Hoe beheer je de praktische informatie van vijf verschillende vestigingen en hoe maak je daar één schoolgids van? Tegen wat voor uitdagingen loop je dan aan? Jolanda van Rijn is de communicatiemedewerker van de Groene Hart Scholen. In dit interview vertelt ze hoe de scholen met Schoolwiki aan de slag gingen.
Wat was de reden dat jullie wilden afstappen van een traditionele schoolgids?
Voorheen hadden we altijd gedrukte schoolgidsen. We hebben deze toen eerst naar PDF omgezet en daarna interactief gemaakt. Dat was toen een hele stap. Ondanks deze digitale vorm kostte dit ons elk jaar veel werk; het moest langs een heel aantal collega’s - wat veel redactie betekende - en daarna moest het hele pakket naar een reclamebureau. Met deze ervaring in het achterhoofd, zochten we naar iets dat ons veel tijd zou besparen, gebruiksvriendelijker was en ook met de tijd mee ging.
Wat waren jullie belangrijkste eisen voor een nieuw middel?
Vooral dat het online beschikbaar moest zijn. Een middel dat niet alleen via je computer maar ook op je mobiel makkelijk in te zien is. Daarnaast vonden we een goede zoekfunctie ook heel belangrijk. Hoe sneller iemand bij de informatie komt, hoe beter. Gebruiksvriendelijk voor alle gebruikers was een pré en het moest er aan de voorkant ook mooi uitzien. Tot slot moest het voor beheerders ook prettig zijn om in te werken.
Welke aspecten van de Schoolwiki spraken jullie het meeste aan?
We vonden het heel fijn dat jullie al nauw samenwerkten met scholen. Jullie waren daardoor al goed op de hoogte van de behoeftes van middelbare scholen. Een mooie co-creatie. Dat maakt ook dat het een gerichte tool is, heel specifiek voor het onderwijs. Eigenlijk ging het om de combinatie van verschillende aspecten: het gebruik, de techniek, de functionaliteiten, en jullie aanpak. Juist die combinatie sprak ons het meest aan.
Dat jullie samen met scholen de
Schoolwiki ontwikkelden sprak ons enorm aan
Wat interessant is aan de organisatie van Groene Hart is dat jullie de informatie en communicatie organiseren voor vijf verschillende vestigingen. Kun je iets vertellen over hoe jullie dit regelen?
Elke school heeft één of twee beheerders van de Schoolwiki; zij zijn verantwoordelijk voor de informatie die specifiek is voor hun school. De communicatieafdeling functioneert als het centrale punt. Wij gaan over het het bovenschoolse gedeelte van de gids, bewaken de tone of voice, huisstijl en houden de deadlines en voortgang bij.
De meeste beheerders van de Schoolwiki beheren ook de websites en social media. Met al deze collega's vormen we een online team. Ongeveer vier keer per jaar komen we bij elkaar om zaken af te stemmen. Ervaringen en vragen over de Schoolwiki delen we dan ook met elkaar.
Wat waren bij jullie de grootste uitdagingen tijdens de overstap naar Schoolwiki?
De hoeveelheid informatie en de verschillende eisen die daaraan gesteld worden. Zo is het belangrijk dat het voldoet aan de eisen van de onderwijsinspectie en de bovenschoolse informatie moest goed gestroomlijnd worden. Onze vijf scholen bieden allemaal een ander soort onderwijs aan, waardoor iedere school verschillende speerpunten en specifieke informatie heeft. Je komt er dan achter dat bepaalde informatie letterlijk dubbel op de site en in de schoolgids staat, of dat er hetzelfde staat maar dan net even anders verwoord.
We hebben toen een grote slag geslagen. Informatie ontdubbeld, teksten herschreven, overal dezelfde tone of voice toegepast, bepaald waar we welke informatie zetten. De website hebben we als het ware gestript en alle relevante informatie hebben we naar de Schoolwiki verplaatst. Dat was wel een tijdsinvestering, maar als het er eenmaal staat dan staat het ook gelijk goed en kun je makkelijker wijzigingen maken.
Je zegt dat jullie de site hebben gestript. Wat hebben jullie zoal weggelaten?
Alle praktische informatie over afspraken en regels, communicatie, begeleiding en documenten staan nu in de Schoolwiki. Zaken die je als schoolgaande leerling of als ouder wilt weten. Op de site hebben we ons meer gefocust op informatie voor toekomstige ouders en leerlingen. De schoolgids is vanaf de website wel direct te doorzoeken en we hebben er ook andere handige links geplaatst, bijvoorbeeld naar Magister en social media.
Jullie zijn in 2018 gestart met de Schoolwiki. Wat gaat er nu makkelijker dan voorheen?
Vroeger hoorden we collega’s wel eens verzuchten “oh de schoolgids, weer die workload met al die teksten en alles weer herzien”. Nu valt dat reuze mee. Natuurlijk moet je jaarlijks wel bepaalde documenten en informatie vernieuwen, daar ontkom je niet aan. Maar alle kleine wijzigingen kunnen we het hele jaar door aanpassen. Bijvoorbeeld als er tussentijds een nieuw protocol is goedgekeurd. Op die manier komt niet alle werkdruk tegelijk; het is wat meer verspreid over het jaar.
Collega’s zijn er heel blij mee, want het updaten of aanpassen van teksten verloopt nu een stuk sneller en makkelijker. Alleen de jaarlijkse update is wel iets waar we echt goed voor moeten zitten. Maar ook dat is uiteindelijk toch minder werk geworden.
De werkdruk is nu meer verspreid
over het hele jaar
Heb je tot slot nog tips voor andere scholen die Schoolwiki (willen) gebruiken?
Blijf scherp en houd het bij. Maak gebruik van elkaars ervaringen. Laat collega’s er regelmatig mee werken, dan beklijft de werking van de Schoolwiki beter dan wanneer je het sporadisch doet. En blijf met je team en collega’s in gesprek om de schoolgids continu een succes te maken!
Foto's gemaakt door Wijnand van Till