Elk vooruitstrevend beleidsvoorstel, elke poging het ‘anders’ te doen en elke nieuwe technologische oplossing heeft invloed op de hele school. Of dat de invoer van een nieuw rooster is, een nieuwe samenwerking met de bibliotheek of de ingebruikname van een digibord of app. Innoveren is nodig om te groeien.

Bij elk van deze keuzes is het doel natuurlijk om het onderwijs voor leerlingen en de randvoorwaarden voor goed onderwijs te verbeteren, met behulp van nieuwe processen, methoden en technologieën. Dat gaat echter niet zonder slag of stoot: innovatie brengt ook spanning met zich mee. In eerste instanties is dat vaak onder collega’s, zij moeten deze veranderingen immers uitdragen of uitvoeren.

Dat roept de vraag op hoe je - als aanjager van een nieuwe innovatie - draagvlak kunt creëren binnen de schoolorganisatie. Wat is hier de beste strategie voor, zonder de inhoudelijke regie te verliezen?

Noodzaak tot innovatie, maar waar te beginnen?

Innovatie betekent veranderen. In dit blog delen we acht stappen om te zorgen dat je jouw verandering binnen de school in goede banen kunt leiden. Deze stappen zijn op basis van het model van John Kotter (https://www.kotterinc.com/methodology/8-steps/), die we hebben toegespitst volgens onze ervaring met meer dan 100 scholen die onze tools in gebruik hebben genomen.

1. Creëer noodzaak binnen de school

De eerste stap is om een gevoel van noodzaak te creëren dat er een verandering moet plaatsvinden. Er moet een sentiment heersen dat de verandering nodig is om als schoolorganisatie te groeien.

De vervolgstap is om vervolgens na te gaan waar de innovatie aan bijdraagt: waarom doen we dit? Een verandering doorvoeren is ingrijpend, dus het is belangrijk om goed in kaart te brengen wat de (positieve) impact is van zo’n vernieuwing binnen de school.

Wat betekent dit in de praktijk? Simpelweg: ga het gesprek aan in de docentenkamer met je collega’s. Bespreek het probleem waar ze tegenaan lopen en de kansen die ze zien. Een open discussie zorgt voor meer bewustwording van een probleem en motiveert collega’s om bij te dragen aan een oplossing.

2. Breng gemotiveerde collega’s samen

Innovatie heeft impact op de hele school. Het is daarom zinvol om een groep enthousiaste en gemotiveerde collega’s vroegtijdig bij het verandertraject te betrekken. Zorg ervoor dat alle lagen uit de school worden vertegenwoordigd. Niet alleen de rector en teamleider, maar ook de docent, ouder en leerling als de voorgenomen verandering ook betrekking heeft op hen. Hiermee is er input vanuit verschillende hoeken.

Het is belangrijk dat de samengestelde groep collega’s op één lijn liggen in gedachtegoed, dat wil zeggen: ze hebben allemaal een gedeelde verstandhouding dat er een probleem is dat opgelost dient te worden. Ook is het belangrijk dat de collega’s elkaar kunnen vertrouwen in een veilige omgeving waarin iedereen gelijk is.

Neem als aanjager van het verandertraject de groep collega’s altijd mee in verwachtingen. Door ze hier vroegtijdig in te betrekken, worden ze een belangrijk onderdeel. Wordt dit niet gedaan en wordt een besluit uitsluitend van hogerhand genomen (bijvoorbeeld door directie en College van Bestuur) dan stuit je al snel op weerstand.

3. Vorm je visie en strategie

In deze stap vorm je met de groep een duidelijke visie op de verandering en bedenk je een strategie om tot het gewenste resultaat te komen. Belangrijk is hier: hoe ziet succes voor ons eruit?

Het bestuur of de directie van de school heeft eindverantwoordelijkheid op het gebied van visie, cultuur en strategiebepaling. Het is dus van belang dat de geformuleerde visie en de bijbehorende actiepunten voor de verandering, aansluiten bij het overkoepelende doel van de school.

Onderzoek wat het belang is voor de organisatie en hoe dit past binnen de visie van de school. Hiermee kunnen medewerkers beter meegenomen worden in hoe de innovatie een positieve bijdrage kan gaan leveren aan de school als geheel.

4. Wees transparant naar collega’s

Het doel in deze stap is om de geformuleerde visie en strategie uit stap drie over te brengen aan de rest van de school. Uiteraard op een manier dat hen ook enthousiast maakt, zodat het draagvlak voor de verandering wordt vergroot.

Transparantie is leidend en hier wordt een belangrijke stap gezet om het dialoog met belanghebbenden te starten en de persoonlijke betrokkenheid te vergroten. Dit is hét moment om aan te tonen dat de verandering noodzakelijk is en dat het zowel voordelen heeft voor de school als voor hen. Door bij je collega’s in te spelen op emoties als hoop, vertrouwen, enthousiasme en optimisme, ontstaat er een positieve energie. Dit is de aanjager van de verandering.

