In een voorgaand blog schreven we al over de 10 onmisbare schoolgidsonderwerpen van 2021 (lees deze blog hier). In dit blog geven we je een klein stappenplan mee voor het indelen van je schoolgids. Let op, dit is natuurlijk een leidraad uit onze eigen ervaring. Er bestaat namelijk niet één gouden regel voor het indelen van je schoolgids.

Het belangrijkste element van de schoolgids is de vindbaarheid van de informatie. Bij een ouderwetse schoolgids gaat dit voornamelijk om een overzichtelijke indeling, maar bij digitale schoolgidsen (zoals de Schoolwiki) wordt gebruik gemaakt van een zoekfunctionaliteit. Dus zorg ervoor dat ouders, leerlingen en personeel de voor hen relevante informatie snel kunnen vinden.

Bovendien moet er ook rekening worden gehouden met een aantal verplichte onderwerpen die moeten worden opgenomen in de schoolgids. Hierbij kan je denken aan vragen als "hoe wordt ondersteuning voor leerlingen door de school vormgegeven?", "wat is het verzuimbeleid?", "wat is het onderwijsleerproces", of "wat zijn de samenwerkingsverbanden van de school". Ontzettend diverse onderwerpen dus, en daarom is het zo belangrijk om alles te doen dat de gebruiker de gewenste informatie makkelijk kan vinden. Digitale schoolgidsen geven vaak ook statistieken over wat er het meest wordt gezocht, en met welke termen.

Al deze informatie zorgt ervoor dat de schoolgids voor de meeste scholen een dik boekwerk wordt. Hoe zorg je er dan voor dat alle informatie overzichtelijk blijft en goed vindbaar is?

1. Ten eerste is het belangrijk dat je met je collega’s bepaalt wat de inhoud van je schoolgids precies gaat zijn. Pas wanneer je alle informatie en onderwerpen hebt verzameld, kun je van start met de indeling.
   

2. De meeste scholen hanteren een aantal ‘algemene’ titels of koppen, waaronder de rest van de informatie makkelijk te schalen valt, bijvoorbeeld: ‘algemeen’, ‘de school’, ‘communicatie’, ‘begeleiding’, ‘praktische zaken’ en ‘contact’. Beslis met elkaar welke koppen handig zijn om te gebruiken en welke informatie vervolgens onder welk kopje past. Een soort boomstructuur dus.
   

3. De testfase. Eventueel kun je aan een collega vragen (die de schoolgids niet heeft geschreven) of hij of zij makkelijk informatie kan vinden. Vraag deze of hij bijvoorbeeld makkelijk het ‘pestprotocol’ kan vinden, of informatie kan terugvinden over ‘verlof’. Vraag de tester ook gebruik te maken van synoniemen. Zo’n testfase betaalt zich altijd uit: als de indeling van je schoolgids eenmaal logisch is, hoef je het niet ieder jaar meer te veranderen.
   

4. Tot slot, zorg ervoor dat je schoolgids actueel blijft. Sommige veranderingen zal je willen doorvoeren bij het vaststellen van de informatie voor een volgend schooljaar: misschien blijkt uit de praktijk dat de indeling van de schoolgids toch niet zo effectief is, of vragen ouders om bepaalde informatie, en dus zal je die informatie op een andere manier moeten aanbieden. Maar ook gedurende het jaar gebeuren dingen waardoor sommige teksten een update behoeven: een docent die vertrekt, maar nog wel wordt genoemd als contactpunt, nieuw communicatiebeleid dat direct impact heeft, of grote veranderingen door iets wat we allemaal niet hadden zien aankomen (zoals de coronacrisis). Zorgen dat de schoolgids up-to-date blijft is dus van het grootste belang, zodat ouders altijd kunnen vertrouwen op de schoolgids als eerste bron van (praktische) informatie.

Hoe richt je een schoolgids het beste in?

Een schoolgids heeft geen vast stramien. Wat inhoudt dat scholen vrij flexibel zijn in het indelen van hun eigen schoolgids. Tegelijkertijd is dit ook een uitdaging: hoe structureer je alle informatie zo efficiënt mogelijk? We geven hier een kort voorbeeld van hoe je een schoolgids zou kunnen indelen, gebaseerd op hoe we dat bij onze klanten zien. Maar pas dit vooral aan naar de wensen van jouw school!

1. De eerste deelpagina betreft vaak ‘De school’ waar algemene informatie te vinden is. Denk hierbij aan een stuk achtergrond/geschiedenis van de school, en de visie en missie.
2. Een tweede veelvoorkomende deelpagina is ‘onderwijs’ waarop alle onderwijs-gerelateerde activiteiten uiteen worden gezet: het aanbod onderwijs, bijzonder onderwijs, schoolexcursies, lessentabellen, extra onderwijs voor talentleerlingen, en dergelijke zaken.
3. Een derde pagina die we vaak zien terugkomen is ‘zorg en begeleiding’ of ‘leerlingbegeleiding’. Op deze pagina worden zaken gedeeld die gaan over de ondersteuning van leerlingen: bijvoorbeeld over de mentoren, remedial teacher en de dyslexiecoach. Ook zaken als privacy en veiligheid kunnen op deze pagina terugkomen.
4. Een vierde voorkomende pagina is ‘praktische’ of ‘alledaagse zaken’ Op deze pagina komen dingen terug als: schoolvakanties, ouderbijdrage, verzuimregeling, schoolbenodigdheden, of financiën.
5. Wat ons betreft één van de belangrijkste pagina's; ‘communicatie’. Alhoewel sommige scholen dit onder 'alledaagse zaken' vermelden, zien wij bij veel scholen de voordelen van een helder overzicht meteen terug. Het is een breed onderwerp, wat gaat over oudergesprekken, informatieavonden, medezeggenschapsraad, contactgegevens van relevante medewerkers voor ouders, en natuurlijk op wat voor manieren er binnen school wordt gecommuniceerd (denk aan uitleg over de Hoy app). Op deze manier zorg je dat alle communicatieprocessen goed lopen, en iedereen altijd bij de juiste persoon of informatie terecht komt.
6. Tot slot, een pagina met contactgegevens: adresgegevens van de school, e-mailgegevens, en andere handige contactgegevens en/of partijen zoals de koepel.

Extra pagina’s

1. Een andere pagina waar een aantal scholen voor kiest is ‘regels en voorschriften’. Op deze pagina komen alle reglementen en protocollen naar voren, te denken valt aan: pestprotocol, criminaliteit, huiselijk geweld, of meldcodes.
2. Sommige scholen kiezen ervoor een pagina als ‘financiën’ apart te zetten. Deze is ook optioneel, omdat het eventueel ook onder ‘praktische zaken’ zou kunnen vallen.
3. De teampagina is tot slot een optionele pagina. Sommige scholen kiezen ervoor om naam, functie en foto te delen van medewerkers. Sommige scholen delen juist helemaal geen gegevens van medewerkers. Het is uiteraard ook mogelijk om alleen naam en schoolemail te delen, zodat er nog wel wordt voldaan aan de AVG-wetgeving.