Vaak wordt er in schoolformulieren om een akkoord of toestemming gevraagd van ouders. Of dat nou is voor de aanmelding, een studiereis naar het buitenland of om informatie op te vragen. Steeds meer scholen gebruiken hier een digitaal akkoord voor in plaats van een papieren (‘natte’) handtekening, maar hoe rechtsgeldig is dit eigenlijk?

Wij krijgen bij Infowijs vaker vragen van scholen over de rechtsgeldigheid van een digitaal akkoord. Zowel voor het aanmeldingsformulier via Brugger als andere formulieren via Hoy, waarvoor digitaal een akkoord kan worden gevraagd. Dit digitaal akkoord moet natuurlijk rechtsgeldig zijn, zodat de school, een advocaat of een accountant dit als bewijslast kan aanroepen.

De wet is hier gelukkig duidelijk over: een ‘elektronische’ handtekening is onder de juiste voorwaarden net zo rechtsgeldig als een 'natte' handtekening. Dit is juridisch vastgelegd in artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek.

Juridisch adviseur Valeria Brussé van ICTRecht zegt hier het volgende over: “Volgens de wet heeft een elektronische handtekening dezelfde bewijskracht als een natte handtekening als de methode van ondertekenen ‘voldoende betrouwbaar’ is.”

Wat is een elektronische handtekening?
In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, is de elektronische handtekening niet per se meer een getekende paraaf maar juist vaak een vinkje of een druk op de knop. Zelfs bij de aankoop van een huis wordt tegenwoordig vaak digitaal getekend. Voor scholen biedt dit enorme voordelen: het bespaart tijd, is minder foutgevoelig en maakt administratie eenvoudiger.

Zo’n elektronische handtekening hoeft dus niet per se een gescande versie van een echte handtekening te zijn. Sterker nog: een gescande handtekening is vaak de minst betrouwbare optie, omdat deze makkelijk te kopiëren is en geen waarborgen biedt (wie het heeft ondertekend, wanneer en waarvoor).

Een expliciet akkoord met een vinkje is vaak juist beter, mits het proces en de bijbehorende waarborgen goed zijn afgestemd op de omstandigheden waaronder het akkoord wordt gegeven. Zo zijn er bijvoorbeeld minder waarborgen nodig voor de ontvangst van een pakketje dan het aangaan van een lening. Bij waarborgen kan je denken aan dat het akkoord herleidbaar is naar de juiste persoon, een document of overeenkomst en het moment van tekenen.

Hoe werkt dit in de praktijk?
Met bovenstaande in het achterhoofd, hebben wij ervoor gekozen het digitaal akkoord in Brugger en Hoy te voorzien van een zogenoemde ‘digitale vingerafdruk’. Deze vingerafdruk bevat:

• Een unieke identificatiecode
• Datum en tijdstip van het akkoord
• Het IP-adres van de ondertekenaar

Hieronder lees je hoe dit precies werkt voor zowel Brugger als Hoy.

Akkoord bij aanmeldingen in Brugger
Het aanmeldproces in Brugger vraagt ouders/verzorgers om alle essentiële gegevens van de leerling in te vullen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het BSN-nummer, een unieke persoonsgebonden code die de school gebruikt bij het ophalen van het OSO dossier. Dit nummer slaan we extra beveiligd op met end-to-end encryptie. Door deze combinatie van privégegevens is de authenticiteit van de aanmelding goed te verifiëren.

De betrouwbaarheid van het akkoord wordt bij Brugger gewaarborgd door:

• De complete set persoonsgegevens van de leerling, die door de school wordt geverifieerd
• Een digitale vingerafdruk met uniek ID, datum, tijd en IP-adres
• Optioneel: vraag om bevestiging dat de ondertekenaar wettelijk vertegenwoordiger is

Na het insturen ontvangt de ouder/verzorger automatisch een bevestigingsmail met een overzicht van de ingevulde antwoorden (zonder gevoelige gegevens zoals het BSN). Voor de accountantscontrole kan de school een PDF-export maken die alle antwoorden én de gegevens van de digitale vingerafdruk bevat.

Akkoord bij formulieren in Hoy
In Hoy kunnen scholen diverse formulieren aanmaken, van verlofaanvragen tot toestemmingen voor schoolreizen. Doordat de formulieren niet openbaar toegankelijk zijn en specifiek worden verstuurd naar het Hoy account van de ouder/verzorger voor de gekoppelde leerling, zijn de ingevulde formulieren inherent goed terug te herleiden naar deze ouder/verzorger.

De betrouwbaarheid van het akkoord wordt bij Hoy gewaarborgd door:

• Account-gebonden formulieren voor ouders/verzorgers die al bekend zijn bij de school
• Een digitale vingerafdruk met uniek ID, datum, tijd en IP-adres

In Hoy blijven ouders/verzorgers altijd toegang houden tot hun ingevulde formulieren, inclusief de gegeven akkoorden.

Meer weten?

Kortom, door gebruik te maken van het digitaal akkoord in Brugger en Hoy bespaart jullie school veel tijd en papierwerk, terwijl jullie voldoen aan alle wettelijke eisen en het makkelijker maken voor ouders/verzorgers om een formulier in te vullen.

Heb je nog vragen over het digitale akkoord in Brugger en Hoy? Of wil je weten hoe dit in jullie situatie het beste kan worden toegepast? Neem dan contact op via info@infowijs.nl.