Het is één van de belangrijkste gebeurtenissen bij middelbare scholen: het aanmelden van nieuwe leerlingen. Zonder een gezonde instroom kunnen scholen hun budgetten niet op peil houden, wat kan leiden tot bezuinigingen op personeel, faciliteiten en uiteindelijk de kwaliteit van het onderwijs. Reden te meer om het aanmelden voor ouders en leerlingen zo makkelijk mogelijk te maken. Dit begint met een goed aanmeldformulier.

Sinds dit schooljaar hebben we Brugger gelanceerd, de digitale aanmeldtool voor middelbare scholen. Brugger is in co-creatie gemaakt met een aantal middelbare scholen, waaronder De Veluwse Onderwijsgroep, De Meerwaarde en De Goudse Waarden en Actief College. Hierdoor hebben we talloze gesprekken gehad met scholen over hoe het perfecte aanmeldformulier er uit moet zien.

In deze blogpost geven we je twintig tips om ervoor te zorgen dat jij een goed aanmeldformulier hebt waar je trots op kunt zijn!

Voorbeeldformulier
We hebben ook een voorbeeld gemaakt van een volledig aanmeldformulier. Deze kun je naast je huidige aanmeldformulier leggen om te bepalen of je nog iets mist. Dit voorbeeld is ook in te zetten voor zij-instroom en ISK.

Let wel, elke school heeft andere behoeften, dus het is belangrijk om dit aanmeldformulier niet als vast template te nemen. Pas vooral de tips toe die relevant zijn voor jouw school.

1. Kloppend e-mailadres
Zorg ervoor dat je zeker weet dat het e-mailadres klopt. Dit kun je verifiëren door het dubbel op te vragen op het aanmeldformulier, maar je kunt dit via een digitale aanmeldtool ook regelen met automatische e-mail verificatie.

2. Essentiële gegevens
Vraag bij het opvragen van de NAW-gegevens allereerst de basale informatie van de nieuwe leerling op, zoals: naam, achternaam, adres, geboortedatum, geboorteland, nationaliteit, telefoonnummer. Daarna is het belangrijk om het niveau op te vragen, indien de school daar meerdere keuzes in biedt. Vraag vervolgens ook de gegevens van de ouders/verzorgers op, zodat je weet wie het aanspreekpunt van de leerling is. Het lijkt misschien gek, maar het is het handigst om de adressen zowel voor de leerling als elke ouder/verzorger op te vragen - je weet immers niet wie waar woont.

3. Gezagvoering
Vraag op het aanmeldformulier uit welke ouders/verzorgers wettelijk gezag voor het kind mogen voeren. Bij co-ouderschap kan het ook dat er drie ouders/verzorgers aanwezig zijn, houdt hier rekening mee als je alle ouders/verzorgers wil registreren.

4. Koppeling met het LAS
Niets is zo vervelend als dubbel werk. Zorg er daarom voor dat aanmeldingen makkelijk zijn in te lezen in het LAS. Dit kan automatisch via een digitaal aanmeldformulier, maar dit kan je ook handmatig via CSV regelen. Zorg dan dat de CSV die je importeert, in kolomvolgorde en kolomnaam overeenkomt met de vereisten van het LAS. Neem als voorbeeld de kolom ‘voornaam kind’. In Somtoday is dit de vierde kolom, in Magister is dit de derde kolom. In het CSV-bestand moet ‘voornaam kind’ dan in de juiste kolom staan, zodat het LAS dit automatisch kan overnemen. Dit scheelt een heleboel overtikken.

5. Geslacht kind
Als school wil je waarschijnlijk dat elk kind zich gezien voelt op het moment van aanmelding. Geef daarom bij het geslacht ook de optie ‘overige’ naast man/vrouw. Je kan ook gelijk vragen hoe het kind graag aangesproken wil worden.

6. Ouders én verzorgers
Sommige organisaties willen dit nog weleens vergeten, maar vergeet niet om ook de verzorgers te noemen. Waar je spreekt van ‘ouders’, noem je ook de verzorgers. Je kunt ook bij de introductie aangeven dat je met ouders óók verzorgers bedoelt, zodat je dit niet bij elke vraag hoeft te herhalen.

7. BRIN en BSN-nummer
Vraag altijd het BSN-nummer op van het kind. Daarnaast heb je het BRIN nummer van de basisschool nodig - die kunnen jullie ook opvragen of naderhand zelf opzoeken. Een digitale aanmeldtool verwerkt het BRIN vaak automatisch. Alléén met deze twee getallen kun je het OSO-dossier van het kind ophalen waarin de gehele schoolgeschiedenis van het kind is beschreven. Let op: het BSN is een bijzonder persoonsgegeven en dient dus met extreme zorgvuldigheid te worden opgeslagen en verwerkt.

8. Facturatie contactpersoon
Informeer direct op het aanmeldformulier naar wie van de ouders facturen en betaalverzoeken moeten worden verstuurd. Dit scheelt je heel veel heen- en weer gemail.

