige communicatie. Dit creëert korte lijnen, waarmee de docent snel reacties krijgt en wanneer nodig ad hoc communicatie kan inzetten. In de app heeft de docent ook altijd inzage in de laatste contactgegevens uit de schooladministratie. Daarnaast biedt Hoy diverse mogelijkheden om de communicatie naar eigen hand te zetten: zo bepaalt de docent op welk bericht niet en wel kan worden gereageerd, wanneer een gesprek gearchiveerd wordt en of er een groepsapp met de klas is. Op deze manier kunnen docenten bepalen hoe ze communiceren bij informatieverschaffing, bij het incidentele contact met individuele ouders en leerlingen of juist bij het intensievere contact als er meer zorg nodig is.

Docenten kunnen ook gebruik maken van de afsprakenplanner van Hoy om snel oudergesprekjes in te plannen. Dit scheelt de docent veel tijd in vergelijking met het inplannen via mail, spreadsheets of intekenlijsten. Omdat de afsprakenplanner direct in de app is in te vullen, is de respons ook hoger.

Hoy laat de docent beslissen waar de scheiding tussen werk en privé ligt. Daarom stelt de docent zelf in wanneer notificaties mogen binnenkomen, wordt – in tegenstelling tot Whatsapp – het telefoonnummer niet gedeeld en is de app ook op tablet te gebruiken.

Daarnaast is er speciaal voor docenten een webversie beschikbaar. Voor docenten die de app niet kunnen of willen gebruiken op hun eigen device en natuurlijk voor docenten die langere berichten liever achter de computer typen. De app en webversie kunnen zonder probleem naast elkaar worden gebruikt. Tenslotte is Hoy ook op tablets te gebruiken.

Doordat alle mentoren (en eventueel ook vakdocenten) Hoy gaan gebruiken, creëert dit voor ouders en leerlingen continuïteit: door alle leerjaren en klassen blijft de vorm van contact hetzelfde. Jullie kiezen of mentoren en/of vakdocenten automatisch de ouders en leerlingen van hun mentor- en lesgroepen zien in hun ontvangerselectie, en of de ouders en leerlingen zelf contact mogen initiëren met deze mentoren en/of vakdocenten. Ook als een andere medewerker als een decaan of zorgcoördinator contact moet hebben met bepaalde ouders en leerlingen, kan deze worden gekoppeld door de schoolbeheerder.

De regie ligt nu bij de mentoren, en tegelijkertijd worden zij beter beschermd in de scheiding tussen werk en privé. Dat is een enorme verandering en verbetering ten opzichte van hoe het hiervoor ging.
- Charlotte de Heij, communicatiemedewerker Kalsbeek College (lees het hele interview)

3. Effectief communiceren

De administratie zal vooral gebruik gaan maken van de berichten en formulieren functionaliteiten van Hoy.

Berichten kunnen in Hoy eenvoudig naar ouders en leerlingen worden gestuurd, bijvoorbeeld van een locatie, leerjaar, afdeling, klas of lesgroep. Of alvast naar ouders van leerlingen uit volgend schooljaar. Doordat berichten gericht kunnen worden verstuurd, indien gewenst met bijlage en zonder dat erop kan worden gereageerd, bespaart dit de administratie, receptie en eventueel anderen veel tijd. In de app kunnen ouders en leerlingen andersom simpel een vraag stellen aan de school, die via het Hoy dashboard kan worden opgepakt. Door deze simpliciteit, verloopt dit contact een stuk sneller en gebruiksvriendelijker dan via telefoon of mail.

Formulieren kunnen ook naar specifieke groepen ouders, leerlingen of medewerkers worden gestuurd. Als het nodig is, kan er in de app worden ondertekend met handtekening. De mogelijkheden van het digitale formulier zijn in dezen gelijk aan een papieren versie; maar doordat het verspreiden via de app simpel is en het invullen meteen gebeurt, is de respons sneller en vooral veel hoger. Daarbij helpt het dat in het Hoy beheerdersdashboard herinneringen kunnen worden uitgestuurd en resultaten zijn te exporteren naar Excel.

