Binnen veel scholen is de Schoolwiki al een essentieel onderdeel van hun communicatie: het platform wordt veel geraadpleegd en ouders en leerlingen vinden snel het ‘stukje’ informatie wat ze nodig hebben. Hoe staat dit in verhouding tot ‘ouderwetse’ informatievoorziening, zoals bijvoorbeeld via de schoolgids of -website? Wat zijn nou echt de voordelen die de Schoolwiki jullie school kan bieden?

De Schoolwiki is ontstaan uit de worsteling van veel scholen met de schoolgids: elk jaar kost het maken van een PDF veel tijd en energie, informatie staat vaak dubbel op de website en ondanks alles blijven ouders toch bellen en mailen met simpele vragen. In co-creatie met een aantal scholen hebben wij daarom de Schoolwiki ontwikkeld: een online kennisbank die de school, ouders en leerlingen bedient in gemak en efficiëntie, zowel functioneel als visueel goed in elkaar zit en de schoolgids zodoende vervangt. En nog zoveel meer betekent voor de algehele communicatie van de scholen die met de Schoolwiki werken.

Samen met een aantal van onze klanten hebben we de vijf grootste winsten in kaart gebracht.

1. Efficiënt beheer voor scholen

In het dashboard van Schoolwiki kunnen beheerders de pagina's simpel bijwerken met teksten, afbeeldingen, grafieken en meer. Dit werkt volgens een uniek en overzichtelijk drag & drop systeem. Hiermee wordt de Schoolwiki een levend document wat door het schooljaar heen aangevuld wordt met nieuwe of aangepaste teksten. Alle informatie is zo makkelijk up-to-date te houden en, wellicht nog belangrijker, er hoeft niet meer eens per jaar een hele nieuwe schoolgids te worden samengesteld.

Beheerders kunnen via Redactie ook makkelijk ad hoc met andere collega’s samenwerken, zonder dat zij een login nodig hebben. Dat kan door teksten ter redactie uit te sturen: je collega ontvangt dan een mail met een unieke link waarmee hij/zij de tekst kan schrijven, aanpassen of van opmerkingen kan voorzien. De tekst komt daarna weer terug bij de beheerder, die deze nog moet goedkeuren voor publicatie. Op deze manier kan je collega’s laagdrempelig betrekken en wordt er meer kennis verzameld in de Schoolwiki, zonder dat dit gedoe met zich meebrengt zoals het heen en weer mailen van documenten, versies of planning. Want zeg nou zelf, het is toch fijn als de dyslexiebegeleider de tekst schrijft over de begeleiding van leerlingen met dyslexie.

Ook dient de Schoolwiki als verzamelplek voor alle documenten en medewerkers, die zo weer makkelijk kunnen worden gevonden. Via de zoekfunctie, in een overzicht of bij teksten waarvoor het document of medewerker relevant is. Nog een bijkomend voordeel: als een document wordt vervangen, blijft de link hetzelfde.

Voor koepels met meerdere deelscholen is het mogelijk om één omgeving voor alle schooloverstijgende informatie aan te maken en subomgevingen voor deelschool-specifieke informatie. Beheerders zijn op die manier ook toe te wijzen aan specifieke deelscholen. De algemene informatie die voor de hele koepel geldt, hoeft daarnaast maar één keer te worden bijgewerkt.

2. Simpel en snel raad te plegen

De schoolgids is origineel gemaakt om van A tot Z te lezen, net als een boek. Dit is niet meer van deze tijd, waarin alle informatie snel wordt opgezocht door middel van een simpele zoekopdracht. Het is dan ook niet vreemd dat PDF schoolgidsen zo weinig worden geraadpleegd. Daarom staat de slimme zoekfunctie van de Schoolwiki centraal: alle teksten, documenten en medewerkers worden binnen milliseconden doorzocht en geordend. Na enkele letters intikken, staat het juiste stukje informatie op het scherm. Zelfs als het woord verkeerd wordt gespeld.