9. Verwerking van gegevens
Laat de ouder/verzorger akkoord geven op de verwerking van de ingevulde gegevens. Dit houdt in: met wie worden deze gegevens gedeeld, zowel nu als in de toekomst? Denk bijvoorbeeld ook aan het LAS. Mensen worden zich steeds bewuster van hun privacyrecht, we raden aan hier transparant over te zijn.

10. Algemene voorwaarden en privacyverklaring.
Zet op het aanmeldformulier een link naar de algemene voorwaarden en optioneel de privacyverklaring van de school, zodat ze hier direct mee akkoord kunnen gaan. Ook dit wil je graag bij de inschrijving direct geregeld hebben.

11. Medische aandoeningen
Het is handig om op het aanmeldformulier al op te vragen of het kind last heeft van dyslexie of dyscalculie. Maar ook medische aandoeningen zoals PDD-NOS, ADHD of andere bijzonderheden over de gezondheid en welzijn als hartklachten, epilepsie etc. Vraag hierbij ook direct de huisarts op, inclusief het telefoonnummer. Let op, ook dit betreffen bijzondere persoonsgegevens.

12. Dataminimalisatie
Bedenk bij alles wat je opvraagt: hebben we deze informatie écht nodig? Dataminimalisatie wordt steeds belangrijker, óók bij het aanmelden van nieuwe leerlingen. En treden er wijzigingen op in de data, dan moet je dit ook weer handmatig aanpassen. Hoe minder data, hoe minder tijd dit in beslag neemt. Een digitale aanmeldtool heeft vaak een verplichte basisvragenset aan gegevens die het LAS nodig heeft, die je vervolgens zelf kan aanvullen.

13. Opmerkingenveld
Ouders/verzorgers kunnen de behoefte hebben om bij het inschrijven van hun kind aanvullende informatie te geven. Reserveer op het aanmeldformulier dan ook ruimte om dit te kunnen doen.

14. Verificatie van je velden
Niks is vervelender dan een BSN-nummer waarbij er één teken ontbreekt of een e-mailadres wat een teken mist. Zorg er daarom voor dat de antwoorden automatisch worden geverifieerd. Bij een digitaal aanmeldformulier is dit eenvoudig te organiseren, bij een papieren aanmeldformulier heb je andere opties. Zo kun je bijvoorbeeld het aantal karakters noemen of lege invulbolletjes gebruiken, gelijk aan het aantal benodigde tekens.

15. Een goede introductietekst
Zorg voor een treffende introductietekst op het aanmeldformulier, waarin je de ouder/verzorger duidelijk uitlegt wat de bedoeling is. Houd het wel kort en krachtig, het gaat immers om de aanmelding zelf.

16. Vermeld de contactgegevens van de school
Zet op het aanmeldformulier ook het e-mailadres en/of telefoonnummer van de school, zodat er bij vragen direct contact opgenomen kan worden. Lopen ouders vast in het aanmeldproces, dan hebben ze wel de mogelijkheid om hulp in te schakelen.

17. Waar in het proces?
Als je een digitaal aanmeldformulier gebruikt, is het voor de ouder fijn om te weten hoever ze in het proces zitten. Hoe inzichtelijker dit is, hoe fijner dit door de ouder wordt bevonden. Bij een papieren aanmeldformulier kun je werken met paginanummering.

18. In de lijn van jullie huisstijl
Laat het design van het aanmeldformulier aansluiten op de huisstijl van je school. Ook deze eerste indruk telt mee en is een belangrijk onderdeel van de branding van je school.

19. Een feestelijk moment
Het aanmelden van een kind is voor veel ouders (en kinderen) een spannend moment, dus maak het ook niet te zwaar. En misschien nog wel belangrijker, maak het ook feestelijk! Het is een bijzondere stap.

20. Stuur een bevestiging
Vergeet niet om na een aanmelding zo snel mogelijk een (automatische) bevestiging te sturen. Doe je dit niet, dan kunnen ouders het idee krijgen dat er iets niet goed is gegaan tijdens het aanmeldproces. Indien de bevestiging ook de aanmeldingsinformatie zelf bevat, zorg dan dat hierbij geen bijzondere persoonsgegevens (als het BSN) worden meegestuurd. Daarna is het belangrijk om contact te blijven houden, want dit is de eerste stap in de communicatie met de ouders/verzorgers. Hier maak je de eerste (positieve) indruk mee.

Extra vraag voor ISK-scholen!

Heeft jullie school ook een ISK-afdeling, vraag dan op wanneer de leerling naar Nederland is gekomen, hoeveel jaar de leerling al het Nederlandse onderwijs heeft genoten en hoeveel jaar de leerling in totaal onderwijs heeft gehad.

Alle bovenstaande tips hebben we verwerkt op het voorbeeldformulier wat je hier kunt downloaden. Veel succes met het verwerken van jullie nieuwe leerlingen!