Werken bij de schooladministratie is uitdagend. Naast alle andere administratieve taken, als ook het bijbehorende contact met ouders/verzorgers, valt de verantwoordelijkheid voor de communicatie vaak onder deze rol. De schoolcommunicatie is essentieel, maar is vaak ook overweldigend met de vele kanalen die worden gebruikt: e-mail, nieuwsbrieven, brieven, formulieren, chat, social media, etcetera. Gelukkig is de Hoy app speciaal ontworpen om jullie werk gemakkelijker, efficiënter en effectiever te maken.

Eerder bespraken we al de vijf grootste voordelen voor docenten. In deze blogpost zetten we de vijf belangrijkste voordelen voor de schooladministratie op een rij.

1. Direct en snel ouders en leerlingen bereiken

Met Hoy heb je als schooladministratie de mogelijkheid om ouders, leerlingen en medewerkers razendsnel te bereiken. Via de beheerdersomgeving verstuur je eenvoudig berichten naar specifieke doelgroepen, zoals (combinaties van) locaties, leerjaren, lesgroepen, klassen en individuele gebruikers.

Je kunt er zelf voor kiezen om een bericht uit te sturen waar niet op kan worden gereageerd of bewust waar individueel op kan worden gereageerd. Zo krijgt iedereen precies de informatie die voor hen relevant is en voorkom je dat onnodig veel mensen berichten ontvangen waar ze niets mee kunnen.

Bovendien kun je met Hoy in geval van nood snel alle ouders en leerlingen bereiken. Dit is cruciaal in situaties waarbij tijd van essentieel belang is. Een crisissituatie waarbij een bericht direct bij ouders en leerlingen moet aankomen? Met Hoy is dit een fluitje van een cent.

Het real-time communiceren zorgt ervoor dat ouders en leerlingen zich meer betrokken voelen bij de school en altijd op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen.

Quick wins

• Verstuur berichten in één keer naar specifieke groepen, zoals klassen of leerjaren

• Bereik ouders, leerlingen en medewerkers direct in noodgevallen

• Voorkom onnodige spam door gerichte communicatie
  

2. Hogere respons op formulieren en berichten

Papieren formulieren sturen (incl. ophalen en overtikken) of telefoontjes plegen om bepaalde informatie bij ouders op te halen is tijdrovend. Met Hoy gaat dit veel gebruikersvriendelijker en efficiënter. De laagdrempeligheid van een app maakt het voor ouders en leerlingen simpel om snel te reageren, wat resulteert in een aanzienlijk hogere respons op formulieren en eventueel berichten (mits respons gewenst is). Bijkomend voordeel is dat er geen gedoe meer is met papieren formulieren die kwijtraken en het tijdsintensieve en foutgevoelige overtikken; alles gebeurt digitaal en binnen enkele klikken. Zelfs met de mogelijkheid voor ouders om een digitale handtekening neer te zetten.

Of het nu gaat om toestemmingsformulieren, vragenlijsten of een afsprakenplanner voor oudergesprekken: via Hoy verstuur je ze eenvoudig en houd je in één overzicht bij wie al gereageerd heeft. Bij ouders/verzorgers die beiden toegang hebben, hoeft desgewenst maar één het formulier in te vullen. Ook kun je (automatische) herinneringen sturen en zijn de resultaten van formulieren makkelijk te exporteren naar PDF of Excel.

Via Hoy kan je ook een zogenoemd ‘doorlopend’ formulier klaarzetten voor specifieke doelgroepen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld absenties of verlof die ten allen tijde moeten kunnen worden ingevuld. Tevens kan worden ingesteld dat er, telkens als een doorlopend formulier wordt ingevuld, een e-mail met de gegevens van de invuller en de antwoorden wordt verzonden naar de juiste persoon in de organisatie.

Quick wins

• Verstuur formulieren naar specifieke doelgroepen met één druk op de knop en houd alles overzichtelijk

• Exporteer de resultaten eenvoudig naar PDF of Excel

• Je kunt doorlopende formulieren klaarzetten voor formulieren die altijd beschikbaar moeten zij
  

3. Geen gedoe voor de gebruiker

Met Hoy hoef je je geen zorgen te maken of ouders, leerlingen of medewerkers de communicatie wel ontvangen. Zelfs als ze de app vergeten te downloaden, worden ze via automatische e-mails alsnog op de hoogte gehouden. Dit betekent dat je nooit dubbel hoeft te communiceren en dat iedereen altijd dezelfde informatie ontvangt. Dit maakt het een stuk makkelijker om iedereen betrokken te houden bij wat er binnen de school gebeurt, ongeacht of ze de app wel of niet gebruiken.

