Bij Infowijs zijn we altijd op zoek naar manieren om de communicatie tussen scholen en ouders te verbeteren. Met ons nieuwste product Brugger stelden we ons ten doel het aanmeldingsproces bij middelbare scholen ingrijpend te verbeteren. In co-creatie met een aantal middelbare scholen hebben we de afgelopen maanden intensief samengewerkt om Brugger te ontwikkelen. Afgelopen lente was het zover: de eerste groep scholen in Nederland nam Brugger in gebruik. In dit interview lees je de ervaringen van één van deze middelbare scholen: De Meerwaarde.
In dit interview spreken we met Niek Aikema. Niek is werkzaam bij De Meerwaarde en nauw betrokken geweest bij de pilotfase van Brugger. Hij deelt zijn ervaringen over de transitie van een papieren naar een digitaal aanmeldproces, de voordelen van Brugger en zijn enthousiasme over de samenwerking met Infowijs.
Tegen welke problemen liepen jullie aan met het 'papieren aanmeldproces'?
"Het papieren aanmeldproces was omslachtig en tijdrovend. Ouders vulden bijvoorbeeld niet altijd het formulier in of hadden een onduidelijk handschrift, wat vaak leidde tot fouten en incomplete gegevens. Mijn collega was uren kwijt aan het overnemen van deze gegevens in Somtoday, en moest regelmatig gegevens corrigeren of nabellen. Eén aanmelding kon hierdoor soms dagenlang op het bureau blijven liggen. Met de nieuwe centrale aanmeldweek werd al snel duidelijk dat deze manier van werken niet langer houdbaar was."
Brugger minimaliseert de kans op fouten
Hoe logisch is het om het aanmeldproces nu te digitaliseren?
"Bij scholen gaat het om versimpelen. Scholen zijn er primair om les te geven, en daarom wil je alle administratieve lasten die daaromheen zweven zo makkelijk mogelijk maken. Een product als Brugger helpt daar ontzettend bij. Het handmatig verwerken van papieren formulieren was niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Brugger heeft dit volledig opgelost door de gegevens automatisch te verwerken en ouders te verplichten alle benodigde velden in te vullen. Dit bespaart ons enorm veel tijd en zorgt ervoor dat we veel sneller en efficiënter kunnen werken, met minder kans op fouten. Het langdradige proces van papier naar computer wordt door Brugger simpelweg tenietgedaan en dat is heel prettig.”
Hoe heeft co-creatie bijgedragen aan het succes van Brugger?
"Het co-creatieproces was zeer positief. We voelden ons echt gehoord en onze feedback werd serieus genomen. Wij en de andere founderscholen gaven aan wat we belangrijk vonden, en Infowijs ging vervolgens aan de slag met de technische mogelijkheden. Dit samenspel heeft geresulteerd in een digitale aanmeldtool die nauw aansluit bij de behoefte van middelbare scholen.
De samenwerking verliep uitstekend en we konden altijd terecht met vragen of opmerkingen. Bij De Meerwaarde hadden we het gevoel dat we voor 200% inspraak hadden en dat onze input direct werd verwerkt en getest. Hierbij ging het echt om de details, zoals ervoor zorgen dat velden correct werden herkend in Somtoday. Juist deze details zijn zó ontzettend belangrijk voor een goed werkend systeem. Deze wisselwerking was ontzettend fijn en effectief."
Het aanmeldproces is
door Brugger sneller, beter en secuurder
Wat zijn de grote voordelen van Brugger voor jullie geweest?
"Allereerst is het hele aanmeldproces veel efficiënter geworden. Ouders vullen de gegevens digitaal in en deze worden automatisch in Somtoday gezet. Dit scheelt ons enorm veel tijd en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. Tijdens een centrale aanmeldweek waarin alle druk op de administratie ligt, is dit een wereld van verschil. Ook het ontlasten van de basisscholen is een groot voordeel, al is dit wel iets wat specifiek voor onze regio geldt. Hierdoor halen we een grote werkdruk bij hen weg. Alles tezamen zorgt ervoor dat ons aanmeldproces met Brugger nu sneller, beter en secuurder verloopt."
Brugger is tot in de detail geweldig
Wat zou je advies zijn richting scholen die Brugger nog niet gebruiken?
"Mijn advies zou zijn: ga ervoor! De overgang naar een digitale aanmeldtool kan spannend zijn, maar de voordelen wegen absoluut op tegen de uitdagingen. Brugger heeft ons aanmeldproces aanzienlijk verbeterd en de werkdruk verlaagd. Het zorgt voor een veel betere ervaring voor ouders en de administratie. Ik hoorde van andere scholen nog weleens kleine problemen met de digitale aanmeldingen, maar Brugger is tot in de details geweldig. Ik raad daarom iedereen aan om Brugger te gebruiken, ook omdat het product alleen nog maar beter gaat worden de komende tijd."