De werving verliep dit schooljaar 180 graden anders dan hoe we het voorheen deden. Geen fysieke, maar een online ontmoeting. Dat besluit hebben we bij het Cals College al snel gemaakt.
Het betekende voor ons dat ‘alles’ anders moest, en dat we alle nieuwe initiatieven vanaf de start hebben bedacht.
Alles interactief online
We zijn met een projectteam, bestaande uit schoolleiders en de afdeling communicatie, gestart en hebben gebrainstormd over de wijze waarop we de onderdelen van onze werving in een online vorm wilde gieten. Het belangrijkste punt hierbij was dat er mogelijkheid zou zijn tot interactie en dat men het Cals echt kon beleven.
Om een goed beeld te vormen van wat er bij het Cals paste, hebben we veel nagedacht en onder andere ook online wervingsmomenten van andere vo-scholen bijgewoond. Op die manier kwamen we tot ons eigen concept. Dat was work in progress en het duurde even voordat dat helemaal stond, maar toen dat eenmaal zo was hebben we dit op de twee Cals vestigingen belegd.
Uiteindelijk heeft het geresulteerd in online proeflessen voor leerlingen. Deze vonden via video plaats, en er werd een box met materiaal geleverd. Deze proeflessen konden op klas- of individueel niveau gedaan worden.
Voor ouders hebben we online informatieavonden georganiseerd waarin ze per onderwerp video's konden bekijken voor informatie, en konden inbellen via Teams om hun vragen te stellen. Zo konden ze zelf het verloop van hun avond bepalen en de onderdelen uitkiezen die pasten bij hun behoeften. Tijdens de online open dagen gingen we via Instagram live met onze leerlingen, zodat zij de school konden laten zien en vragen van groep 8 leerlingen konden beantwoorden. Dit leverde leuke interactie op en een gevoel van samenzijn tijdens de online open dag.
Geen draaiboek, geen routine
We hebben veel intern belegd en uitgevoerd, maar we hadden niet alle expertise in huis. Zo hebben we samengewerkt met een video productieteam die dat tientallen video’s heeft gemaakt: van video’s voor informatieavonden voor ouders, met rondleidingen of meest gestelde vragen, tot opnames van docenten voor proeflessen die leerlingen thuis konden doen. Onze vormgever heeft voor de online open dagen een interactieve PDF gemaakt die aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk was. Hierdoor konden mensen thuis onze school beleven van achter hun computer. We hebben zelfs drone opnames laten maken van onze gebouwen, en we hebben samen met onze partner een uitgebreide social media campagne ingezet.
Intern heeft de afdeling communicatie zich volledig op de werving toegelegd. Daarom hebben we besloten om werkzaamheden die normaal werden gedaan in deze periode uit te besteden, en bepaalde projecten on-hold te zetten. De inspanningen om de werving tot een succes te maken waren enorm: er was geen draaiboek, geen routine. Maar door met een goed team samen te werken, strak projectmanagement toe te passen en gebruik te maken van elkaars kwaliteiten hebben we naar onze mening een erg mooi palet aan mogelijkheden kunnen aanbieden.
Terug naar normaal?
Deze noodzaak heeft ook zeker kansen geboden: we hebben dingen gedaan die we anders nooit zouden doen. Simpelweg, omdat het nu moest. Dat heeft tot veel mooie initiatieven geleid, die we zeker niet willen loslaten wanneer er weer een ‘normaal’ is. Zo willen we de Cals Experience Box (een volledig gevulde box met lesmateriaal & links naar instructiefilmpjes voor de hele groep 7/8) en de Cals @home box (een volledig gevulde doos met lesmateriaal & links naar instructiefilmpjes op individueel niveau), zeker blijven inzetten.
We zien dat deze nieuwe manier van werving een toegevoegde waarde heeft en erg wordt gewaardeerd. In het voorjaar gaan we al nadenken over de werving voor schooljaar 2012-2022, zodat we meer tijd hebben voor de voorbereiding en nog beter beslagen ten ijs komen.
Dit blog is geschreven door Annelies de Vries en Sanne Betten, communicatiemedewerkers van het Cals College. Het Cals College is een school voor voortgezet onderwijs in de provincie Utrecht. De vestiging Nieuwegein biedt havo, atheneum, gymnasium, tweetalig onderwijs en technasium aan en de vestiging IJsselstein biedt basis, kader, mavo, havo en onderbouw atheneum aan.