‘’Het was een lang traject, maar onze aanpak was absoluut de moeite waard,’’ vertelt communicatieadviseur Rian de Roo van het Roelof van Echten College. Rian werkt inmiddels 5 jaar voor het RvEC, een middelbare school gevestigd in Hoogeveen. Het afgelopen schooljaar is het Roelof van Echten College intensief bezig geweest met het doorvoeren van een innovatietraject. Zij wilden naar een structureel communicatieplan met de mening van ouders en medewerkers als uitgangspunt. Het succesverhaal van het Roelof van Echten College deelt Rian in dit interview.

"Het Roelof van Echten College is een middelbare school voor christelijk voortgezet onderwijs en telt ruim 2100 leerlingen. We hebben twee locaties: Bentinckspark (mavo onderbouw, havo, vwo en gymnasium) en Voltastraat (praktijkonderwijs, vmbo en mavo bovenbouw). Daarnaast werken we samen met het voortgezet speciaal onderwijs. We zijn dus een brede school die iedere leerling in zijn of haar behoefte kan voorzien. Mijn taken als communicatieadviseur zijn hier ontzettend breed en uitdagend. Mijn werk is zowel strategisch als op uitvoerend niveau. Wat het Roelof van Echten College voor mij een prettige organisatie maakt is dat je als werknemer de kans krijgt om je te blijven ontwikkelen. Doordat het een matrixorganisatie is, liggen taken en verantwoordelijkheden laag in de organisatie. De school vertrouwt op de kracht van zijn medewerkers.’’

Bijna 90 procent van de ouders
gaf aan een app te willen


Waarom wilden jullie je communicatiestrategie vernieuwen?
‘’Onderwijsinhoudelijk werken we aan vernieuwing van het onderwijs, maar dat doen we ook op onderwijsondersteunend gebied. De hele maatschappij verandert, de leerling verandert en als school verander je daarin mee. En dat probeer ik vanuit communicatie natuurlijk ook te doen. En als je dan gericht kijkt naar onze communicatiemiddelen, dan merkten we dat medewerkers, leerlingen en ouders wat kritische geluiden lieten horen. De middelen die we een aantal jaar geleden hebben gemaakt, passen niet meer bij de huidige wensen en behoeften.’’

Hoe lieten ouders van zich horen?
‘’Enerzijds gaven ouders zelfstandig aan dat er bijvoorbeeld veel mailtjes binnenkwamen vanuit het Roelof van Echten College, of dat er niet één lijn zat in hoe diverse mentoren communiceerden. Anderzijds hebben we daar ook actief naar gevraagd door middel van een enquête. In die enquête konden ouders aangeven wat hun ervaringen waren op het gebied van dagelijkse schoolcommunicatie. Het onderzoek richtte zich puur op communicatie met de school, de mentor, de docent of het bestuur. En daar kwam een aantal duidelijke punten naar voren: ouders gaven aan dat zij baat hadden aan duidelijke en snelle communicatie; korte lijnen; persoonlijk contact; één lijn in de communicatie en een beperkt aantal middelen.’’

Ouders waren vast heel blij dat er naar hen werd geluisterd. Heb je daar nog reactie op gekregen?
‘’In het begin van het traject hebben we ze betrokken en de vraag gesteld: hoe enthousiast ben je over het idee van een app? Bijna 90 procent zou graag een app willen. En toen we van start zijn gegaan hebben we ook open kaart gespeeld. We gaven aan dat we het best spannend vonden met een app aan de slag te gaan. We hebben daarom ook actief aan ouders gevraagd of zij feedback met ons wilden delen. Alle input was voor ons welkom. Uiteindelijk kwam er niet zoveel feedback binnen. Maar misschien is geen bericht, ook wel goed bericht.’’

En hoe ging dit intern: hoe hebben jullie je eigen medewerkers betrokken?
‘’Zo hebben we het ook intern gedaan. Ik wilde absoluut voorkomen dat de app een ding werd van de communicatieadviseur of de directie en werkte daarom samen met een werkgroep. We doen dit samen, omdat we dit samen willen en we er ook samen mee gaan werken. Dus op die manier hebben we dit opgepakt. We hebben geen uitgebreide enquête uitgezet onder medewerkers, maar ze hebben wel de kans gekregen om hun input te leveren en dat gebeurt ook nog steeds wel dat we feedback intern krijgen. Dus zo maken we er samen iets van.’’

Door de gebruikers te betrekken en inspraak te geven,
hebben we er samen iets moois van gemaakt.

Heb je nog tips over hoe je de invoering van Hoy goed kan vastleggen in de organisatie?
‘’We hebben een infographic ontwikkeld voordat we live gingen. We hebben daarin eerst vastgelegd hoe, door wie en via welk voorkeursmedium we met elkaar en verschillende doelgroepen communiceren. Hiervoor hebben we grofweg een indeling gemaakt in drie gebieden: onderwijsinhoudelijk, vakinhoudelijk en communicatie/nieuws. De infographic dient meer als een soort leidraad en een toegankelijke herinnering voor alle collega's!"

Stel je zou andere scholen een advies mogen geven, die een stukje onderwijsvernieuwing toepassen. Wat voor advies zou je ze dan geven?
‘’Het kost veel tijd en energie, maar ik kan na afloop wel zeggen dat de energie die je aan de voorkant erin stopt, absoluut de moeite waard is geweest. De implementatie ervan is goed verlopen. Door de gebruikers erbij te betrekken en iedereen inspraak te geven, hebben we er samen iets moois van gemaakt. Dat zou ik als advies willen meegeven. En ik denk dat het helpt als je het benadert als iets wat gezamenlijk gebruik gaat worden en niet iets dat wordt opgelegd vanuit de communicatieadviseur of vanuit de directie.’’

Foto's gemaakt door Roelof Jonker.