Om alle informatie zo goed mogelijk toegankelijk te maken, is de Schoolwiki even goed te gebruiken op de laptop, als op smartphone en tablet. Belangrijk, want gemiddeld is 50 tot 60 procent van het bezoek van de Schoolwiki via mobiele apparaten.

Dat de schoolinformatie laagdrempelig inzichtelijk is, zorgt ervoor dat ouders en leerlingen de Schoolwiki vaak raadplegen. In tegenstelling tot de traditionele papieren of PDF schoolgids, geeft de Schoolwiki via de slimme zoekfunctie direct antwoord op de vraag: “Is hier meer informatie over te vinden?”. Er komen dan ook significant minder vragen per app, mail of telefoon binnen bij de receptie, administratie en mentoren. De Schoolwiki wordt zo het startpunt voor alle vragen van ouders en leerlingen.

Dit alles wil niet zeggen dat de Schoolwiki niet in zijn geheel is door te lezen: alle informatie wordt nog steeds gegroepeerd per pagina. Met één klik kan je zelfs een mooi opgemaakte PDF genereren van de Schoolwiki, mocht iemand daarom vragen. Ook alle documenten en medewerkers zijn natuurlijk in één overzicht terug te vinden, gecategoriseerd en - indien van toepassing - per deelschool.

3. Één plek voor alle praktische info

Dat de Schoolwiki dient als de centrale plek voor alle praktische informatie - of dat nou een PTA document, de vakantiedata of de vertrouwenspersoon betreft - heeft nog een belangrijk effect: al deze informatie hoeft niet meer via andere kanalen te worden gecommuniceerd. Daarom kan de Schoolwiki ook direct vanaf jullie website worden doorzocht met een widget.

Dat betekent dat er geen dubbele informatie meer op jullie website hoeft te staan, waardoor teksten niet op meerdere plekken hoeven te worden bijgewerkt en de website beter navigeerbaar wordt. Wellicht nog belangrijker is dat de website zo beter kan fungeren als uithangbord voor de organisatie, door uit te lichten wat de school speciaal maakt (o.a. voor de werving en vacatures).

De Schoolwiki wordt daarnaast ook in de stijl van de school ontworpen, zodat deze naadloos aansluit op de rest van de vormgeving. Wellicht ten overvloede, maar in tegenstelling tot een PDF hoeft dit niet elk jaar opnieuw te gebeuren, wat weer de nodige tijd en kosten bespaart.

4. Inzicht in gebruik

Een ander voordeel voor de schoolorganisatie is dat beheerders inzicht hebben in hoe de Schoolwiki wordt gebruikt: hoe vaak deze wordt bezocht, of dit mobiel gebeurt, welke pagina’s en documenten het meest worden geraadpleegd, waar op wordt gezocht

Met deze inzichten kan de informatievoorziening nog beter en completer worden ingericht. Zo zie je bijvoorbeeld in een oogopslag welke onderwerpen wel op wordt gezocht maar niet worden gevonden. Deze informatie zou de beheerder vervolgens weer kunnen toevoegen, of de beheerder kan de de zoekterm juist koppelen aan een bestaand stuk tekst of document.

5. Afgeschermde info

Indien jullie school ook onze communicatie app Hoy gebruikt, is de Schoolwiki ook automatisch in jullie app te doorzoeken. Zodat jullie ouders, leerlingen en medewerkers alle communicatie én informatie in de app beschikbaar hebben.

Daarnaast is het dan ook mogelijk om bepaalde pagina's, documenten of zelfs hele (sub)omgevingen af te schermen voor ouders, leerlingen en/of medewerkers, die zich moeten verifiëren om dit te bekijken. Dat gebeurt door met de app een QR code te scannen of door een link op je e-mail aan te klikken. Op deze manier kan je ook gevoelige informatie in de Schoolwiki opnemen.

Schoolwiki in de praktijk

Lees ook deze interviews met onze klanten die de Schoolwiki inzetten:

• Interview CSG De Lage Waard
• Interview Groene Hart scholen
• Interview Hugo de Groot
• Interview CVO Zuid-West Fryslân

Dit is een update van een eerdere blog, die origineel in januari 2020 is gepubliceerd.