In maart jl. organiseerden we het allereerste Schoolcommunicatie event, waarbij we een divers gezelschap van administratie- en communicatiemedewerkers, directeuren, docenten en ander schoolpersoneel mochten verwelkomen. Het doel? Leren van elkaar en van de praktijk over schoolcommunicatie.

Op onze blog schreven we eerder al over de inzichten die (onderwijs)professionals met ons deelden tijdens dit event. Zo sprak Jules van de Ven over crisiscommunicatie en benadrukte hij dat het belangrijk is altijd te communiceren, zelfs als er geen nieuwe informatie beschikbaar is. Myrthe Meurders leerde ons inzien dat het belangrijk is om te communiceren vanuit het oogpunt van de ontvanger: ‘’Wat vinden ouders belangrijk?’’. Tot slot deelde Peter van Dijk o.a. zijn ervaringen op het gebied van sociale media. Zijn belangrijkste tip? ‘’Leer van andermans ervaringen en onthoud dat crisiscommunicatie en de inzet van sociale media vooral een leerproces zijn.’’

Na het luisteren naar de sprekers, konden de deelnemers ook nog met elkaar in gesprek tijdens de discussietafels. Daarbij stonden de volgende onderwerpen centraal: crisiscommunicatie, ouderbetrokkenheid, privacy en werving. Hieronder schetsen we per onderwerp puntsgewijs een beeld van de best practices die de deelnemende scholen aandroegen.

Crisiscommunicatie

• Blijf altijd communiceren naar je publiek (ouders, leerlingen, docenten).
• Geef tijdige updates. Zelfs als er geen inhoudelijke mededelingen te verkondigen zijn, is het belangrijk om je publiek van procesupdates te voorzien.
• Wees transparant! Laat zien waar je mee bezig bent en neem je ontvangers mee in dit proces.
• Geef ouders de gelegenheid om betrokken te zijn bij het proces.
• Doe aan zelfreflectie. Kijk aan het einde van de rit wat er goed is gegaan, maar leer ook van de situatie om het proces een volgende keer nog beter te leiden.

Ouderbetrokkenheid

• Zorg voor een diversiteit aan feedback van ouders. Dit kan door middel van een klankbordgroep of door informele lunches te organiseren met bijvoorbeeld (klassen)ouders.
• Geef docenten de handvatten om met ouders in gesprek te gaan, bijvoorbeeld door middel van een cursus gesprekstechnieken.
• Bij bereiken van je doelgroepen is het handig om in segmentatie te denken. Meet daarnaast wat wel en niet werkt. Zo kan je bijvoorbeeld sociale media inzetten voor leerlingen en de nieuwsbrief voor ouders.
• Maak de drempel zo laag mogelijk voor ouders om feedback te geven, aanwezig te zijn of op een andere manier betrokken te zijn.
• Geef ouders de gelegenheid om mee te denken over keuzes die gemaakt worden omtrent het schoolbeleid.

Privacy

• Communiceer helder naar o.a. ouders over hoe je foto’s, leerlinggegevens en andere persoonlijke data inzet. Zorg dat deze info ook ergens terug te vinden is.
• Gebruik je foto’s van leerlingen? Vraag vooraf toestemming aan leerlingen/ouders en geef aan waarvoor de school van plan is dit te gebruiken.
• Zeker in het geval dat de foto’s worden gebruikt voor promotiemateriaal en andere communicatie-uitingen, moet er nadrukkelijk (nogmaals) toestemming worden gevraagd.
• Leg de verantwoordelijkheid bij ouders, indien bepaald beeldmateriaal ongewenst blijkt en verwijderd moet worden. Communiceer dit vooraf duidelijk.
• Docenten die het schoolnieuws niet in de gaten houden via bijv. sociale media vanwege hun eigen privacyvoorkeuren, kan je het best op de hoogte houden via een kanaal dat intern kan worden ingezet zoals Hoy, intranet of eventueel e-mail.

Werving

• In de praktijk vinden we werving goed als de aanmeldingen boven de prognose zijn én als ouders aan jouw school moeten denken omdat er toch ‘wat blijft hangen’.
• Maak gebruik van sociale media en zet in op betaalde campagnes (bijv. via Instagram en Facebook, maar ook Google).
• Adverteer in de buurt met behulp van banners.
• Organiseer een belevingsdag voor groep 8, zodat deze leerlingen de mogelijkheid krijgen kennis te maken met docenten, de school en de algehele sfeer.
• Zorg voor voldoende informatie op de website en zorg dat deze informatie makkelijk vindbaar is.

Kunnen jullie je vinden in bovenstaande tips, of hebben jullie nog aanvullingen? Laat het ons weten op info@infowijs.nl.