Bij Infowijs streven we ernaar om de communicatie tussen scholen en ouders te verbeteren. Met ons nieuwste product, Brugger, richten we ons op het digitaliseren van het aanmeldproces voor middelbare scholen om hun administratieve processen te moderniseren en efficiënter te maken.

In deze blogpost lees je alles over de ervaringen van drie onderwijsprofessionals die nauw betrokken waren bij de pilotfase van Brugger: Remco Wijnbergen van de Veluwse Onderwijsgroep, Niek Aikema van De Meerwaarde en Rik Bogaard van De Goudse Waarden.

In co-creatie met middelbare scholen
Vanaf het prille begin van Infowijs buigen wij ons samen met scholen over de vraag hoe we ouders beter met scholen kunnen verbinden. Dit co-creatieproces was ook essentieel bij de ontwikkeling van Brugger met de drie founderscholen.

Remco Wijnbergen benadrukt: “Brugger is een product dat écht door middelbare scholen is uitgedacht.” Deze nauwe samenwerking stelde de scholen in staat om hun specifieke behoeften en uitdagingen te delen, wat resulteerde in een digitale aanmeldtool die een oplossing biedt voor de problemen waar middelbare scholen tegenaan lopen en niet zomaar een generieke oplossing is.

Eén van de kernwaarden van Infowijs is de betrokkenheid bij en het luisteren naar de eindgebruikers. Zo zorg je voor oplossingen die niet alleen technisch sterk zijn, maar ook perfect aansluiten bij de dagelijkse praktijk van middelbare scholen. Door voortdurend in contact te staan met de toekomstige gebruikers, probeer je te waarborgen dat de tool blijft voldoen aan de behoeften van de scholen. Niek Aikema beaamt dit: “Het co-creatieproces was zeer positief. We voelden ons echt gehoord en hadden het gevoel dat we bij De Meerwaarde voor 200% inspraak hadden.”

Verouderd papieren aanmeldproces
Voor de introductie van Brugger stonden scholen voor verschillende uitdagingen met hun traditionele papieren aanmeldproces. Het oude systeem was niet alleen arbeidsintensief, maar ook inefficiënt en foutgevoelig. Niek Aikema beschrijft de situatie: “Het papieren aanmeldproces was omslachtig en tijdrovend. Ouders vulden vaak formulieren onvolledig of onleesbaar in, wat leidde tot een aanzienlijke administratieve last. Gegevens moesten handmatig worden overgenomen in het systeem, wat tijd kostte en de kans op fouten vergrootte. Soms waren handschriften moeilijk te lezen, ontbrak cruciale informatie of was er sprake van verouderde gegevens, zoals telefoonnummers en adressen.”

Daarnaast was er een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid voor ouders, die vaak meerdere stappen moesten doorlopen om hun kinderen aan te melden. Rik Bogaard benadrukt de complexiteit van het papieren proces: “Ouders moesten formulieren uitprinten, invullen, scannen en opsturen. Dit was niet klantvriendelijk en zorgde voor veel extra werk bij de administratie, zoals het handmatig overtypen van gegevens in Somtoday.”

De behoefte aan een efficiënte en betrouwbare digitale oplossing werd steeds duidelijker. De scholen zochten naar een manier om niet alleen tijd en moeite te besparen, maar ook om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren en de communicatie met ouders te stroomlijnen.

De voordelen van Brugger
Voor de founderscholen kwam de introductie van Brugger op precies het juiste moment. Zeker met de nieuwe centrale aanmeldweek voor de deur. Doordat het gros van alle aanmeldingen in één week binnenkomt, neemt de tijdsdruk toe en is de kans op het maken van fouten groter. Gelukkig is hier bij de ontwikkeling van Brugger over nagedacht. Zo integreert het naadloos met het leerlingadministratiesysteem en worden gegevens automatisch en nauwkeurig ingevoerd. Dit minimaliseert de kans op menselijke fouten, die in het verleden vaak voorkwamen bij het handmatig overtypen van gegevens.

Niek Aikema beschrijft hoe Brugger deze fouten vermindert: “Door de automatische verwerking van gegevens met Brugger worden veelvoorkomende fouten, zoals onjuist ingevulde velden of onleesbare handschriften, vrijwel geëlimineerd. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar zorgt er ook voor dat scholen met actuele en correcte informatie werken.” Dit aspect maakt de tool niet alleen betrouwbaarder, maar ook tijdsefficiënter voor administratief personeel.

Voor ouders biedt Brugger een duidelijke en eenvoudige gebruikersinterface, wat het invullen van formulieren een stuk makkelijker maakt. Rik Bogaard merkt op: “De gebruiksvriendelijkheid van Brugger is een van de grootste voordelen. Ouders kunnen nu in een paar eenvoudige stappen alle benodigde informatie digitaal indienen, zonder gedoe met papieren formulieren.”

De digitalisering via Brugger scheelt scholen kostbare tijd en middelen. Remco vertelt: "De centrale aanmeldweek verliep dankzij Brugger veel gestructureerder en soepeler dan anders het geval was geweest en verminderde de druk op de medewerkers van de administraties. Zo kon één van onze part-time medewerkers alleen alle 180 aanmeldingen verwerken gedurende de aanmeldperiode. Dat was eerder ondenkbaar. De techniek achter Brugger is erg sterk.”

Brugger als betrouwbare partner tijdens de centrale aanmeldweek
Als we kijken naar het kernprobleem dat uit onze gesprekken met scholen naar voren komt, is er de afgelopen jaren een noodzaak voor scholen geboren om hun aanmeldproces te moderniseren en efficiënter te maken. Het papieren aanmeldproces was een administratieve last en de kwaliteit van de gegevens was ook niet te waarborgen. Met Brugger is er volgens de founderscholen een oplossing gekomen.

Met Brugger heb je een gebruiksvriendelijke digitale aanmeldtool, die tijdens de drukke centrale aanmeldweek altijd zorgt voor correcte gegevens en zeeën van tijd bespaart voor de administratie. Dit maakt van Brugger een betrouwbare partner tijdens de centrale aanmeldweek.

Om ervoor te zorgen dat nog meer middelbare scholen van deze voordelen kunnen profiteren, zal Brugger vanaf het schooljaar 2024-2025 beschikbaar zijn voor een introductieprijs voor de eerste vijftig scholen. Vraag hier direct een demo aan!