Voor de Master Digital Business and Innovation aan de Vrije Universiteit van Amsterdam, heb ik (Sanne) met vier studiegenoten onderzoek gedaan naar het gebruik van schoolcommunicatie app Hoy in de praktijk. Het doel van het project was om de invloed van een nieuwe digitale technologie in een bepaalde werkomgeving te onderzoeken, waarbij onderliggende mechanismen van het gebruik duidelijk werden. Immers, technologie beïnvloedt mensen en mensen beïnvloeden technologie.

Onze focus lag voornamelijk op de ervaringen van docenten met de Hoy app en de inzet van Hoy om contact te houden met ouders. Hiervoor hebben we docenten geïnterviewd van diverse scholen die Hoy gebruiken, van Voortgezet Speciaal Onderwijs (VSO) tot grotere scholen met een breed onderwijsaanbod.

Doel van het onderzoek

Daar waar de intentie van Infowijs is om o.a. de ouderbetrokkenheid te verhogen met inzet van de app, zochten wij naar werkelijke ervaringen van docenten, zowel positief als negatief. Om het onderzoek verder af te bakenen hebben wij gekeken naar de band tussen docenten en ouders in een digitale omgeving gedurende de pandemie. Gezien docenten en ouders elkaar niet meer fysiek kunnen zien, zijn beide partijen genoodzaakt om alleen digitale middelen te gebruiken om het contact te behouden.

De focus van het onderzoek ligt op de uitdagingen die bij het behouden van de docent-ouder band komen kijken en verkent de mogelijkheden om deze uitdagingen te overwinnen. Op basis hiervan, luidde de onderzoeksvraag:

“Op welke manier kan Hoy worden ingezet door docenten van middelbare scholen om de band met ouders te behouden gedurende een pandemie?”

In deze blog worden de bevindingen van dit onderzoek besproken, waarna enkele suggesties worden gedaan voor het verhogen van de inzet van Hoy en zo ook het versterken van de docent-ouder band.

Domino-effect

Uit het onderzoek kwamen meerdere interessante bevindingen. Zo erkenden alle geïnterviewde docenten het belang van goed contact met ouders. Docenten zijn meer digitale middelen gaan gebruiken om het contact met ouders te behouden, hierbij voornamelijk te denken aan WhatsApp, e-mail, sociale media en gecentraliseerde communicatiemiddelen zoals Hoy. Het gebruik van een bepaald communicatiemiddel hangt af van de mate van urgentie en belangrijkheid van de boodschap. Het snelle en korte berichtenverkeer via WhatsApp en Hoy wordt gewaardeerd door docenten. Een groot voordeel van Hoy ten opzichte van Whatsapp wat door de docenten werd benoemd is dat ze hun persoonlijke telefoonnummer niet hoeven te verschaffen aan ouders en leerlingen, wat via WhatsApp automatisch vrijgegeven wordt.

Bovendien bleek uit het gebruik van Hoy dat, wanneer docenten frequenter berichten via Hoy versturen (in tegenstelling tot andere communicatiemiddelen), de ouders van die mentorklas ook sneller geneigd zijn Hoy te gebruiken om te communiceren. Dit is een soort positief domino-effect, waardoor er zowel verschillen zijn in het gebruik per school, maar ook verschillen in het gebruik per docent en per klas.

Schoolvisie en begeleiding

Verder gaven sommige docenten aan dat ze behoefte hadden aan een sterkere schoolvisie op de inzet van Hoy. Dit zou ervoor zorgen dat het gebruik van de app meer gaat ‘leven’ onder de gehele groep docenten binnen de school, gezien het gebruik kan variëren per docent (terwijl het overgrote gedeelte van de ouders de app wel heeft geïnstalleerd, ook voor andere vormen van communicatie met de school zoals een nieuwsfeed en formulieren).

Een uitdaging op dit gebied ligt bij de nieuwe docenten binnen een school, die lieten weten weinig begeleiding te krijgen in het gebruik van Hoy. Zo gaf een docent aan dat de nieuwe docenten de app leren gebruiken door ‘trial en error’, of door zelf het initiatief te nemen en om hulp te vragen aan collega’s of de app ontwikkelaars (Infowijs Support). Echter gaf een geïnterviewde docent ook aan dat collega’s die tegen iets aanlopen in Hoy, het benaderen van de ontwikkelaars een ‘gedoe’ vinden, en dat zij sneller geneigd zijn over te stappen naar een alternatief communicatiemiddel. Dit terwijl meerdere docenten die wel contact op hebben genomen met Infowijs Support verrast waren over de snelle respons op hun vragen.