Ook 'doorlopende' formulieren die altijd moeten kunnen worden ingevuld (zoals absentie en verlof) kunnen via de app beschikbaar worden gemaakt, eventueel aan specifieke groepen. Tevens kan worden ingesteld dat er, telkens als een doorlopend formulier wordt ingevuld, een mail met de antwoorden uitgaat naar de juiste persoon in de organisatie.

Het terugkrijgen van formulieren is makkelijker, en het verwerken ervan ook omdat je het kunt exporteren. [...] Het scheelt iedereen veel tijd: niemand hoeft de formulieren op te halen of uit te werken.
- Ineke Bruinsma, directeur Groot Goylant (lees het hele interview)

4. Privacy

Zeker na de invoering van de AVG-wetgeving, moet er zorgvuldig worden omgegaan met persoonsgegevens en data. Niet alleen van leerlingen, maar ook van ouders en medewerkers. Via Hoy worden er nooit onnodig persoonsgegevens gedeeld, vindt de communicatie plaats in een afgesloten omgeving en kan er via een formulier gericht toestemming worden gevraagd voor het maken van foto’s. Hoe wij jullie (persoons)gegevens mogen verwerken en wanneer deze worden verwijderd, wordt ook afgesproken in een verwerkersovereenkomst (op basis van de modelovereenkomst van het Privacyconvenant).

Omdat er in de Hoy app laagdrempelig contact faciliteert, is er geen reden meer voor docenten/mentoren om Whatsapp te gebruiken voor contact met ouders of een klassenapp. Dit laatste mag sinds de invoering van de AVG-wetgeving ook niet meer. Tevens biedt Hoy zoals eerder aangestipt ook mogelijkheden voor medewerkers om privé en werk beter te scheiden, onder andere doordat het telefoonnummer van medewerkers niet wordt gedeeld, notificaties zijn uit te schakelen voor specifieke dagen en tijden en de app ook op tablet is te gebruiken.

De app zelf kan worden beveiligd met een code, vingerafdruk of gezichtsherkenning, en het webdashboard voor schoolbeheerders is beveiligd met 2FA (Two Factor Authentication). Op deze manier wordt eventueel misbruik van het communicatieplatform door leerlingen of derden voorkomen.

Na een tijdje kwam het besef dat ze met Hoy veel meer controle over hun privacy hebben dan met WhatsApp, dat voorheen veel werd ingezet. Zo is je (privé) nummer niet zichtbaar voor andere gebruikers, zien ouders en leerlingen niet of je hun bericht hebt gelezen en kun je notificaties aan- en uitzetten. Het wordt ervaren als rustig door collega’s omdat ze zelf de communicatie in de hand hebben.
- Suzanne Pronk, directeur Viertaal College Den Haag (lees het hele interview)

5. Bijdrage aan beleidsdoelen

Tenslotte kan Hoy bijdragen aan bredere doelen van de schoolorganisatie, die ook in de schoolplannen voorkomen. Zo stimuleert de laagdrempelige communicatie de oudertevredenheid en -betrokkenheid (met alle positieve effecten van dien), helpt Hoy docenten om werk en privé gescheiden te houden en is er een manier voor handen om bij bijzonderheden iedereen snel op de hoogte te brengen.

De actualiteit van de app en bereikbaarheid van de school en mentoren die het faciliteert, maken jullie school bij de werving aantrekkelijker voor nieuwe leerlingen en ouders. Ook de mogelijkheid om in plaats van de Hoy app een eigen branded app te lanceren, draagt bij aan het imago.

Het is belangrijk om als organisatie helder te hebben welke doelstellingen je nastreeft ten aanzien van communicatie naar leerlingen, ouders en medewerkers. Daar moeten de middelen bij aansluiten - voor ons waren dat Hoy en Schoolwiki.
- Phia van den Berg, directeur CVO Zuid-West Fryslân (lees het hele interview)

Dit is een update van een eerdere blog, die origineel in juni 2019 is gepubliceerd en is geschreven n.a.v. een brainstorm met onze klanten over de meerwaarde van Hoy.