Voor ouders en leerlingen die liever op een computer werken, is er Hoy web, een handige webversie van de app. Dit biedt flexibiliteit, bijvoorbeeld voor mobielvrije scholen of ouders die niet altijd hun telefoon bij de hand hebben. Ditzelfde geldt ook voor de medewerkers, die door de webversie van Hoy eenvoudig berichten kunnen sturen via het toetsenbord.

Hoy werkt bovendien moeiteloos samen met het leerlingadministratiesysteem (LAS) van de school, zodat gegevens automatisch up-to-date blijven. Zo zijn jullie medewerkers, ouders en leerlingen direct zichtbaar, inclusief hun onderlinge relaties (bijv. mentor van of ouder van een leerling) en groeperingen (bjiv. klassen en lesgroepen). Kortom, geen gedoe met dubbele administratie.

Quick wins

• Verstuur automatische e-mails naar ouders en leerlingen die de app niet gebruiken.

• Hoy koppelt met het LAS voor altijd actuele gegevens.

• Geen gedoe van dubbele administratie.
  

4. Altijd op de hoogte van het laatste nieuws

Waar je voorheen uren kwijt was aan het opmaken van een nieuwsbrief, doe je dat nu eenvoudig en snel met Hoy. Je kunt gericht nieuwsartikelen delen die specifiek zijn voor bepaalde doelgroepen, zoals ouders van een bepaalde deelschool of leerlingen van een specifiek leerjaar. Dit verhoogt de relevantie van de informatie en zorgt ervoor dat de artikelen eerder worden gelezen. Overigens kan ook het interne nieuws via deze weg gedeeld worden, alléén met de eigen medewerkers.

Bovendien hoeft het nieuws niet meer handmatig verspreid te worden; alles gebeurt in een paar klikken via de handige editor in de beheerdersomgeving. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar verhoog je ook de betrokkenheid.

Doordat het nieuws de ‘landingspagina’ is van de Hoy app, blijven jullie ouders, leerlingen en medewerkers dit tegenkomen. Dit zorgt ervoor dat jullie nieuws aantoonbaar beter wordt gelezen dan het geval is met nieuws op de website of via nieuwsbrieven.

Quick wins

• Verstuur nieuws gericht naar specifieke klassen of groepen.

• Maak in enkele stappen een nieuwsartikel met de simpele editor.

• Het nieuws wordt beter gelezen dan ooit tevoren!

5. Ouderbetrokkenheid stijgt

Met Hoy maak je het makkelijker voor ouders om op de hoogte te zijn van de school en de schoolcarrière van hun kinderen. Via laagdrempelige communicatie via een app kunnen ouders eenvoudig vragen stellen of feedback geven, die de schooladministratie via de beheerdersomgeving direct kan oppakken. Daarnaast hebben de ouders natuurlijk ook direct contact met de mentor(en) en desgewenst vakdocenten, dit loopt buiten de schooladministratie om. Dit alles zorgt voor meer interactie en stimuleert de ouderbetrokkenheid.

Doordat ouders gewend zijn aan vergelijkbare apps uit het basisonderwijs, vinden ze het prettig om ook in het voortgezet onderwijs op dezelfde manier betrokken te blijven. Hoy faciliteert dit op overzichtelijke wijze en zorgt voor een vloeiende overgang. Actieve communicatie via de app verhoogt niet alleen de ouderbetrokkenheid, maar creëert ook vertrouwen tussen de school en de ouders.

Quick wins

• Stimuleer oudertevredenheid door laagdrempelige communicatie te faciliteren.

• Maak het makkelijk voor ouders om vragen te stellen via de app.

• Bouw aan vertrouwen door frequente updates en snelle reacties.

Met Hoy zet je een belangrijke stap naar moderne en efficiënte schoolcommunicatie. Het is een eenvoudige, veilige en efficiënte manier om contact te houden met ouders en leerlingen, waarbij jullie én jullie docenten tijdswinst behalen en de werkdruk wordt verlaagd.