Eind 2019 begon het 4e Gymnasium in Amsterdam met hun zoektocht naar een nieuwe manier van communiceren, met als doel om uiteindelijk meer ouders te bereiken. De huidige communicatiekanalen die het 4e Gymnasium gebruikte (berichten via Magister, e-mails en nieuwsbrieven) werden onvoldoende door ouders gelezen. Om die reden startte een communicatiewerkgroep een onderzoek naar een nieuwe formule. Bobby van Essen, jaarlaagcoördinator en docent, vertelt over deze zoektocht en de reden om uiteindelijk te kiezen voor Hoy.

De zoektocht naar een VO communicatie app

Waar eerst Magister werd gebruikt voor communicatie met ouders en leerlingen, besloot het 4e Gymnasium op zoek te gaan naar een innovatief communicatiemiddel. Om op deze manier de drempel flink te verlagen tussen de school en ouders.

"Bobby: "Het werd al veel meer duidelijk, de Hoy app is gemaakt voor het voortgezet onderwijs. Dus vanuit die gedachte en het verhaal hoe de app ontstaan is, was al meteen duidelijk dat de functionaliteiten aansloten bij de wensen. Sterker nog, er konden ervaringen van andere scholen worden gedeeld om handige tips te geven!"

Binnen de communicatiewerkgroep waren er collega's die kinderen hebben, die nog naar de basisschool gaan. Hier werden al langer met vergelijkbare apps gebruikt. Zodoende besloot de werkgroep op zoek te gaan naar een communicatie-app die specifiek voor het voortgezet onderwijs zou werken. De app moest aan een aantal voorwaarden voldoen, waaronder de mogelijkheid om de eigen huisstijl binnen de app terug te laten komen.

Video case study

Oplossingen vergelijken

In eerste instantie werden drie potentiële leveranciers uitgenodigd, om hun oplossing te komen presenteren. Infowijs (met Hoy) was één van deze leveranciers. Bobby: "In de gesprekken met andere leveranciers was het vaak zo dat de leveranciers het ontbreken van bepaalde functionaliteiten nog moesten verdedigen. Bijvoorbeeld omdat de functionaliteit nog niet bestond, of de applicatie specifiek was afgestemd op het basisonderwijs. Het gesprek met Infowijs over Hoy liep heel anders, de vragen die we hadden konden beantwoord worden en we kregen ook weer tips terug. Daarom wilde we in de vervolggesprekken het hebben over implementatie.

Tijdens de implementatie was er constant dialoog. Ideeën en suggesties werden serieus genomen, en na iedere reactie en vraag van onze kant ondernam Infowijs gelijk actie"

"Wat ik een absolute meerwaarde vond, wat ik van te voren misschien niet had verwacht, is dat jullie heel goed te bereiken zijn."

Tijdens de implementatie maakte het 4e Gymnasium gebruik van de materialen die Infowijs beschikbaar stelt om ouders en docenten te informeren; aangepast naar hun wensen. Zo’n groot project roept natuurlijk een hoop vragen op, en is voor vrijwel iedereen binnen de school nieuw. De communicatiewerkgroep die eerder voor de Hoy app had gekozen, kreeg nu de opdracht zich te richten op de vraag hoe de app het beste geïmplementeerd en gebruikt kon worden. Hun bevindingen, op basis van feedback van gebruikers, ideeën van andere scholen, en de nieuwe mogelijkheden die ontstonden door de Hoy app, heeft de communicatiewerkgroep verwerkt in een update op het communicatieplan van de school.

Meer weten over Hoy en hoe andere scholen dit hebben geïmplementeerd? We bespreken het graag tijdens een online demo. Vind een tijd die jou uitkomt via www.hoyapp.nl/demo