Begin 2020 diende zich er voor alle scholen in Nederland een zeer veeleisende en compleet nieuwe situatie aan. Hoe gingen leraren, staf, ouders en leerlingen daarmee om? Wat was de eerste actie op het gebied van communicatie, toen de lockdowns werden aangekondigd en de deuren moesten sluiten?

Wij gingen op bezoek bij het 4e Gymnasium, een categoraal gymnasium in Amsterdam, waar we openhartig spraken met rector Jeroen Bergamin en jaarcoördinator Bobby van Essen. Waar waren ouders en leerlingen over te spreken? Wat waren valkuilen? Wat zijn de lessen die worden meegenomen naar het nieuwe schooljaar?

Bekijk het video interview

Bobby van Essen was ook nog te gast bij het Schoolcommunicatie Event 2021 om vragen te beantwoorden over het filmpje. Dit is hier terug te kijken.

Lees het interview

Wat ik graag wil behouden:
de ouder- en leerlingenraad
betrekken bij je communicatie,
nog voordat je iets verstuurt.

Bobby: Een van de eerste dingen die we deden toen de eerste lockdown werd afgekondigd, was bij elkaar komen om te bedenken "hoe vliegen we dit nou aan?". Alles wat we bedacht hadden, dat moeten we communiceren naar ouders. Maar dat was best wel veel, want het ging over hoe geven we online les, is het schoolgebouw wel of niet open, echt van alles.

Jeroen: Je wilt alles communiceren. Dus de docenten, schoolleiding en de jaarlaagcoördinatoren willen hun informatie kwijt naar de ouders en leerlingen. Maar op het moment dat die leerlingen allemaal thuis zitten en gaat iedereen mailen, appen, enzovoort.

Bobby: De leerlingen werden wel overspoeld door mails. Aan de ene kant werd het goed ontvangen dat we communiceerden, maar het werd wel gezien als heel veel.

Leerlingenwerving op een filmschool

Jeroen: De werving liep natuurlijk heel erg anders. Het was een hele tijd onduidelijk of er überhaupt fysieke open dagen georganiseerd konden worden. Inmiddels hebben wij het dus maar online gedaan. We hebben een webinar georganiseerd.

Bobby: Wij zijn een filmschool. Dat betekent dat we een filmvak hebben wat je in de eerste klas krijgt, maar ook kan kiezen tot en met je eindexamen. Dus we hebben echt wel veel spullen in huis, maar ook heel veel kennis in huis en ook een heleboel gemotiveerde leerlingen.

Jeroen: Er staan filmpjes op de website en er staan interviews op de website. En dan is dat de manier waarop je je informatie naar buiten brengt. We hebben een krantje uitgebracht. Ja, het is even afwachten hoe dat straks bij de aanmeldingen uit gaat pakken.

Nieuwe communicatiekanalen

Jeroen: We krijgen wel veel complimenten over de communicatie zoals we dat aanpakken. Wij gebruiken sinds een aantal maanden de Hoy app (hij heet de 4e Gymnasium app) waar alle ouders informatie op kunnen krijgen.

Bobby: Ons doel was om meer en directer contact met ouders te krijgen. Omdat we het idee hadden dat een kleine groep niet goed informatie konden vinden of mails niet lazen. Het was ingewikkeld om die ouders te bereiken. Maar op het moment dat ouders de Hoy app hebben, dan weet je dat ze de informatie krijgen. Dan hoef je daar niet over na te denken en dat zorgt er eigenlijk voor, dat zagen we ook in de statistieken, dat er meteen een paar honderd ouders binnen vijf minuten online waren om dat bericht te lezen! Nou, dat is heel prettig dat je dat kan zien, dat je daar vertrouwen in hebt. Dit zit goed. Ouders hebben dit gelezen en hebben dit gezien.

Jeroen: Wat we voorheen hadden was dat wij een centraal iemand hadden bij de administratie, en als wij een mail wilden versturen, dan stuurde we dat naar haar. Maar op sommige momenten duurt dat te lang, dan moet je echt even iets versturen. Met de Hoy app was meteen heel fijn dat ik nu zelf kon inloggen en met een druk op de knop alle ouders kon bereiken.

Bobby: Omdat het nu wat laagdrempeliger is en nou ja, eigenlijk beter werkt, is dat iets wat wat heel prettig is en dat heeft ons wel gered op sommige momenten.

Jeroen: De implementatie van Hoy verliep soepel. Daar was ik echt blij om, dat we net op tijd voordat de eerste lockdown begon begonnen waren met de communicatie app.

Het contact met andere scholen
kan alleen maar ten goede komen
aan het onderwijs.

Ouder- en leerlingenraad meer betrekken

Jeroen: We proberen nu ook al vooraf, dus nog voordat er een persconferentie is, ouders en leerlingen te informeren. Dat geeft mij wel het gevoel dat we op de goede weg zitten zijn als het gaat om communicatie.

Bobby: En ik denk dat we veel geleerd hebben over nadenken over je communicatie. Veel meer overleg, ook met de met de ouderraad en met de leerlingenraad. Ik heb ook veel meer overleg met de mentoren om te bespreken "zullen we dat eigenlijk nu wel op deze manier doen?"

Jeroen: Dat was heel waardevol. Dat is een winst die ik graag wil behouden: het betrekken van de ouderraad en de leerlingenraad bij je communicatie, nog voordat je het verstuurt.

Terugkijken

Bobby: We hebben aan het begin van het jaar altijd een ouderavond, via onze interne systemen kunnen we ook livestreams organiseren. Dus daar hebben we een livestream gemaakt, en dat gecommuniceerd via de app naar alle ouders. Het werkt gewoon heel goed en soepel. Door Corona zijn er wel dingen geweest die ik niet meer heb gedaan, en één van die voorbeelden is inderdaad de ouderavond. Maar toch denk ik nu, achteraf gezien, dat ik best wel zo'n livestream had kunnen doen. Dus ook als je niet te veel te vertellen hebt zou het goed geweest zijn als contactmoment. Dan hadden de ouders mij weer even gezien, en geweten "O ja, ze zijn met allerlei dingen bezig". Dat zou ik echt wel anders doen, daar heb ik wel spijt van dat ik dat niet alsnog gedaan heb.

Jeroen: Een frustratie bij mij is dat doordat alles zo snel verandert, je even vergeet dat je ook nog een school in ontwikkeling bent. En iets wilt met je onderwijsvisie. Dus dan gaat het vaak over 'hoe zorgen we zodat het morgen goed gaat'. En dat vind ik wel heel ingewikkeld, want daardoor staat je school praktisch stil. Anderhalf jaar. En dat vind ik niet goed voor het onderwijs.

Wat behoud je zeker, komend schooljaar?

Bobby: Voorheen zat je een beetje in de vertrouwde dingen, wist je precies wat je deed en dat wist iedereen van mekaar. En doordat je nu eigenlijk alles wel weer even moest heroverwegen en bedenken, is er ook veel meer overleg geweest. En als je dat efficiënt doet en niet te veel, is dat iets wat ik graag zou willen blijven doen.

Jeroen: Als ik heel mooi vind om te merken, en zo sta ik zelf ook wel in het onderwijs, dat het hele concurrentie idee meteen wegviel. We wilden er zijn voor elkaar, zodat we ook de problemen van een andere school konden helpen oplossen. En dat vind ik wel echt iets wat ze vast moeten houden als deze crisis weer voorbij is. Dat je dat je dat contact met de scholen ook houdt. Dat kan alleen maar ten goede komen aan het onderwijs.