Communicatie tijdens de pandemie

Gedurende de Covid-19 pandemie, is het volgens docenten nog belangrijker geworden om een goede band met ouders te behouden. De hoeveelheid communicatie tussen docenten en ouders is tijdens de pandemie verhoogd. Voornamelijk Hoy, e-mail, bellen en WhatsApp worden gebruikt op scholen door het vervallen van fysieke afspraken. Na persconferenties en aankondigingen van nieuwe maatregelen gebruikten de geïnterviewde docenten Hoy en WhatsApp om de ouders te informeren. WhatsApp werd door een desbetreffende docent voornamelijk ingezet als back-up om ouders zo snel mogelijk te informeren, maar zij geloofde erin om volledig Hoy te gebruiken na de pandemie. Wat een interessante bevinding was, betrof het feit dat het schoolmanagement ook corona-gerelateerde berichten naar de ouders stuurde via Hoy en in het nieuwscentrum plaatste, zonder dat de docenten daarvan altijd op de hoogte waren.

Uitdagingen en suggesties

De docenten die zijn geïnterviewd voor het onderzoek werkten op scholen die relatief kort met de Hoy app werkten. Enerzijds konden wij minder informatie verkrijgen over het langere termijn gebruik. Anderzijds verkregen wij hierdoor wel informatie waar de uitdagingen liggen om de volledige potentie van Hoy te kunnen realiseren (wat des te belangrijker is in de opstartende fase om draagvlak binnen de school te creëren).Voor een meer geoptimaliseerd gebruik van Hoy kunnen de volgende suggesties worden meegenomen:

• Infowijs: Verzeker het juiste en intentionele gebruik van de app door voldoende trainingen en workshops te geven aan de eindgebruikers. Om een goede band met ouders te behouden en de ouderbetrokkenheid te verhogen door middel van Hoy, hebben de docenten (en voornamelijk nieuwe docenten in een school) goede begeleiding nodig. Infowijs kan bijvoorbeeld ieder jaar gerichter bij schoolleiders opvragen of bepaalde docenten extra begeleiding nodig hebben, of hier een laagdrempelige online voorziening voor creëeren.
  
• Schoolmanagement: Wees consistent in het communicatieplan en de lange-termijn visie, zowel intern (naar collega’s) als extern (naar ouders). Zorg ervoor dat de verschillende communicatie-afspraken worden nageleefd en wees duidelijk in de verwachtingen. Zo kun je bijvoorbeeld in de schoolgids en het schoolplan een visie uitdragen over het gebruik van Hoy en het belang benadrukken. Daarnaast kan er een communicatiehandleiding worden opgesteld, waarin onder andere het beoogde gebruik van Hoy per actor beschreven wordt. Dit is voornamelijk van belang om de mindset van docenten te kunnen veranderen. Bovendien moeten docenten die extra ondersteuning nodig hebben, terecht kunnen bij een collega of een workshop bij Infowijs kunnen volgen. Tot slot,is het voor docenten van belang dat er duidelijk wordt gemaakt wie verantwoordelijk is voor Hoy als schoolbeheerder, zodat het duidelijker is wie er binnen de school met Hoy kan helpen, indien er vragen zijn.
  
• Docenten: Probeer zoveel mogelijk via één communicatiekanaal te communiceren om de verschillende manieren van communiceren te beperken. Met inzet van Hoy wordt het hiervoor genoemde ‘domino-effect’ gestimuleerd: Door het gebruik van Hoy worden ouders gestimuleerd om Hoy te gebruiken en wennen ouders sneller aan de app. Hierdoor groeit het gebruik binnen de klassen en school verder, wat op haar beurt weer efficiëntere communicatie mogelijk maakt. Bijkomend voordeel hierbij is dat de ouders die de app (nog) niet hebben, automatisch e-mails ontvangen van alle berichten, waardoor dubbele communicatie niet nodig is. Als docent is het daarom van belang zoveel mogelijk via Hoy uit te sturen, zodat ouders ook reageren via de app. Wanneer er bugs in de app zitten of wanneer er onduidelijkheid is over de mogelijkheden met de app, is het belangrijk om contact op te nemen met de schoolbeheerder die over Hoy gaat, of met het support centrum van Infowijs.

Dit onderzoek heeft Infowijs meer inzicht gegeven in wat er goed gaat bij de inzet van Hoy voor de schoolcommunicatie, maar ook waar de verbeterpunten liggen. Voor de verbetering van Hoy is het essentieel om voldoende feedback van de gebruikers te ontvangen. Gezien ikzelf in mijn rol als Business Developer ook veel contact heb met mogelijk nieuwe klanten en gebruikers, is het van belang dat ik op de hoogte ben van de ervaringen van docenten, zodat we de implementatie kunnen verbeteren.

Mocht je als docent van een middelbare school een reactie op deze blog willen geven of iets over Hoy kwijt willen naar aanleiding van deze blog, horen wij dat graag! Mail daarvoor naar sanne@infowijs.nl