“Willen we meer of minder communicatie op scholen?”

Zo startte Martijn Pont zijn Keynote sessie op ons Schoolcommunicatie Event (SCE). Een overweldigende meerderheid van het publiek stemde tegen. Ze willen vooral betere communicatie.

Maar hoe zorg je hiervoor? Martijn gaf zijn visie hierop met een heldere boodschap: “bedenk altijd wat je morgen anders kan doen om er een betere dag van te maken.” Wat kan beter, sneller en slimmer dan gisteren? Zo word je stapje voor stapje effectiever”.

Martijn is expert in Lean, een systematische aanpak om activiteiten die geen waarde toevoegen aan een proces te verminderen of te verwijderen. Hierdoor gaan organisaties dus effectiever werken en communiceren. Hij komt uit een echte onderwijsfamilie, is trainer, spreker en consultant en brengt zijn gedachtegoed over bij verschillende branches, van zorginstellingen tot het onderwijs. Zijn frisse kijk op de organisatie van scholen en communicatie waren voor ons reden om hem uit te nodigen als spreker op het Schoolcommunicatie Event 2022.

Slimmer werken

Op scholen door het hele land zijn ze het wel eens: er wordt vaak een te hoge werkdruk ervaren. Is er één persoon die over werkdruk klaagt, dan volgen er vaak meer. Het klagen over werkdruk werkt zeer aanstekelijk (en zit soms ook tussen de oren). Volgens Martijn komt dit doordat het werk niet goed is georganiseerd. “De waan van de dag overheerst, zonder dat hierbij een duidelijke structuur aanwezig is. Hier valt voor elke school nog veel winst te behalen”.

Scholen zouden meer tijd moeten besteden aan het beter organiseren van de werkzaamheden. Mensen hebben vaak de neiging om zich neer te leggen bij het feit dat hun dag als een flipperkast aanvoelt. Zo ook in het onderwijs.

Martijn adviseert om je open te stellen dat dit anders kan. “Voorkom problemen die zich vaker voordoen en leer hiervan, zodat je het morgen iets beter doet”. Elke dag een klein stapje beter in plaats van direct hele grote stappen willen maken (wat vaak gedoemd is om te mislukken). Dit is de gedachte van de Lean methodiek.

Daarom gelden de volgende tips:

• Leren om slimmer te werken in plaats van harder te werken

• Ga af op feiten in plaats van meningen

• Analyseer veelgemaakte fouten om ze te voorkomen

• Verbeter continu door simpelweg te experimenteren

Kortom, vind je een betere manier, dan wordt dat de nieuwe manier van werken.

In de praktijk

Martijn haalde enkele voorbeelden aan uit de praktijk waarin hij resultaat haalde door beter te organiseren.

Werkdruk ervaring verlagen

Op een VO school heeft Martijn geholpen om de werkdrukbeleving van docenten te verlagen. Eén van de knelpunten was de communicatie onderling en dit frustreerde de school enorm. Hierop heeft Martijn de A3 probleemoplosser toegepast.

Een A3 staat letterlijk voor een stuk A3 papier waarop een aantal tekstboxen staan. Het is een standaard om effectief problemen op te lossen. Hier kan je bijvoorbeeld het visgraatdiagram voor gebruiken. Je kijkt vanuit verschillende invalshoeken naar de problematiek door het probleem in stukken te hakken. De inzichten die hieruit voortkomen plot je vervolgens in een Impact Haalbaarheid Matrix.

Met als doel: analyseren hoe makkelijk je verbeteringen kan doorvoeren en wat de maximale impact hiervan is. Heeft het oplossen van een oorzaak een hoge impact en een hoge haalbaarheid, dan is dit iets wat je meteen moet doen! Zo krijg je een prioritering van actiepunten die je aandacht verdienen.

Examinering

Examinering komt jaarlijks terug en heeft veel impact op de school. Vaak is er een systeem, maar staat dit niet gedocumenteerd, waardoor het voor nieuwe leraren veel tijd in beslag neemt om te onderzoeken wat de regels en de werkwijze hieromtrent zijn. Het gevolg is dat deze nieuwe leraren hun collega’s gaan storen. Er ontstaat wirwar aan communicatie, die voor niemand efficiënt is. “Het duurt gemiddeld twintig minuten voordat iemand weer gefocust kan werken, als iemand gestoord wordt tijdens het werk”. Ga eens bij jezelf na:” 'hoeveel uur van de dag ben ik nou echt gefocust aan het werk?', maar ook 'Hoe vaak stoor ik eigenlijk mensen?'

