Jullie hebben besloten de Schoolwiki in te zetten als jullie eigen online kennisbank en tevens schoolgids. Wat zijn nu de stappen om jullie Schoolwiki live te krijgen? We hebben deze stappen hieronder voor je op een rijtje gezet.

1. Overeenkomst tekenen

De overeenkomst bestaat uit een gebruikersovereenkomst en verwerkingsovereenkomst. Op deze manier kunnen we wederzijds verwachtingen naar elkaar uitspreken en stellen we vast dat zowel jullie als wij handelen volgens de AVG-privacywetgeving.

2. Teksten en afbeeldingen aanleveren

Wij gaan direct aan de slag om de eerste versie van jullie Schoolwiki te ontwerpen. Hierbij houden we rekening met jullie huisstijl, zodat deze mooi bij alle andere communicatiemiddelen past.

Daarnaast richten we de Schoolwiki qua content ook alvast voor jullie in, zodat jullie dit zelf niet hoeven te doen. (Dit mag desgewenst natuurlijk wel.) Hiervoor hebben wij jullie teksten nodig - dit mogen ook de 'oude' schoolgidsteksten zijn die je later zelf in het Schoolwiki dashboard bijwerkt. Ter inspiratie: bekijk ook vooral hoe andere Schoolwiki's zijn ingericht.

Ook hebben we fotomateriaal nodig waar jullie de rechten voor hebben. Heb je deze niet paraat? Geen probleem, dan maken wij gebruik van rechtenvrije stockfoto's die goed aansluiten op jullie stijl.

3. Documenten en medewerkers aanleveren

Je kan ook gebruik maken van het documenten- en medewerkersoverzicht in de Schoolwiki. Deze documenten en medewerkers komen dan ook mooi terug in de zoekresultaten en bij de relevante teksten.

Graag ontvangen we daarvoor zoveel mogelijk documenten die publiek toegankelijk mogen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Protocollen, Jaarverslagen, PTA's, Overgangsregels, Schoolkosten etc.

Voor jullie medewerkers mag je een Excel of CSV bestand aanleveren, wat jullie het beste uitkomt. Graag met naam, functie(s), afkorting en eventueel e-mailadres. Optioneel kan je ook profielfoto's van jullie medewerkers aanleveren.

4. Feedback geven op eerste versie

Nadat we bovenstaande hebben ontvangen, zetten we een eerste versie van de Schoolwiki live. Jullie kunnen hier uitgebreid feedback op leveren: op de stijl, over de indeling, wellicht mist een belangrijke tekst of wil je toch extra documenten toevoegen - het mag allemaal.

5. Toegang tot het Schoolwiki dashboard

Nadat wij jullie feedback hebben verwerkt, krijg je als beheerder toegang tot het Schoolwiki dashboard. Daarin kan je:

• Alle teksten en afbeeldingen op de pagina's wijzigen via een simpele drag & drop editor;
• Documenten en medewerkers wijzigen en toevoegen;
• Teksten ter redactie uitsturen naar collega's en goedkeuren;
• Andere beheerders aanstellen en de instellingen aanpassen;
• Het gebruik van de Schoolwiki inzien;
• Een PDF-export maken van de Schoolwiki.

6. Communiceren naar ouders

De volgende stap is het communiceren naar ouders dat de Schoolwiki live staat. Omdat de Schoolwiki als kennisbank een vitaal onderdeel is van jullie communicatie, raden wij aan deze aan te kondigen via een nieuwsbericht en om ook duidelijk te linken naar de Schoolwiki op jullie website (bijv. via het hoofdmenu).

Daarnaast kan je de Schoolwiki zoekwidget simpel op je website (laten) plaatsen. Lees hier meer over hoe dat werkt.

N.B. Als jullie school ook gebruikt maakt van Hoy voor de schoolcommunicatie, is de Schoolwiki ook te doorzoeken in de Hoy app.

En daarna?

Gefeliciteerd met jullie nieuwe Schoolwiki! We horen graag wat voor reacties jullie van ouders, leerlingen en jullie eigen medewerkers krijgen.

Aangezien de Schoolwiki ook als schoolgids dient voor de Onderwijsinspectie, is het natuurlijk belangrijk dat deze minstens eens in het jaar wordt bijgewerkt en goedgekeurd. Al raden we aan de informatie gedurende het schooljaar zo up-to-date mogelijk te houden.

Daarnaast kan je nu de website opschonen: veel (dubbele) praktische informatie kan daarvan af. Zo wordt jullie website overzichtelijker en draait deze vooral om jullie identiteit, actualiteit en de werving, terwijl de Schoolwiki alle informatie bevat voor huidige ouders en leerlingen.