Ga het gesprek aan, verzamel feedback, communiceer je visie en strategie en probeer zoveel mogelijk angsten weg te nemen. Sommige medewerkers werken namelijk al jaren via een bepaalde structuur en zullen verandering als iets heftigs ervaren. De groep van enthousiastelingen wordt hiermee langzaam uitgebreid.

5. Verwijder obstakels

Verandering binnen de school is gedoemd te mislukken als er geen draagvlak is gecreëerd. Dit begint met een gezamenlijke toewijding die je in stap twee als groep naar elkaar hebt uitgesproken. Blijf als team staan voor de verandering en toon vastberadenheid dat het een succes gaat worden.

Vervolgens is het belangrijk om de grootste drempels weg te nemen die het verandertraject vertragen. Zijn er nog zaken uit het verleden die het proces in de weg staan? Bijvoorbeeld een negatieve ervaring met de ingebruikname van nieuwe software. Durf deze dan te benoemen en weg te nemen. Innovatie brengt verandering met zich mee en medewerkers moeten zich vrij voelen om hier naar te handelen.

Geef hier ook handvatten hoe medewerkers om kunnen gaan met een verandering. Hiermee creëer je een veilig gevoel om angst, onzekerheid en wantrouwen zoveel mogelijk te beperken. De school moet veilig voelen, ondanks dat er frictie kan ontstaan. Een open gesprek voeren, coachen en trainingen geven is in deze stap ontzettend belangrijk. Met het ultieme doel: het traject niet vertragen en alle neuzen zoveel mogelijk dezelfde kant op krijgen.

6. Realiseer korte termijn resultaten

Een verandertraject heeft een lange adem. Het is daarom belangrijk om tussentijdse successen te herkennen, te verzamelen en te communiceren naar alle belanghebbenden binnen de school om de positiviteit en de energie hoog te houden. Dit mag soms best gevierd worden!

Hiermee stimuleer je het geloof in de verandering en kun je medewerkers die sceptisch zijn meenemen in het gevoel van succes. De kleinste successen kunnen hierbij al aangegrepen worden om aan te tonen dat de school op de goede weg is.

Het is daarom gebruikelijk dat je een verandering aanvliegt in verschillende fasen. Niet in één keer van nul naar honderd, maar het proces (gestructureerd) zijn gang laten gaan. Elke mijlpaal is er één.

7. Bewaak het proces

De eerste successen zijn een goed teken, maar wordt niet overmoedig. Blijf kritisch wat wel en niet werkt en ga niet onnodig overhaasten. Besef dat de school zich op dit moment altijd in een tussenfase bevindt, waarin oud en nieuw nog naast elkaar bestaan. Wat in deze stap belangrijk is: zorg ervoor dat je het verandertraject draaiende blijft houden.

Daarnaast is flexibiliteit ontzettend belangrijk. Soms pakt iets anders uit, dan dat je voorafgaand had bedacht. Het is dan goed dit te erkennen en bij te sturen waar nodig. Gun iedereen hierbij de tijd om te wennen, want iedereen gaat anders met een verandertraject om. De lange termijn visie blijft hierbij leidend.

8. Verwerk de verandering in de organisatiecultuur

In de laatste fase is het belangrijk om de connectie tussen de verandering en het succes van de school te benadrukken. De oude manier van werken wordt hiermee langzaam vervangen door de nieuwe, succesvolle manier van werken, zodat het onderdeel wordt van de organisatiecultuur.

De organisatiecultuur is een verzameling normen en waarden binnen de organisatie die tot bepaalde herkenbare gedragingen leiden. Discipline en doorzettingsvermogen moeten ervoor zorgen dat deze nieuwe gedragingen in stand blijven, zodat de school de verandering blijft omarmen. Blijf dus de voordelen onderstrepen van de innovatie.

Nazorg vanuit de aanjagers van de verandering is hierbij essentieel, waarbij er mogelijk ook een belangrijke rol is weggelegd voor externe partijen die de innovatie aanbieden of begeleiden.

Een succesvolle verandering begint met een goed plan

De acht stappen geven je een concreet plan hoe je een verandertraject in jouw school kan aanvliegen. In stap 1 t/m 3 zagen we hoe er langzaam een klimaat voor verandering wordt gecreëerd binnen de school, in stap 4 t/m 6 zagen we hoe je collega’s binnen de school betrekt en tot actie aanzet en in stap 7 t/m 8 zagen we hoe je de verandering binnen de school implementeert en duurzaam maakt.

Waarom zou je dit model willen toepassen bij het volgende verandertraject in jouw school?

• het helpt je om het draagvlak te vergroten en collega’s te motiveren om actie te ondernemen

• het biedt een duidelijk en eenvoudig stappenplan waarmee je teams door een veranderproces begeleidt

• het verhoogd de kans op succes doordat de focus ligt op het creëren van een team van enthousiastelingen die de verandering vooruit helpen

Bij Infowijs hebben we inmiddels veel ervaring met scholen die hun manier van communiceren hebben veranderd. Is jouw school in een zoektocht om meer grip te krijgen op de communicatie en zoek je een startpunt, dan hebben wij een gratis VO communicatiekanalen scan die je hierbij kunt gebruiken.