De Johan de Witt Scholengroep, een scholengemeenschap met zes locaties in Den Haag, stond voor een flinke communicatie-uitdaging. Met een diverse populatie van praktijkonderwijs tot gymnasium en meer dan honderd nationaliteiten, was het bereiken van alle ouders en leerlingen complex. Applicatiebeheerder Marloes den Heijer vertelt hoe de school met hun eigen ‘Johan de Witt app’, de communicatie stroomlijnde en waarom een gedegen plan daarbij onmisbaar is.
Maak kennis met Marloes den Heijer. Ze werkt al bijna zeventien jaar bij de Johan de Witt Scholengroep, waar ze als applicatiebeheerder verantwoordelijk is voor een breed scala aan taken. Ze doet dit samen met Monja Kappenburg, die tevens leermiddelen coördinator is. De scholengroep is een bijzondere en dynamische omgeving in de binnenstad van Den Haag, met zes locaties en een zeer diverse leerlingenpopulatie, van praktijkonderwijs tot gymnasium. Wekelijks stromen er nieuwe leerlingen in, wat de school een uniek karakter geeft, maar ook communicatieve uitdagingen met zich meebrengt.
Wat waren voor jullie de belangrijkste redenen om op zoek te gaan naar een nieuwe communicatie app?
"De voornaamste reden was dat de communicatie AVG-technisch veiliger moest. We zagen dat er WhatsApp-groepen werden aangemaakt om klassen snel te kunnen bereiken, maar dat is wettelijk gezien niet toegestaan. Je wilt als school een professionele en veilige omgeving bieden, ook in de communicatie. Daarnaast merkten we dat onze weekberichten, die we per mail naar ouders en leerlingen stuurden, niet altijd goed gelezen werden.
Tot slot hadden we een snelle en directe manier nodig om iedereen gelijktijdig te informeren. Bijvoorbeeld in geval van een calamiteit of een roosterwijziging zoals een tropenrooster. We hadden behoefte aan één centrale, veilige en efficiënte tool om deze uitdagingen aan te gaan."
Jullie hebben vast meerdere opties bekeken. Waarom is de keuze uiteindelijk op Hoy gevallen?
"We hebben eerst gekeken of we het met onze bestaande systemen, zoals de berichtfunctie in Somtoday, konden oplossen. Dat bleek echter niet voldoende te zijn voor wat wij wilden. Binnen ons bestuur, VO Haaglanden, waren er al andere scholen, zoals het Einder, die heel enthousiast waren over Hoy. Hun positieve ervaringen waren voor ons een belangrijk signaal. We zochten een veelzijdige tool en de verhalen van andere gebruikers maakten ons duidelijk dat Hoy de juiste keuze was om onze communicatie echt te verbeteren."
Jullie hebben gekozen voor een eigen app: de Johan de Witt app. Wat was de reden achter die keuze?
"Dat was een duidelijke wens vanuit de directie. Een eigen app met de naam en uitstraling van de school zorgt voor herkenbaarheid en is voor ouders en leerlingen makkelijker te vinden in de app stores. Het voelt direct als de officiële app van de school, wat het vertrouwen en de adoptie ten goede komt. Het is echt onze app, en dat draagt bij aan de professionaliteit die we willen uitstralen."
Hoe wordt de app nu in de praktijk gebruikt en wat springt er voor jullie uit?
"Op dit moment gebruiken we de app vooral voor het versturen van berichten. Wat we heel fijn vinden, is dat je de communicatiestromen zelf kunt inregelen. We hebben er bijvoorbeeld voor gekozen dat ouders alleen contact kunnen opnemen met de mentor. Leerlingen daarentegen kunnen wél met al hun vakdocenten communiceren. Vooraf waren er wat vraagtekens of dat niet voor een overvloed aan berichten zou zorgen, maar in de praktijk valt dat reuze mee. Leerlingen stellen vooral relevante, belangrijke vragen. Een andere waardevolle functie is de mogelijkheid voor docenten om in te stellen dat ze in het weekend of na een bepaalde tijd geen meldingen ontvangen. Dat is niet alleen een technische instelling, maar ook een stukje bescherming van de werk-privébalans voor onze medewerkers."
Kun je een concreet succesverhaal delen sinds jullie de app gebruiken?
"Absoluut! Het organiseren van de ouderavonden op de locatie Hooftskade is een perfect voorbeeld. Voorheen was dat een tijdrovend proces waarbij mentoren iedereen moesten bellen om een afspraak in te plannen. Nu hebben we de afsprakenplanner in de app gebruikt, waarmee ouders zichzelf konden inschrijven op een tijdslot. Dat werkte boven verwachting goed en heeft ons enorm veel tijd bespaard. Het was een van de eerste keren dat we zagen hoe de app een proces echt makkelijker maakte, en dat enthousiasme begint zich nu ook naar andere collega's en locaties te verspreiden."
De implementatie op zes locaties tegelijk klinkt als een flinke uitdaging. Hoe hebben jullie de begeleiding vanuit Infowijs ervaren?
"De begeleiding vanuit Infowijs was super, daar kan ik heel duidelijk over zijn. We hebben meerdere workshops en trainingen gehad om ons op weg te helpen. De ondersteuning was uitgebreid en de uitleg was helder. Als er al onduidelijkheden waren, lag dat meer aan het feit dat wij intern nog moesten bepalen hoe we alles precies wilden inzetten. Maar de aandacht en de tijd die Infowijs nam om alles goed uit te leggen, hebben we als zeer positief ervaren."
Tot slot, wat is jouw gouden tip voor andere scholen die overwegen om met Hoy te starten?
"Mijn belangrijkste tip is: bedenk éérst wat je met de app wilt gaan doen en leg dat vast, voordat je het implementeert. Vaak wordt er een tool aangeschaft en gaan we daarna pas nadenken over het gebruik. Draai dat om. Stel een duidelijk communicatieplan op: wat gaat er via de app en wat niet? Denk ook tot in detail na over de inrichting. Mogen ouders bijvoorbeeld contact opnemen met een vakdocent, of alleen met de mentor? Als je dat vooraf helder hebt voor iedereen, is de implementatie veel efficiënter en voorkom je onduidelijkheid en weerstand. Dan wordt de app niet gezien als 'weer iets erbij', maar als een tool die het werk voor iedereen daadwerkelijk makkelijker maakt."
Foto's gemaakt door Eva Leget