Door zaken goed te documenteren in een interne kennisbron, zoals een Schoolwiki of intranet, ondervang je een deel van de vragen die nieuwe medewerkers zullen stellen. Hierdoor voorkom je dat je wordt gestoord in je dagelijkse werkzaamheden. Door het slimmer te regelen, werk je effectiever.

Vergaderen

Martijn ontving een stroom aan erkenning wanneer hij over de effectiviteit van vergaderingen begint. “Vergaderen is een groot gedeelte ‘socializen’, waarin de meeste tijd verloren gaat aan onbelangrijke zaken.”

Door een vergadering slimmer te organiseren, deel je veel effectiever je tijd in. Houd je voor 80% bezig met de voorbereiding en het maken van afspraken. Je hoeft dan slechts 20% van je tijd te investeren om inhoudelijke zaken te bespreken. Een goede agenda en een goede structuur zorgt ervoor dat je veel minder ruimte laat voor ‘chit chat’.

Multitasken is een illusie

Om te illustreren dat multitasken een illusie is, heeft Martijn een experiment bedacht. Het publiek moest op twee verschillende manieren de zin ‘multitasking blijkt niet goed te werken’ opschrijven en een cijfer boven elke letter noteren. Wat bleek, één variant bleek unaniem veel sneller te werken. Moraal van het verhaal: maak eerst iets af in plaats van dat je heel veel werk door elkaar doet. Zie je dit terug op je eigen school, zorg dan dat dit je nieuwe manier van werken wordt. Vaak ligt je effectiviteit aan de manier hoe jij je werk organiseert.

Een goed voorbeeld dat in het verlengde ligt van bovenstaand verhaal is de organisatie van je e-mails. Persoon A mailt met Persoon B, maar neemt vervolgens drie personen in de mailwisseling mee. Martijn legde uit dat er een grote hoeveel aan communicatiestromen ontstaat (door o.a. ‘CC’ en ‘reply to all’) waar niemand beter van wordt.

Vaak mailen we tien keer zoveel als nodig is om het gewenste antwoord te krijgen. De conclusie van Martijn: “Gek he, dat iedereen zo druk is in het onderwijs.”

Juist voor communicatieadviseurs is het noodzakelijk om goed te bedenken hoe je de communicatie inricht. Welk kanaal zet je in bij welke communicatie? E-mail, de nieuwsbrief of de website? Voor een overzicht kun je onze communicatie scan gebruiken.

Maak duidelijke afspraken over hoe je communiceert en leg het vast, zodat iedereen binnen de school hier weet van heeft. Zo voorkom je dat je anderen overspoelt met niet-relevante informatie.

Stapje voor stapje beter

Lean in je school implementeren betekent: elke dag een klein stapje beter. Veel organisaties, zo ook scholen, hebben de neiging om hele grote projecten op te pakken, maar vaak zijn deze gedoemd om te mislukken. Er worden dertig personen bij elkaar gezet, er worden klankbordgroepen gevormd en er ontstaat een stroom van meningen, zonder dat dit het project ten goede komt.

Zo zag hij op een school dat er gemiddeld 40 grote projecten klaar stonden om uitgevoerd te worden. Vijf daarvan werden gedaan, de andere 35 werden stilzwijgend doorgeschoven. Martijn vond dat dit anders kon. Want waarom werd welk project wel en niet opgepakt?

Hij maakte een SWOT analyse en van daaruit ontstond een OGSM. Een OGSM (Objectives, Goals, Strategies en Measures) is een business plan op één A4, die in een oogopslag duidelijk maakt hoe verschillende onderdelen samenhangen met de doelstelling en met elkaar. Hieruit kon hij opmaken welke projecten voorrang hadden om het doel te bereiken, gesteund door de cijfers.

Martijn gaf het volgende advies: “Bedenk altijd wat je morgen anders kan doen om er een betere dag van te maken.” Wat kan beter, sneller en slimmer dan gisteren? Zo word je stapje voor stapje beter en kom je in een verbeterritme. Alleen dan word je echt effectief.