We hebben een Hoy demo gegeven bij jullie op school en jullie willen hiermee aan de slag voor jullie schoolcommunicatie! Leuk... maar welke stappen zijn er nodig om Hoy te implementeren? Wij hebben het hieronder voor je op een rijtje gezet.

1. Overeenkomst tekenen

De overeenkomst bestaat uit een gebruikersovereenkomst en verwerkingsovereenkomst. Op deze manier kunnen we wederzijds verwachtingen naar elkaar uitspreken en stellen we vast dat zowel jullie als wij handelen volgens de AVG-privacywetgeving.

2. Koppeling administratiesysteem

Hoy synchroniseert elke nacht met de schooladministratie zodat de juiste ouders, leerlingen en medewerkers toegang hebben tot jullie Hoy omgeving. Jullie systeembeheerder ontvangt een simpele handleiding van ons om jullie schooladministratie - voor de meeste middelbare scholen is dit Magister of Somtoday - te koppelen met Hoy. Uiteraard staan wij hierbij standby. (Met deze koppeling worden alleen de benodigde persoonsgegevens gesynchroniseerd.)

3. Workshop voor beheerders

Het is belangrijk dat jullie een of meerdere mensen aanstellen die het schooldashboard beheren. De aangestelde personen kunnen (via laptop/PC) o.a. nieuwsberichten plaatsen, berichten namens de school sturen en beantwoorden, formulieren uitsturen en meer. (Net als andere medewerkers krijgen zij natuurlijk ook toegang tot de mobiele app.)

We gaan in een workshop samen met de aangewezen beheerders zitten om jullie Hoy omgeving door te nemen en gaan daarbij uitgebreid door het schooldashboard. Dit is tevens het moment om het over de verdere implementatie te hebben: wanneer worden ouders en leerlingen uitgenodigd, en wat is daar nog voor nodig? Deze workshop kan zowel fysiek als online.

4. Medewerkers informeren

Daarna is het belangrijk jullie medewerkers te informeren over Hoy. Deze informatie is voor alle medewerkers, al zullen met name mentoren Hoy actief gaan gebruiken voor de ouder- en leerlingcommunicatie. Alle medewerkers ontvangen natuurlijk een uitnodiging voor de app, waarin wordt uitgelegd wat ze ermee kunnen en hoe ze kunnen starten. Het merendeel heeft geen extra uitleg nodig om met de app aan de slag te gaan.

We stellen daarnaast een online trainingspagina met o.a. acht instructies (met video's) ter beschikking, die wat extra uitleg geven over de app en ingaan op de voordelen van het gebruik van de app. Zo kan iedereen makkelijk aan de slag. Mocht een van jullie medewerkers alsnog vragen hebben die zijn/haar collega's niet kan beantwoorden, dan kunnen ze daarvoor ook direct bij ons terecht.

Optioneel kunnen de mentoren ook worden geïnformeerd in een aparte workshop - fysiek of via een webinar.

5. Aankondigen gebruik

Vervolgens is het belangrijk om te communiceren dat jullie school gebruik gaat maken van een nieuw communicatiemiddel. Bijvoorbeeld via een (allerlaatste) brief aan ouders, met daarin: wat betekent deze app en wanneer kan je de uitnodiging verwachten? Het is daarnaast ook handig jullie leerlingen alvast op de hoogte stellen, mits jullie deze uitnodigen. Daarvoor krijgen jullie ook posters voor in de school.

In ons Support Center vind je templates voor deze brief en mail, alsmede voor een aankondiging voor medewerkers. Dit staat bij de Beheerders-sectie, waarvoor je wordt gevraagd in te loggen.

6. Uitnodigingen versturen

Wanneer jullie medewerkers, de ouders en eventueel leerlingen op de hoogte zijn van de aanstaande ingebruikname van Hoy voor de schoolcommunicatie, is het tijd om de ouders/leerlingen uit te nodigen om de app te downloaden op hun smartphone. Als het goed is, hebben jullie hier al een datum voor geprikt. De uitnodigingen kan jullie schoolbeheerder zelf vanuit het dashboard versturen. Op die dag zullen we ook een belafspraak inplannen en controleren we of alles juist verloopt.

En daarna?

De eerste weken zullen jullie logischerwijs nog vragen hebben over de app. Daarom bieden we in het begin extra ondersteuning en denken we actief met jullie mee. In het dashboard kunnen beheerders bijvoorbeeld makkelijk met ons chatten. Voor de ouders, leerlingen en medewerkers die de mobiele app gebruiken, zijn er in de app ook Veelgestelde Vragen beschikbaar. Mochten ze ergens toch niet uitkomen, dan kunnen ze via daar ook altijd contact met ons opnemen.