De Hef, een vmbo-school in Rotterdam-Zuid, is sinds 2020 klant van Infowijs. Ze maken gebruik van de communicatie app Hoy, bij hen bekend als de Hef app, en de online schoolgids Schoolwiki. In dit interview spreken we met Vivian Gäde, allround teamondersteuner op De Hef, over haar ervaringen met onze communicatietools, het belang van ouderbetrokkenheid en de cruciale rol van goede communicatie.
Kun je iets vertellen over je werkzaamheden op De Hef?
“Ik werk sinds februari 2024 bij De Hef en heb een veelzijdige rol als allround teamondersteuner. Ik kom vanuit een commerciële functie bij een PR-bureau, maar had steeds meer behoefte aan een werkplek zonder direct commercieel belang. Dat heb ik op De Hef gevonden!
De rol als allround teamondersteuner is speciaal voor mij gecreëerd om docenten en het managementteam te ontlasten. Mijn taken variëren van het organiseren van activiteiten en het beheren van communicatie tot het actief inzetten van de Hef app. Het is een brede functie die me uitdaagt en tegelijkertijd veel voldoening geeft.”
Hoy maakt oudercommunicatie laagdrempelig
Wat maakt communicatie voor jullie zo belangrijk?
“De Hef is een vmbo-school met leerlingen van diverse achtergronden, waaronder nieuwkomersklassen (ISK). Veel van onze ouders hebben een migratieachtergrond en spreken niet altijd vloeiend Nederlands. Daarom is het essentieel dat onze communicatie laagdrempelig is.
Met de Hef app kunnen we precies dat bieden: ouders begrijpen de app goed omdat het eenvoudig te gebruiken is en geen informatie-overload bevat. Zo houden we iedereen verbonden, van praktische zaken zoals uitjes tot onderwijsgerelateerde onderwerpen zoals oudergesprekken. Die betrokkenheid van ouders speelt op De Hef een grote rol.”
De afsprakenplanner is voor ons een groot succes
Wat betekent ouderbetrokkenheid voor jullie en waarin uit dit zich?
“Ouderbetrokkenheid betekent voor ons dat ouders zich echt onderdeel voelen van de school. Via MOL-gesprekken, waarin mentor, ouder en leerling samenkomen, en DOL-gesprekken, waarin ouder en leerling met een docent naar keuze spreken, betrekken we hen actief bij het schoolleven. Al deze afspraken verlopen via de afsprakenplanner in de Hef app, wat het overzichtelijk en gemakkelijk maakt.
Daarnaast heeft de afdeling Techniek onlangs ouders een dag op school uitgenodigd. Ouders kregen dan de mogelijkheid om een les van hun eigen kind bij te wonen. Dit geeft niet alleen een kijkje in de lespraktijk, maar versterkt ook de band tussen school en thuis. We zoeken continu naar nieuwe manieren om ouders actief deel te laten nemen aan de school.”
Is de Hef app een succes?
“Het grootste succesverhaal is voor ons toch wel de afsprakenplanner. Afspraken inplannen voor de eerder genoemde MOL- en DOL-gesprekken verlopen via deze weg, maar ook medewerkers konden zich via deze planner inschrijven voor de fotograaf. Dit scheelde veel tijd en voorkomt fouten.
Ook het Hef-loket, een samenwerking met een bibliotheek in Rotterdam waar ouders vragen kunnen stellen over financiële zaken of hulp kunnen krijgen bij aanvragen, is door de Hef app een succes geworden. Ouders kunnen via de afsprakenplanner eenvoudig een tijdslot kiezen, en we zien dat het loket nu veel beter wordt bezocht. De laatste keer zat het zelfs vol! Iets wat we nog niet eerder hadden meegemaakt.
Verder gebruiken we de app voor allerlei zaken: van het versturen van mededelingen en het plannen van activiteiten tot ziekmeldingen. Een voorbeeld is hoe we ouders hebben geïnformeerd over een rechtbankbezoek van leerlingen. Via de app konden we snel en duidelijk communiceren over de planning en praktische zaken.”
Schoolwiki scheelt ons enorm veel tijd
Jullie gebruiken ook Schoolwiki. Hoe ondersteunt Schoolwiki jullie in de dagelijkse praktijk?
“Schoolwiki wordt door de hele school gebruikt. Alle informatie staat nu op één centrale plek en is altijd up-to-date. Het is duidelijk waarvoor het bedoeld is, en iedereen binnen de school kan er snel en eenvoudig gebruik van maken. Het voorkomt fouten en scheelt ons enorm veel tijd. Het mooie is dat de wiki naadloos is gekoppeld aan onze website, zodat ouders eenvoudig de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.”
Welke plannen hebben jullie voor de toekomst?
“Hoewel de Hef app nu vooral gericht is op communicatie met ouders, willen we vanaf volgend schooljaar ook leerlingen en medewerkers beter betrekken. Voor leerlingen gebruiken we ook nog andere kanalen, maar we willen daar meer structuur in aanbrengen.
Ook willen we medewerkers meer laten profiteren van de gebruiksvriendelijkheid van de app. We kijken ernaar uit om dit stap voor stap verder uit te bouwen, met de succesvolle praktijkvoorbeelden als overtuiging om door te zetten.”
Foto's gemaakt foor Eva Leget