Tijdens ons Schoolcommunicatie Event van 19 mei 2022 heeft Martijn Pont in de workshop "Waar liggen de grootste kansen voor effectiever communiceren voor jouw school?" verschillende begrippen uit de Lean-methodiek doorgenomen. Waar dit normaliter in meerdere sessies van meerdere dagen uitgelegd wordt, zijn in deze pressure cooker sessie verschillende theorieën en methodes aan bod gekomen, die allen terugkomen in Lean en van toepassing zijn op effectievere communicatie. Vijf van deze principes zijn hieronder uiteengezet:

Lean basisprincipes

Lean draait om de mens, deze staat centraal binnen de organisatie. Want wanneer er geluisterd wordt naar mensen binnen de organisatie ontstaat er vrijheid en verantwoordelijkheid jezelf te ontwikkelen en aan te gaven waar de winst kan liggen. In organisaties waar Lean goed wordt toegepast zie je dan ook de volgende elementen terugkomen:

• Kijk om je heen. Mensen gaan snel mee in de waan van de dag en staan niet even stil om rond te kijken. Je kan iets wel helemaal uitdenken, maar vaak win je meer door goed om je heen te kijken.
• Stel vragen. Hoe simpel is dit? Maar vaker vergeten we echt door te vragen hoe dingen in elkaar steken, waar de problemen zitten, wat we missen.
• Toon respect. Veranderen is nooit leuk, en zeker niet als je tevreden bent met de oude situatie. We moeten ons goed beseffen dat telkens nieuwe dingen frictie kan veroorzaken. Respect tonen voor mensen en alles wat ze tot nu toe gedaan kan daarom enorm helpen met begrip voor de verandering.

Uiteindelijk moeten deze basisprincipe er toe leiden dat de kwaliteit verhoogd worden en de kosten verlaagd worden. Dit is een doorlopend proces van iedere dag. De kosten hoeven overigens niet op geld te slaan, tijd en energie zijn ook kostposten binnen een organisatie.

Kübler Ross - veranderingscurve

De theorie van Elisabeth Kübler-Ross kennen we ook wel van de 5 fases van rouw, maar zijn net zo goed toepasbaar op verandering. Net als we bij de basisprincipe al besproken hadden is verandering niet leuk. Áls er iets te veranderen staat, gaan we door 5 fases: Shock & ontkenning, Boosheid (en onderhandelen), Depressie, Acceptatie en Integratie. Iedereen reageert anders op een wijziging in bijvoorbeeld communicatie, maar het is goed om te beseffen dat alle collega's in een zekere mate deze fases doorgaan bij grote verandering in jouw organisatie. Bij elke fase is een toepasbare reactie te formuleren of zelfs voor te bereiden. Bij de Shock-fase is het belangrijk informatie helder over te brengen, terwijl bij de Boosheid het goed is te luisteren en als support te dienen. Goed om te bedenken: ook in jouw team of organisatie gaat niet iedereen in hetzelfde tempo door deze fasen heen. Herken de verschillen!

MacLeamy - deadlines

Geef me een project van 1 week wat over een maand klaar moet zijn en ik begin 1 week voor de deadline. En geef me een project van 1 week wat over een jaar klaar moet zijn en ik begin nog steeds 1 week voor de deadline. Niemand is écht goed in deadlines. Zeker niet als ze ver in de toekomst liggen. De theorie van MacLeamy wordt geplot over Moeite en Tijd, waarbij net vóór de deadline een wijziging enorm veel moeite kost, terwijl je ver voor de deadline nog alle kanten op kan. Het is dus belangrijk niet net voor de deadline het meeste werk te verzetten, maar dit aan het begin van het proces te doen. Zo wordt een idee of project vroegtijdig gekaderd, waardoor je genoeg tijd hebt dit stress-vrij en met beleid te voltooien.

Lean als een mindset

Oplossingen zijn zoveel makkelijker te vinden met de juiste voorbereiding. Als iedereen voor een meeting alvast onderzoek kan doen naar het probleem, zou dat zoveel 'onnodig' overleg schelen. En dit uitzoeken hoeft helemaal niet lastig te zijn of veel tijd te kosten, probeer gewoon vaker 5x 'waarom' te vragen. Of gesprekken voor te bereiden op de antwoorden die je kan verwachten. Die onderzoekende houding is essentieel binnen een organisatie.

En mooi voorbeeld hiervan is een simpele taak als brieven versturen; wat is sneller: brieven één-voor-één af te maken (vouwen, in een envelop te doen, dichtmaken, postzegel erop) of in stapels te werken. Door Lean als een mindset te nemen, test je eerst een kleine sample en zo weet je wat de meest efficiënt methode is.

P.S. het is efficiënter eerst de hele brief één-voor-één af te maken. We zijn gewend in stapels te werken, maar projectjes helemaal af maken bespaart veel tijd.

8 vormen van verspilling

Als laatste kwam Martijn terug op een van zijn belangrijkste principes; verspilling voorkomen. Je kan 'werk' in 3 gelijke delen splitten; Waarde Toevoegend, Noodzakelijk Werk en Verspilling. Deze verspilling kan in van alles zitten, en vaak heb je het niet eens door. Sommige verspilling wil je waarschijnlijk houden (bijvoorbeeld naar kantoor fietsen of het dubbelchecken van een tekst), maar door je actief af te vragen wat efficiënter kan (al is het maar 1 minuut) houdt je aan het einde van het jaar dagen over.

1. Transport: Met transport bedoelen we het letterlijk transporteren van A naar B. Denk bijvoorbeeld aan het lopen tussen klassen wanneer de les over is.
2. Tussenvoorraden: Heb jij ook stapels op je bureau liggen? Dit is waarschijnlijk werk wat ooit gedaan moet worden, maar op dit moment niet direct nodig zijn. 'Voorraden' beter afstemmen met je planning scheelt enorm in werkdruk en je uiteindelijke effectiviteit.
   
3. Beweging (zoeken): Denk bijvoorbeeld aan het lopen tussen klassen wanneer de les over is. Beweging is het óók zoeken naar spullen, mensen of bestanden. Ongeorganiseerde bedrijven hebben hier met name last van, waardoor het enorm lang duurt voordat je het document of het antwoord op je vraag gevonden hebt.
   
4. Wachten: Wie heeft er geen hekel aan wachten? En toch doen we het dagelijks, en jij op school waarschijnlijk ook.
   
5. Overbewerking: 'Toch nog even de tekst langs deze collega laten lopen' of 'Ik stuur het nog even rond langs alle collega's'. Overbewerking zorgt er voor dat teveel mensen zich verantwoordelijk voelen voor het werk, waardoor er een inefficiënt geheel ontstaat.
   
6. Overproductie: We zijn soms enorm geneigd voor elk wissewasje een document te maken, of een extra wervende tekst of een extra communicatiemateriaal. Het laat zien dat je druk bent, maar is dat ook efficiënt? En nog belangrijker: is dat allemaal wel nodig?
   
7. Defecten: Het postvakje wat niet werkt, de computer die internetproblemen heeft, het aanmeldformulier wat problemen heeft, de koffiemachine op jouw verdieping die niet goed werkt. Defecten zijn overal, maar soms zijn we er zo aan gewend geraakt dat we er mee hebben leren leven. In een proces met defecten bouwen we vaak een controle in. Het wegnemen van de oorzaak van de defecten is efficiënter.
   
8. Talent: Talent slaat weer terug op de mens centraal zetten. Je collega kan wellicht zoveel meer dan je denkt. Pas als we echt begrip tonen voor iemand als persoon, weten we ook de écht inzetbaarheid en talenten die benut kunnen worden.