Tijdens het eerste Schoolcommunicatie Event zaten de deelnemers onlangs op het puntje van de stoel naar Jules van de Ven te luisteren over crisiscommunicatie in het onderwijs. PR- en communicatiemedewerkers, docenten en directeuren vanuit heel Nederland schreven op hun mobiel mee om de inhoudelijke adviezen van Jules later nog eens terug te lezen. Ook wij hebben meegeschreven en delen hieronder enkele tips voor crisiscommunicatie in het onderwijs.
Crisiscommunicatie onbekend terrein
Crisis, communicatie en onderwijs. Tot voor kort kwamen deze woorden samen niet snel in één zin voor. Al vindt er heus weleens een crisis plaats waarover een school vervolgens moet communiceren met ouders en leerlingen. We hebben (helaas) allemaal weleens gehoord van zo’n crisissituatie: een brand in een scheikundelokaal, gestolen eindexamens of een overleden docent. Toch is crisiscommunicatie in het onderwijs nog nooit zo relevant als nu, onder andere doordat zo’n crisis snel wordt uitvergroot in moderne media en informatie razendsnel rondgaat. Dit is bij het sluiten van de scholen vanwege corona duidelijker dan ooit.
Daarom besteden scholen steeds meer aandacht aan dit onderwerp. Toch hebben weinigen een draaiboek van wat er precies moet gebeuren ten tijde van een nood- of crisissituatie, terwijl het wel degelijk mogelijk is om je op een hele reeks calamiteiten voor te bereiden.
Communiceren, ook als er niks te communiceren valt
Jules van de Ven benadrukte dat de media-aandacht de laatste tijd ingrijpend veranderd is. Zo kunnen ogenschijnlijk kleine zaken enorm worden uitvergroot. Om die reden is het belangrijk voor scholen ook kleine gebeurtenissen direct te adresseren, om de gevolgen zo binnen de perken te houden. In zijn lezing gaf Jules een paar praktische handvaten hoe scholen dit kunnen doen, om zo meer grip te krijgen op een toekomstige crisissituatie.
- Laat ten tijde van het voorvallen van een crisis iemand sociale media monitoren, om te achterhalen wat het ‘huidige beeld’ is bij het grote publiek. Jouw beeld kan namelijk anders zijn dan het beeld wat buitenstaanders hebben over de situatie.
- Reageer proactief op vragen van buitenaf om geruchten en spookverhalen te voorkomen. Sociale media is hier een geschikt middel voor.
- Richt je communicatie op de doelgroep. Wat moeten leerlingen, ouders, docenten en omwonenden weten? Welke informatie is voor hen van belang en wie is via welk kanaal te bereiken?
- Voor de boodschap is het van belang om een goede balans te vinden: relativeer om de rust te bewaren, maar zorg ervoor dat je niet gaat bagatelliseren. Neem ook het handelingsperspectief mee.
- Je tone-of-voice is heel belangrijk bij het uitdragen van je boodschap: toon empathie en denk uiteraard na over welk beeld je wilt achterlaten bij je publiek.
- Geef tijdige en regelmatige updates ook al is er niks nieuws te vertellen. Het mag dus ook procesinformatie betreffen: ‘over een uur komen we met een nieuwe update’.
- Zie de media niet als een obstakel. Geef journalisten op tijd afdoende informatie, zodat zij niet zelf hoeven te gaan vissen en zorg dat je één perscontact hebt. Deze persoon is altijd bereikbaar en beschikt over de juiste communicatie.
- Tot slot: volg een mediatraining en oefen voor de camera. Als je vervolgens een crisis simuleert, weet je direct of het draaiboek goed in elkaar zit, of iedereen op de hoogte is van zijn of haar taken en of er nog sprake is van eventuele hiaten. Eventueel kan je een communicatiebureau inschakelen om je hierbij te helpen.
Over de spreker
Jules van de Ven is media- en communicatieadviseur en geeft advies op het gebied van issuemanagement, crisiswoordvoering of proactieve persbenadering. Hij heeft zowel kennis van interne als externe communicatie. Daarnaast is Jules als woordvoerder en persvoorlichter actief geweest voor diverse ministeries, gemeenten en onlangs voor de Tweede Kamerfractie van D66.