Gastblog

De leerlingenwerving bij OSG Hugo de Groot tijdens de coronacrisis

Geschreven door Annemieke Rosenquist op 12 apr. 2021

Na een redelijk onbezorgde zomer waarin de besmettingen niet heel hoog waren en we toch redelijk wat bewegingsvrijheid hadden, begonnen we het nieuwe schooljaar vol goede moed. Helaas bleek al snel dat het aantal besmettingen omhoog ging zodra de zomervakanties waren afgelopen en de scholen hun deuren weer hadden geopend. Voor ons op OSG Hugo de Groot was het ook heel spannend; in november stond voor ons de eerste open inloopavond gepland. Zou deze door kunnen gaan? We konden ons maar moeilijk voorstellen hoe dit er online uit moest zien.

Hugo de Groot op film

Al snel werd er Rotterdam-breed besloten dat ouders niet in school mochten komen. Dit was natuurlijk voor ons (zoals voor alle andere scholen) natuurlijk een domper. We moesten flink omschakelen, en als alternatief kozen wij ervoor om twee leerlingen een virtuele rondleiding door de school te laten geven. Op deze manier konden zij de leuke plekjes van de school laten zien en enkele lessen volgen, om toekomstige leerlingen een goed beeld te geven. Voor het einde van deze rondleiding maakten we een quiz. Een filmploeg kwam in de school, een script werd geschreven, docenten werden geïnstrueerd. De lancering van de film was op de avond waarop eigenlijk de inloopavond zou zijn. Van tevoren hebben we flyers gemaakt en die bij zoveel mogelijk basisscholen langsgebracht om de virtuele rondleiding met prijsvraag te promoten, inclusief posters met daarop onze overige activiteiten.

De film werd goed bekeken en op social media hebben we de winnaars bekend gemaakt. Een mooie tablet was de hoofdprijs en ook de klasgenoten van de winnaar werden getrakteerd op een goodiebag.

Meer op social

Omdat we op zoek moesten naar vervanging van fysieke kanalen, hebben we onze social mediakanalen dit jaar nog beter en regelmatiger ingezet. We posten met name veel content over wat we allemaal doen voor onze huidige leerlingen, en promotieactiviteiten voor nieuwe leerlingen. Zo bieden wij onze leerlingen diverse naschoolse activiteiten, de Hugo Clubs, zoals schaken, handboogschieten, tafeltennis, klimmen, en hebben we een debatclub en een leesclub, theater, dans en lego-league. Maar we plaatsen natuurlijk ook leuke activiteiten die leerlingen ondernemen, zoals fietsen naar Delft voor een gymopdracht, of het uitdelen van een kerstattentie door mentoren bij de leerlingen aan huis tijdens de lockdown. We hebben echte verkiezingen gehouden, georganiseerd door de leerlingenraad. Verder vermelden we vaak leuke weetjes, zoals dat het op 22 maart jl. 400 jaar geleden was dat Hugo de Groot in een boekenkist ontsnapte. Neem gerust een kijkje op onze Instagram!

Samenwerkingen

Intern hebben we een PR-team, waarbij we een goede verdeling hebben voor wie wat doet. Ook hebben we Team Hugo: leerlingen die helpen met scholenmarkten en PR-activiteiten. Verder werken we met een extern communicatiebureau, en zij hebben geholpen met het maken met de film voor de digitale rondleiding, het drukken van de flyers en het meedenken over het inzetten van promotieactiviteiten op social. Daarnaast hebben zij voor ons interviews afgenomen met alumni en daarbij prachtige foto’s gemaakt. Deze staan op de website en zijn gepromoot op onze socials. Dit biedt ons de kans om echt goed te laten zien wat wij als school te bieden hebben, en wat je als leerling kan verwachten.

Open lesmiddagen

Er stonden drie open les ochtenden/middagen gepland. In november is de open lesochtend voor de basisscholen die onder ons bestuur vallen, gelukkig nog doorgegaan. Hierdoor hebben we in elk geval nog wat basisschoolleerlingen onze school kunnen laten zien en het Hugo gevoel laten ervaren.

In januari stond een tweede open lesmiddag gepland, evenals ons grote open huis. Vanuit het bestuur en de gemeente werd besloten dat dit niet fysiek door mocht gaan. Dus moesten we toen in anderhalve week een livestream organiseren. Daarbij hebben we nog een tip van Infowijs gekregen over een bureau dat dit voor ons zou kunnen doen. De organisatie was wel even hectisch, want we hadden de wens om zeven lessen te laten filmen, zonder leerlingen in school. Dit vergde grote creativiteit van onze docenten. Zij bedachten in een korte tijd hoe zij in een paar minuten filmtijd een leuk, interactief lesje konden geven dat een goed beeld van hun vak (en de Hugo) zou geven. Dit is ontzettend goed gelukt, hier zijn we wel heel trots op! Op de avond van ons open huis was de livestream in de vorm van een talkshow setting. We hebben een script geschreven en een paar docenten, directie, leerlingen en ouders werden in drie rondes aan tafel geïnterviewd door de directeur.

Tussen de livestream rondes door konden de groep 8-leerlingen thuis met hun ouders de opgenomen lesjes bekijken en kregen zij een digitale rondleiding door de school, waarbij zelfs gebruik is gemaakt van een drone. Via de chat konden leerlingen en ouders tijdens de livestream vragen stellen die we direct konden beantwoorden. De avond was een groot succes!

Alle fysieke scholenmarkten werden ook geannuleerd. Als alternatief is er voor alle scholen in Rotterdam een digitale scholenmarkt opgezet. Hier hebben wij ook aan deelgenomen.

Terug naar normaal?

De inschrijfperiode is voorbij en we hebben zelf iets meer inschrijvingen dan vorig jaar. Daar zijn we natuurlijk ontzettend blij mee. Infowijs heeft geholpen om onze website met de informatie voor groep 7 en 8 leerlingen mooi vorm te geven. De digitale rondleiding, de livestream, de interviews met alumni en de verschillende proeflesjes zijn er allemaal terug te vinden. Dit materiaal is voor langere tijd bruikbaar en zullen we verder uitbouwen de komende jaren, zodat basisschoolleerlingen en hun ouders op elk moment een goed beeld van onze school kunnen krijgen.

Natuurlijk hopen wij dat we volgend jaar een fysiek open huis mogen houden waarbij we leerlingen een echt kijkje in de school kunnen geven. Toch overwegen we om volgend jaar de eerste inloopavond weer als livestream te doen. Dit is laagdrempelig; ouders en leerlingen kunnen vanuit huis de livestream volgen en we kunnen er een interactieve avond van maken. Wel hopen we dat de leerlingen weer diverse mogelijkheden hebben voor een open lesochtend en -middag en ook kijken we er naar uit om ons open huis weer fysiek te houden.

Sommige leerlingen die zich nu hebben ingeschreven om volgend schooljaar bij ons te beginnen, zijn nog niet eerder in school geweest. We zullen zeker extra aandacht geven aan de wenmiddag voor onze nieuwe brugklasleerlingen die voor hen gepland staat in juni.

We hopen op een heel mooi en wat ‘normaler’ nieuw schooljaar; maar we nemen ook zeker onze ervaringen mee!

Dit blog is geschreven door Annemieke Rosenquist, PR-coordinator bij OSG Hugo de Groot, een school voor mavo, havo en vwo in Rotterdam.