Bij Infowijs zijn we altijd op zoek naar manieren om de communicatie tussen scholen en ouders te verbeteren. Met ons nieuwste product Brugger stelden we ons ten doel het aanmeldingsproces bij middelbare scholen ingrijpend te verbeteren. In co-creatie met een aantal middelbare scholen hebben we de afgelopen maanden intensief samengewerkt om Brugger te ontwikkelen. Afgelopen lente was het zover: de eerste groep scholen in Nederland nam Brugger in gebruik. In dit interview lees je de ervaringen van de Veluwse Onderwijsgroep.
In dit interview spreken we met Remco Wijnbergen. Remco werkt bij de Veluwse Onderwijsgroep, een stichting met 10 middelbare scholen en 16 basisscholen. Als projectleider speelde Remco een centrale rol in het co-creatieproces van Brugger. Hij deelt zijn ervaringen over de ontmoetingen, de voordelen van een digitale aanmeldtool en hoe Brugger het verschil heeft gemaakt binnen de stichting.
Hoe verliep het aanmeldproces voorheen bij jullie?
"Elke school binnen onze stichting werkte nog met papieren aanmeldformulieren. Zodoende ging er veel administratieve capaciteit zitten in het verwerken van deze aanmeldformulieren in Somtoday. Met de nieuwe centrale aanmeldweek in het vooruitzicht werd het duidelijk dat deze werkwijze niet langer houdbaar was. De enorme tijdsinvestering maakte dat we echt een efficiënte digitale oplossing nodig hadden."
Met Brugger krijgen we direct de meest actuele informatie van ouders
Welke positieve effecten heeft Brugger gehad op de kwaliteit en de verwerking van de aanmeldingen?
“Elke papieren aanmelding die we binnenkregen moest handmatig overgetypt worden in Somtoday. Soms waren handschriften onduidelijk te lezen, ontbrak er essentiële informatie of zat er een spelfout in. Daarnaast hadden we geregeld te maken met verouderde gegevens, zoals telefoonnummers en adressen, die vaak niet meer actueel in het OSO-dossier stonden. Dit alles leidde tot veel extra werk en miscommunicaties.
Met Brugger krijgen we direct de meest actuele informatie van ouders, wat de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van onze data aanzienlijk verbetert. Ook de vele handmatige stappen die we voorheen moesten doorlopen zijn nu geautomatiseerd. De hoeveelheid aanmeldingen die we handmatig hadden moeten verwerken in die korte periode… dat was nooit gelukt zonder Brugger."
Wat zijn de grootste voordelen van Brugger voor jullie?
"De gebruiksvriendelijkheid is een enorme verbetering. Ouders vullen nu alles digitaal in en de gegevens worden automatisch via een export in Somtoday gezet. Dit bespaart ons niet alleen veel tijd, maar minimaliseert ook fouten. Het hele proces verloopt nu veel soepeler. Daarnaast is de integratie met Somtoday naadloos, wat het hele proces efficiënter maakt. Een praktisch voorbeeld is het matchen van ouders die al een ander kind op school hebben zitten. Voorheen was dit onnodig gecompliceerd, met Brugger is het een fluitje van een cent."
Brugger is een product dat
écht door middelbare scholen is uitgedacht
Jullie hebben als stichting meegedaan aan de pilot met meerdere middelbare scholen. Was Brugger voor elke school een succes?
"Ja, Brugger was een groot succes voor al onze scholen. Ouders waren vooral blij dat ze niet meer alles op papier hoefden in te vullen. We kregen gedurende de aanmeldweken geen klachten en de feedback was overwegend positief. Brugger werkt intuïtief en is veel gebruiksvriendelijker dan hoe we het voorheen deden. Ook van de scholen zelf kregen we veel positieve reacties. Iedereen vond Brugger veel efficiënter en betrouwbaarder.
Waarom hebben jullie ervoor gekozen om een nieuw product in co-creatie te ontwikkelen, terwijl er ook al alternatieven waren?
"Infowijs staat op veel evenementen en beurzen en we hoorden goede berichten over jullie, vandaar dat we het gesprek zijn aangegaan. Hoewel er al alternatieven waren, wilden we een product dat echt door middelbare scholen zelf was uitgedacht. We zijn een grote stichting met veel scholen en het was belangrijk voor ons om een oplossing te vinden die nauw aansloot bij onze behoeften.
Door in co-creatie met Infowijs te werken, konden we onze ervaringen en wensen direct inbrengen in de ontwikkeling van Brugger. Dit gaf ons, samen met de andere founderscholen, de mogelijkheid om een product te creëren dat écht werkte voor ons en niet zomaar een generieke oplossing was. Het co-creatieproces heeft ons veel vertrouwen gegeven; de mate van invloed en vrijheid die ik heb ervaren heb ik nog niet eerder meegemaakt.”
De techniek achter Brugger is erg sterk
Hoe kijk je nu terug op de nieuwe centrale aanmeldweek?
"De centrale aanmeldweek verliep dankzij Brugger veel gestructureerder en soepeler dan anders het geval was geweest en verminderde de druk op de medewerkers van de administraties. Zo kon één van onze part-time medewerkers alleen alle 180 aanmeldingen verwerken gedurende de aanmeldperiode. Dat was eerder ondenkbaar. Brugger heeft ervoor gezorgd dat we alle aanmeldingen tijdig en correct konden verwerken.
Verder zijn er geen telefoontjes geweest van ouders die problemen hebben ervaren. Met zoveel aanmeldingen binnen één stichting, geeft dat aan hoe goed het is ontvangen en hoe sterk de techniek achter Brugger is.”