Het wiel uitvinden: een open dag… online

Net als waarschijnlijk iedere middelbare school in Nederland krabden ook wij ons het afgelopen najaar achter de oren: hoe gaan we dit schooljaar onze open dag en andere voorlichtingsmomenten organiseren? Na de zomer rukten de coronamaatregelen weer op, bij iedere persconferentie ging het land weer een stukje meer op slot. Voor het PR-team groeide de vragen: in welk scenario zullen we zitten in januari, wanneer onze open dag – de grootste uitdaging - plaatsvindt? Wat mag er tegen die tijd wel/niet? Als we een volledig online event gaan optuigen: A. hoe gaan we dat dan doen, welke mogelijkheden zijn er? B. Missen we dan de boot, als tegen de tijd van de open dag blijkt dat we toch mensen ‘live’ in het gebouw mogen ontvangen? Inzetten op beide scenario’s was geen optie, dan ga je het allebei half doen. We wilden hoe dan ook knallen!

Prikkelen op afstand

Hoewel er nog onduidelijkheid was over de mogelijkheden en regels, besloten we toch om voornamelijk in te zetten op een online event. Meerdere opties werden uitgeplozen. Van informatiefilmpjes en interactieve video’s voor op onze site, tot 360˚tours en volledig te bouwen platforms (met bijpassend kostenplaatje). Uitgangspunt bleef: hoe kunnen we het beste op afstand potentieel nieuwe leerlingen en hun ouders bereiken en vooral prikkelen en goed informeren?

Speciale open dag-website

De zoektocht was nog in volle gang toen zich een nieuwe optie aandiende: het maken van een speciale open dag-website in samenwerking met het bedrijf Set Up. Een andere NUOVO-school (de koepel waaronder het Leidsche Rijn College valt) had vlak daarvoor zijn open dagen op deze manier vormgegeven. De reacties van hun bezoekers waren lovend geweest. En die van ons ook, na een eerste kennismaking met de speciale site. Dit moest het worden, dichterbij het gevoel van een echte open dag konden we ons inziens niet komen.

Gevoel van ‘live’ erbij zijn

Waarom? Omdat je via de site (die zeer gebruiksvriendelijk is) meerderde opties had om live mee te maken wat er in ons gebouw gebeurde:

• Via een stream die continu doorliep op de site, konden bezoekers ‘meelopen’ met een rondleiding door ons gebouw en een kijkje nemen in de vaklokalen waar collega’s aan het werk waren voor de open dag.
• Ieder vak had op de site z’n eigen pagina. Daarop was veel informatie te vinden zoals leerlingenwerk, filmpjes, voorbeelden van lesmethodes, leuke opdrachten, etc. Prangende vraag? Die kon je kwijt aan een docent via de chat. En had je er echt in zin? Dan kon je meedoen aan een online lesje dat werd gegeven vanuit het vaklokaal op school.
• De schoolleiding had een eigen pagina en bezoekers konden makkelijk met de rector of een conrector in contact komen via de chat of een 1-op-1 Teams meeting.
• Liever in gesprek met een ervaringsdeskundige? Dat kon ook! Een groep leerlingen zat klaar om via Teams in een speeddate vragen van bezoekers te beantwoorden.

Zo was er tijdens de open dag toch veel bedrijvigheid op school – binnen de restricties – waar je als bezoeker deelgenoot van kon zijn. Alle docenten droegen hun steentje bij: tijdens de voorbereidingen door hun pagina volop te vullen met informatie over hun vak, door het geven van rondleidingen, te chatten met bezoekers of een online lesje te geven. Tijdens de rondleidingen kon je alles meekrijgen en zien.

De open dag-website is speciaal voor dat doel ontwikkeld en is, naast onze reguliere site, nog steeds te bezoeken. Chatten en een online les volgen is niet meer mogelijk, wel zijn de rondleidingen terug te zien en is alle vakinhoudelijke informatie toegankelijk. Nieuwsgierig? Kijk op www.opendaglrc.nl.

Positieve reacties

Het aantal bezoekers van de open dag was verrassend hoog. We ontvingen na afloop veel positieve reacties. En of het van grote invloed is geweest zullen we nooit zeker weten, maar sinds het bestaan van onze school hebben we dit jaar voor het eerst in de 1^ste ronde zoveel aanmeldingen gehad dat een flink aantal leerlingen moest worden uitgeloot.

Uiteraard hopen we volgend jaar bezoekers van de open dag weer gewoon in ons (dan net-verbouwde) pand te mogen ontvangen. Inmiddels weten we allemaal dat er niets gaat boven echt live contact. Maar we weten nu ook: mocht het nodig zijn, dan weten wij onze weg naar leerlingen en ouders online goed te vinden. Wie weet organiseren we volgend jaar een soort hybride vorm, waarbij er in ons gebouw een hoop te doen is voor bezoekers én mensen online een kijkje kunnen nemen. Twee vliegen in één klap. Of worden we nu overmoedig?

Dit blog is geschreven door Eva Bekx, PR-communicatieadviseur van het Leidsche Rijn College. Het Leidsche Rijn College is een openbare school in Utrecht voor havo, atheneum en gymnasium en telt ruim 1700 leerlingen.