De Campus in Breda bestaat uit drie scholen met een bijzonder onderwijsconcept: Markenhage (Dalton), Michaël College (Vrije School) en het Orion Lyceum (Pleion). Sinds twee jaar gebruiken de scholen de Schoolwiki, een digitale schoolgids. Conny Langen, staflid PR, communicatie en organisatie van De Campus vertelt waarom.
Waarom gebruiken jullie de Schoolwiki?
“Vroeger hadden we drie aparte schoolgidsen, die we als pdf op de website publiceerden. Het updaten was altijd behoorlijk arbeidsintensief. We begonnen er na de voorjaarsvakantie al mee, want voor 1 oktober moesten de schoolgidsen geactualiseerd zijn. Het was een hele organisatie om de gidsen compleet te maken. We hebben een unieke samenwerking in de bovenbouw, waardoor informatie overlapt en centraal gedeeld kan worden. In de onderbouw wordt er vooral schooleigen gewerkt, wat weer directe informatie betreft voor de eigen locatie. Om dit alles goed in de drie verschillende schoolgidsen te krijgen, was een hele organisatie. Vooral omdat we de informatie van diverse kanalen moesten ontvangen. Je deelde dan een gezamenlijk document, maar dan had er weer iemand in de verkeerde Word-versie gewerkt of je kreeg het gemaild, waardoor je alles goed moest gaan verzamelen. Ook was je afhankelijk van input en die kwam niet altijd op tijd, waardoor er tijdsdruk ontstond. Bij de pdf-versies is het ook zo dat deze al snel verouderd is. Ook stond er vaak dubbele informatie in. De rector wilde graag dat het efficiënter werd georganiseerd en verzocht mij om te gaan kijken naar digitale mogelijkheden.”
Hoe kwam je bij Infowijs?
“Ik ben gaan zoeken en kwam een stuk of drie partijen tegen. Mijn voorkeur ging al vrij snel uit naar Infowijs. Ik heb contact gelegd en informatie gevraagd en werd alleen maar enthousiaster. Elke verkopende partij prijst natuurlijk zijn product aan, daarom wilde ik graag informeren bij scholen die de Schoolwiki al in de praktijk gebruikten: hoe beviel het nu echt? Ik heb aan Infowijs gevraagd of ik andere scholen hierover kon benaderen. Ik kreeg via Infowijs namen door, waar ik contact mee kon opnemen. Ik heb gesproken met diverse mensen op andere scholen en ook met diverse locaties. Iedereen was het er unaniem over eens dat de Schoolwiki tijdsbesparing oplevert en was enthousiast over het gebruiksgemak van de Schoolwiki. We hebben toen al snel besloten om definitief voor de Schoolwiki te kiezen.”
Hoe bevalt de Schoolwiki?
“Het is voor ons echt een uitkomst. Het is zo fijn dat de Schoolwiki altijd up-to-date is. Als er iets aangepast moet worden, doe je dat meestal gelijk. Het leerlingenstatuut, de lestijden, vakanties, overgangsnormen, PTA’s, de profielkeuzeformulieren, enzovoort. Er staat heel veel informatie in zo’n schoolgids. We hebben die druk aan het eind van het schooljaar nu veel minder om ervoor te zorgen dat de schoolgids na de zomervakantie weer up-to-date is. Digitaal gaat dit veel makkelijker en sneller. Het levert echt heel veel tijdbesparing op. Niet alleen voor mij, maar ook voor de rector en andere collega’s die er bij betrokken zijn. Je hebt nu een betere regie over het beheer. Ik krijg wijzigingen door en kan dit eventueel snel kortsluiten met de rector. Verder kun je redactiestukken uitzetten en controleren, voordat deze geplaatst worden. Daarnaast is Infowijs een heel prettige partij om mee samen te werken. Ze reageren altijd snel en staan open voor tips. De implementatie vraagt in het begin even werk, maar vanuit Infowijs word je hiermee goed geholpen en ondersteund.”
Jullie drie scholen vallen onder één Schoolwiki. Hoe werkt dat?
“De link naar de Schoolwiki staat op de website van elke school. Je kunt een keuze maken voor de juiste school en dan op onderwerp zoeken. Je kunt ook de hele schoolgids per school lezen zonder dat je een bepaald zoekwoord intypt. Sommige onderdelen zijn hetzelfde voor alle drie de scholen, bijvoorbeeld het gedeelte ondersteuning – dat gaat over onderwerpen als de vertrouwenspersoon en bijvoorbeeld het dyslexieprotocol.”
Je bent ook bij de laatste Meetup van Infowijs geweest?
“Ja, dat klopt. Ik was pas geleden voor het eerst op zo’n Meetup met een aantal collega's van andere scholen. Op veel scholen is er maar één iemand verantwoordelijk voor de communicatie en PR. Ik ben ook de enige in deze functie van de drie scholen hier. Het is dan fijn om mensen te ontmoeten die hetzelfde doen om inzichten of tips te delen, te overleggen en elkaar te ondersteunen. We hebben nu ook een app-groep via de Hoy-app van Infowijs (de Schoolcommunicatie App). Dat is handig om snel contact te leggen of om vragen te stellen.”
Foto's door Eva Leget en interview door Thessa Lageman