GSG Guido is een christelijke middelbare school met onderwijs op allerlei soorten niveaus op drie locaties in Amersfoort en Arnhem. Goed contact met ouders en leerlingen vindt de school belangrijk. Hoe helpt de Hoy-app daarbij? We vroegen het Maayke Alberts en Jofina Tamminga, beide verantwoordelijk voor de communicatie en PR op de scholengemeenschap.

Waarom hebben jullie gekozen voor een communicatieapp?

Maayke: “We zochten in eerste instantie naar een communicatiemiddel tussen de ouders en school. Goed contact met de ouders vinden wij heel belangrijk. Hen betrekken bij de school kan door de lijntjes kort te houden. In de tweede plaats zochten we een manier om efficiënter te werken.”

Waar gebruiken jullie de app allemaal voor?

Jofina: “Ouders kunnen ziek- en absentmeldingen en verlofaanvragen via de app doen. De mentoravonden kunnen ook via de app gepland worden en we versturen er berichten en nieuwsbrieven mee. In het begin gingen we er niet vanuit dat we de app ook voor de communicatie met leerlingen zouden gebruiken, maar al vrij snel zagen we daar toch de voordelen van omdat ze via de app aan groepsgesprekken met bijvoorbeeld mentoren kunnen deelnemen. Via de Hoy-app kan dat in een veilige setting voor zowel de leerling als docent. Aan het begin van het jaar maken de mentorklassen nu een groepsapp aan. Voor de schooluitjes vinden we de app ook heel belangrijk. Bijvoorbeeld excursies in een grote stad met leerlingen uit verschillende klassen.”

Met Hoy betrekken we ouders en werken 
we efficiënter

Hoe kwamen jullie terecht bij de Hoy-app van Infowijs?

Maayke: “Een aantal jaar geleden zijn we eens gaan kijken naar wat er bestaat op dit vlak. We zagen dat er veel opties voor basisscholen zijn, maar niet voor middelbare scholen. Voor het voortgezet onderwijs is het ook complexer, omdat leerlingen in tegenstelling tot in het basisonderwijs elk uur een andere docent hebben. We zijn eerst met een andere partij in zee gegaan, maar de koppeling met Magister kwam niet van de grond, waardoor het extra werk opleverde in plaats van meer efficiënt te werken. Inmiddels waren we verder in de tijd en kwamen we Infowijs tegen. Dat zag er veelbelovend uit.”

Hoe is de invoering van de Hoy-app verlopen?

Jofina: “Het implementeren van een nieuw systeem kost altijd tijd. We moesten onze collega’s meekrijgen – dat wil zeggen ze overtuigen dat de Hoy-app wel goed functioneert – en alles moest uitgelegd worden. Infowijs kwam langs om instructie te geven. Niet alleen aan de collega’s die beheerder zouden worden, maar ook aan de collega’s die voor de klas staan. Toen werd goed duidelijk wat je ermee kon. Een aantal early adopters binnen de organisatie die enthousiast waren, hebben bijgedragen aan het creëren van draagvlak. Zowel Infowijs als wij hadden er veel belang bij dat het zou slagen en gelukkig verliep de livegang goed. Omdat we een scholengemeenschap zijn met verschillende locaties, zat er wel een uitdaging in het beheer. Er zijn ouders met kinderen die op twee verschillende locaties naar school gaan, dus we moesten voor een beheeromgeving gaan. Door het maken van goede werkafspraken gaat dat goed. Infowijs heeft ook een super goede support-afdeling: je wordt snel geholpen. Ze denken goed met je mee en begrijpen ook de complexiteit van het VO. Dat is prettig: ze weten echt waar ze het over hebben.”

De ziek- en absentiemeldingen via de app zijn erg fijn

Sinds 1 januari 2024 is het gebruik van mobiele telefoons niet meer toegestaan op middelbare scholen. Hoe gaat dat samen met gebruik van een schoolapp?

Maayke: “We proberen uiteraard de berichtgeving te beperken. Zodat leerlingen overdag hun telefoon dus ook niet nodig hebben omdat ze anders misschien cruciale informatie missen. Mentoren hebben, met name in de eerste jaren, een grote rol in de communicatie tussen mentor en leerling of klas. Die mededelingen vinden mondeling plaats in de klas of in de gangen. Er zijn altijd meerdere kanalen die je inzet bij belangrijke informatie die gedeeld moet worden met leerlingen. De Hoy-app is daar één van en vult de mondelinge mededelingen aan. En soms moeten dingen nu dus gewoon weer ‘old school’: zoals een briefje ophangen bij de klas als het lokaal gewijzigd is.”

Merken jullie al resultaten?

Jofina: “Die ziek- en absentiemeldingen via de app zijn erg fijn. Dat scheelt zoveel telefoontjes, mailtjes en handelingen. Je kunt ook kiezen of je de app op je telefoon of via de desktopversie op je laptop gebruikt. Voor het secretariaat is het fijn dat ze heel eenvoudig met leerlingen individueel of ouders van leerlingen uit verschillende jaarlagen, klassen kunnen communiceren, net welk filter ze aanzetten. Ook kan de mentor zelf eenvoudig een mentorgesprekje inplannen via de planningstool. Daarnaast is het voor de docenten heel goed dat ze hun bereikbaarheid en werkdagen kunnen aangeven in de app. Wanneer ze niet beschikbaar zijn, zijn ze niet bereikbaar. Dat draagt bij aan een betere werk- en privébalans. Ouders, docenten of leerlingen die de app niet geïnstalleerd hebben, krijgen gewoon een mailtje en zo hoef je niks te missen.”

Foto's door Roelof Jonkers en interview door Thessa Lageman