De schooljaarwissel heeft elk jaar veel voeten in de aarde: alle leerlingen moeten in de juiste klassen geplaatst zijn in het administratiesysteem, waarvoor het rooster ook af moet zijn. Je raadt het al: er wordt vaak nog hard doorgewerkt in de week voorafgaand aan de eerste schooldag. Omdat Hoy de leerlingen en ouders inclusief bijbehorende groepen uit het administratiesysteem overneemt, hebben wij extra functionaliteiten ontwikkeld om deze wissel zo soepel mogelijk te laten plaatsvinden.
Nog voordat het nieuwe schooljaar van start is, kunnen middelbare scholen via Hoy natuurlijk al contact leggen met de ‘nieuwe’ klassen en leerjaren. Handig bijvoorbeeld om ouders van nieuwe leerlingen te informeren over de aanstaande start op school.
Het schooljaar wisselt vervolgens officieel op 1 augustus, wat ook betekent dat de leerlingadministratiesystemen (LAS) Somtoday en Magister alle leerlingen overzetten naar de nieuwe plaatsingen: de klassen, leerjaren en lesgroepen.
Wij zorgen er op twee manieren voor dat deze transitie ook soepeltjes verloopt in Hoy: het automatisch pauzeren van de koppeling met het LAS en het instellen van de schooljaarwissel die Hoy hanteert.
Op deze manier zijn de scholen die Hoy gebruiken er zeker van dat er geen incomplete gegevensset uit het LAS wordt overgenomen en dat de indeling van het nieuwe schooljaar pas beschikbaar is in Hoy wanneer de zomervakantie ten einde loopt.
Kortom, zo verzekert Hoy een zorgeloze zomer ☀️
Automatisch pauzeren LAS koppeling
Op 31 juli wordt de synchronisatie met Somtoday of Magister automatisch onderbroken. Hiermee voorkomen we dat de Hoy accounts van ouders en leerlingen op 1 augustus worden gearchiveerd in het geval dat het nieuwe schooljaar nog niet volledig is verwerkt in het LAS.
Zodra alle leerlingen in de LAS een plaatsing hebben in het nieuwe schooljaar, kan een van de schoolbeheerders de synchronisatie weer hervatten in de instellingen in de Hoy beheerdersomgeving.
Als de administratie wel al compleet is voor of op 1 augustus, dan kan de synchronisatie op die dag ook direct worden hervat!
Instellen van datum schooljaarwissel
Standaard loopt de schooljaarwissel in Hoy gelijk met die van de administratiesystemen: op 1 augustus verandert het nieuwe schooljaar in het huidige schooljaar. Zodra de LAS koppeling weer is hervat (zie hierboven), worden ook alle accounts van de ouders en leerlingen zonder plaatsing in het nieuwe schooljaar gearchiveerd.
Wanneer de schooljaarwissel plaatsvindt, verdwijnt de groepsindeling uit het vorige schooljaar uit Hoy en wordt deze vervangen door de groepsindeling uit het nieuwe schooljaar. Dat betekent ook dat de mentoren worden gekoppeld aan de juiste ouders en leerlingen, en eventueel ook de vakdocenten.
Soms willen scholen echter de schooljaarwissel uitstellen. Bijvoorbeeld als het nieuwe schooljaar nog niet compleet is in het LAS, of als leerlingen en ouders nog niet hun nieuwe klas en mentor mogen zien in Hoy. Daarom kunnen middelbare scholen zelf de schooljaarwissel in Hoy aanpassen naar een datum naar keuze.
En wist je dat…
- Nieuwe ouders en leerlingen in Hoy kunnen worden uitgenodigd zodra deze in het LAS staan? Zo kunnen scholen en mentoren alvast contact leggen voor de start van het nieuwe schooljaar.
- Mentoren desgewenst alvast contact kunnen leggen met de ouders en leeringen uit hun mentorgroepen van het nieuwe schooljaar?
- Alle handmatige doelgroepen na een schooljaarwissel intact en in gebruik blijven? Zo wordt een doelgroep met alle vmbo klassen na de wissel netjes weer gevuld door alle nieuwe vmbo klassen.