Bij Infowijs zijn we altijd op zoek naar manieren om de communicatie tussen scholen en ouders te verbeteren. Met ons nieuwste product Brugger stelden we ons ten doel het aanmeldingsproces bij middelbare scholen ingrijpend te verbeteren. In co-creatie met een aantal middelbare scholen hebben we de afgelopen maanden intensief samengewerkt om Brugger te ontwikkelen. Afgelopen lente was het zover: de eerste groep scholen in Nederland namen Brugger in gebruik. In dit interview lees je de ervaringen van één van deze middelbare scholen: De Goudse Waarden.

In dit interview spreken we met Rik Bogaard. Rik is verantwoordelijk voor de PR bij de Goudse Waarden en is nauw betrokken geweest bij de pilotfase van Brugger. In dit interview vertelt hij o.a. waarom de keuze op Brugger is gevallen, hoe het proces van co-creatie is verlopen en hoe Brugger de Goudse Waarden heeft geholpen tijdens de nieuwe centrale aanmeldweek.

Hoe zijn jullie met ons in contact gekomen over Brugger?
"We gebruiken al jullie Hoy app en Schoolwiki. Toen Thom (Rietberg) vroeg of we interesse hadden om jullie nieuwe digitale aanmeldtool Brugger te gebruiken, waren we direct enthousiast. Thom heeft toen een uitleg gegeven aan mij en mijn leidinggevende. We zagen meteen de voordelen, vooral omdat we al bezig waren met het digitaliseren van onze aanmeldformulieren - dat was erg omslachtig!"

Wat maakte dat jullie besloten om mee te doen met de pilot?
"Naast dat het zélf digitaliseren complex bleek, waren voor ons de integratie met Somtoday en de vermindering van handmatig werk doorslaggevend. Het gemak waarmee Brugger werkt in vergelijking met ons eigen systeem van losse PDF's, als ook het overtypen hiervan, maakte de keuze eenvoudig. Daarnaast maken we ook gebruik van jullie communicatie app Hoy en de online schoolgids Schoolwiki en daar hebben we altijd prettig mee gewerkt.”

Producten van Infowijs staan garant voor consistentie en betrouwbaarheid

Jullie hebben als pilotschool belangrijke feedback gegeven op eerdere versies van Brugger. Hoe verliep het proces van co-creatie?
"Hoewel ik niet bij alle afspraken kon zijn omdat ik nog één dag per week lesgeef, voelde ik me wel betrokken. Thom en Tobias stuurden altijd opnamen van de bijeenkomsten op, zodat ik deze kon terugkijken. Vaak werden mijn vragen al door andere scholen gesteld, wat prettig was. Dingen waar ik verder tegenaan liep, daar belde ik simpelweg even over. Dit gaf mij vertrouwen dat we allemaal op dezelfde lijn zaten en dezelfde verbeteringen wilden zien."

Hoe verliep de aanmelding van nieuwe leerlingen voorheen?
"We werkten met papieren formulieren die ouders moesten uitprinten, invullen, scannen en opsturen. Dit was niet heel erg klantvriendelijk en zorgde voor veel extra werk, zoals het handmatig overtypen van gegevens in Somtoday. Met de nieuwe centrale aanmeldweek was dit gewoon niet meer houdbaar. De inefficiëntie van dit systeem en de enorme tijdsinvestering maakten duidelijk dat we een digitale oplossing nodig hadden. Dat past simpelweg bij deze tijd."

De gebruiksvriendelijkheid van Brugger is het grootste voordeel

Hoe heeft Brugger het aanmeldproces veranderd?
"Met Brugger vullen ouders alles digitaal in, en de gegevens worden automatisch in Somtoday gezet. Dit scheelt ons enorm veel tijd. Waar we vroeger alle aanmeldingen handmatig moesten verwerken, gebeurt dat nu met een paar klikken. Het verschil is als dag en nacht; van handmatig overtypen naar een volledig geautomatiseerd systeem dat fouten minimaliseert en tijd bespaart. Dat je niet meer afhankelijk bent van onleesbare handschriften maakt Brugger al de moeite waard!"

Wat zijn de grootste voordelen van Brugger?
"De gebruiksvriendelijkheid! Het stappenplan zorgt ervoor dat ouders alles correct invullen. Vanaf stap één hadden we direct een werkend e-mailadres, iets wat bij de papieren formulieren lang niet altijd zeker was. De correspondentie met ouders werd hierdoor een stuk makkelijker. Ook het feit dat wij niet meer handmatig gegevens hoeven over te typen… dat bespaart ons enórm veel tijd! Daarnaast hoeven we veel minder na te bellen voor ontbrekende informatie en maakt de integratie met Somtoday het proces soepel en efficiënt."

Hoe reageren ouders en leerlingen op Brugger?
"Ouders waren vooral blij dat ze niet meer alles op papier hoefden in te vullen, want dat was een vrij omslachtige handeling. Ik heb dan ook geen klachten zien langskomen. In het algemeen waren de reacties bij ouders en mijn collega’s positief: het systeem werkt intuïtief en is veel gebruiksvriendelijker dan het oude papieren proces."

Brugger scheelt ons enorm veel tijd

Hoe kijk je terug op de introductie van de centrale aanmeldweek?
"De centrale aanmeldweek heeft gezorgd voor meer structuur en duidelijkheid in het aanmeldproces. Dankzij Brugger konden we dit soepel laten verlopen, zonder de chaos van papieren formulieren. Brugger heeft de druk verminderd en ervoor gezorgd dat we ons meer kunnen richten op andere belangrijke taken."

Jullie maken inmiddels gebruik van al onze producten. Zie je een rode draad in alle drie de Infowijs-producten?
"Absoluut. Alle producten van Infowijs, van Hoy tot Schoolwiki en nu Brugger, zijn gericht op het verbeteren van communicatie en het verlichten van administratieve lasten. Ze sluiten naadloos op elkaar aan en maken ons werk een stuk makkelijker. Tegen elke collega die minder technisch begaafd is zeg ik vaak: zelfs jullie kunnen ermee werken! Je hoeft daar echt geen genie voor te zijn. De consistentie en betrouwbaarheid van jullie producten gaven ons veel vertrouwen in deze samenwerking."