De jaarlijkse aanmeldperiode: een tijd van stress en stapels papieren formulieren, of een soepel en overzichtelijk proces? Voor veel scholen is het eerste helaas nog de realiteit. Gelukkig kan het ook anders. Met een digitale aanmeldtool bespaar je niet alleen zeeën van tijd, je biedt nieuwe ouders en leerlingen ook een warm en professioneel welkom.

In deze blog ontdek je de voordelen van een digitaal aanmeldproces. We laten je zien hoe je de administratieve last drastisch kunt verlagen en tegelijkertijd de ervaring voor ouders verbetert. Zeg maar dag tegen de papieren formulieren en hallo tegen rust en overzicht, zelfs tijdens de drukste periode van het schooljaar.

De jaarlijkse puzzel van papieren aanmeldingen

Ken je dat? Tijdens de centrale aanmeldweek stromen de nieuwe aanmeldingen binnen. Een hoopvol teken, maar ook het startschot voor een enorme administratieve klus. Elk formulier moet handmatig worden gecontroleerd: is alles wel ingevuld, is het handschrift leesbaar en klopt het BSN-nummer wel? Een spelfout in een e-mailadres betekent nabellen, en als het telefoonnummer niet klopt, moet je gaan mailen. Het is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Al die gegevens moeten vervolgens handmatig worden overgetikt in het leerlingadministratiesysteem. Bakken met werk, waarbij een klein foutje zo gemaakt is.

Een verademing voor de schooladministratie

Stel je nu eens een andere werkwijze voor. Eén waarin alle aanmeldingen netjes en overzichtelijk op één digitale plek binnenkomen. Dat is precies wat Brugger, onze digitale aanmeldtool, voor je doet. Dit levert je direct een aantal grote voordelen op:

• Automatische controle: Brugger controleert ingevulde gegevens automatisch. Een BSN, e-mailadres of postcode wordt direct gevalideerd. Zo weet je zeker dat de data die je ontvangt correct is.
• Enorme tijdsbesparing: Omdat je niet meer hoeft te controleren, na te bellen of gegevens over te typen, bespaar je kostbare tijd die je kunt besteden aan andere belangrijke zaken.
• Eenvoudige overdracht naar het LAS: Zet aanmeldingen met één klik over naar je leerlingadministratiesysteem via een koppeling met Magister Join en Somtoday Connect.
• Veilig en AVG-proof: Gevoelige informatie, zoals een BSN of medische gegevens, wordt end-to-end versleuteld opgeslagen. Alleen jij kunt erbij met een eigen wachtwoord, wat zorgt voor een veilige verwerking die voldoet aan de hoogste standaarden.

Zelfs als je ervoor kiest om ouders op school te helpen met aanmelden, is een digitaal formulier via een tablet of laptop sneller, makkelijker en veiliger dan de papieren variant.

Een warm welkom voor nieuwe ouders

De aanmelding is vaak het eerste officiële contactmoment tussen ouders en de nieuwe school. Een soepel en gebruiksvriendelijk proces draagt direct bij aan een positieve indruk. Ouders kunnen het formulier invullen waar en wanneer het hen uitkomt, op een laptop, tablet of mobiel. En dat het echt zo eenvoudig is, blijkt wel uit het feit dat we tot op heden nog nooit een supportvraag van een ouder hebben ontvangen over het invullen van het formulier. Als de aanmelding is afgerond, worden ouders verrast met een feestelijke confetti-animatie; het is immers een mijlpaal! Ze ontvangen daarna direct een bevestigingsmail, die je als school volledig naar eigen wens kunt inrichten.

Visuals 2

De controle in jouw handen

Gebruiksvriendelijkheid staat bij ons voorop, niet alleen voor de ouder, maar ook voor jou als beheerder. In Brugger kun je zonder technische kennis eenvoudig je eigen aanmeldformulier samenstellen. Je kunt meerdere formulieren aanmaken, bijvoorbeeld per locatie of leerniveau. Vragen toevoegen, de volgorde aanpassen of verplichte velden instellen is een fluitje van een cent. Zo heb je volledige controle over de informatie die je uitvraagt en de manier waarop je met ouders communiceert.

Visuals 3

Zeg maar dag tegen de administratieve rompslomp

De overstap naar een digitaal aanmeldproces is meer dan een efficiëntieslag. Het verlaagt de werkdruk bij de administratie, minimaliseert de kans op fouten en zorgt voor een veilige omgang met persoonsgegevens. Tegelijkertijd geef je ouders en toekomstige leerlingen een moderne en professionele eerste ervaring met de school. Het is een win-winsituatie die rust brengt in een van de meest hectische periodes van het schooljaar.

Wil je met eigen ogen zien hoe eenvoudig en effectief Brugger werkt? Bekijk dan de uitgebreide webinar waarin we je stap voor stap meenemen door alle mogelijkheden.