We zijn trots Brugger aan te kondigen: onze nieuwe aanmeldtool voor het VO. Met Brugger kan elke middelbare school zelf online aanmeldformulieren voor nieuwe leerlingen inrichten, ouders hun kinderen laten aanmelden, alle aanmeldingen controleren en natuurlijk exporteren naar de administratie.
In dit artikel nemen we je mee door het idee achter Brugger en vertellen we hoe we Brugger in co-creatie ontwikkelen, zodat de aanmeldtool ook écht goed aansluit op de praktijk. Verder zetten we de functionaliteiten en voordelen voor jullie school op een rijtje.
Komend schooljaar is Brugger nog in pilotfase. Meedoen met de pilot? Neem contact met ons op.
Bekijk ook de website van Brugger.
Een administratieve rompslomp
Het idee van Brugger komt niet uit de lucht vallen. Meerdere klanten hebben ons de afgelopen twee jaar gevraagd om een PO-VO aanmeldtool die net zo eenvoudig en flexibel in gebruik is als onze andere communicatietools.
Het aanmelden van nieuwe leerlingen die uitstromen uit het basisonderwijs is natuurlijk een belangrijk moment, waarbij het inschrijven eenvoudig en snel moet verlopen voor ouders maar tegelijkertijd uiterst zorgvuldig en betrouwbaar moet zijn voor de school. Het is de eerste kennismaking en - zoals we allemaal weten - dan telt een goede indruk extra zwaar.
Die goede indruk is lastig met papieren formulieren die moeten worden uitgedeeld of opgehaald, ingevuld en weer terug moeten worden ingeleverd op de school. En dat is alleen nog maar de ervaring van de ouder. Voor scholen begint dan pas de administratieve rompslomp: alle aanmeldingen moeten nauwkeurig worden doorgenomen en overgetypt. Een tijdsintensieve taak, waarbij typefouten, onleesbare handschriften en verkeerd ingevulde antwoorden op de loer liggen. En dan hebben we het nog niet gehad over aanmeldingen die zoek zijn geraakt of het gemis van overzicht bij de controle.
Het laat zich raden: dit kan moderner, overzichtelijker en simpelweg beter. Voor de (nieuwe) ouders én de schooladministratie.
In co-creatie ontwikkeld
Meer dan 150 middelbare scholen vertrouwen dagelijks op onze tools om hun communicatie effectiever te organiseren. Dit is te danken aan alle scholen die deze tools samen met ons hebben bedacht, ontwikkeld, getest en nog steeds continu feedback en ideeën met ons delen.
Daarom wordt ook Brugger in co-creatie ontwikkeld, net als onze communicatie app Hoy en online schoolgids Schoolwiki. Samen met een reeks middelbare scholen, van een grote scholengroep tot een kleine eenpitter, hebben wij in kaart gebracht wat er nodig is zodat elke middelbare school hun online aanmeldproces eenvoudig en effectief kan inrichten.
Het resultaat is een flexibele aanmeldtool waarmee de school eerst makkelijk zelf aanmeldformulieren inricht en publiceert, dan de aanmeldingen controleert en organiseert en tenslotte exporteert naar het administratiesysteem van onze partners Somtoday of Magister.
Het aanmeldproces… met Brugger
Dan komen we bij misschien wel de belangrijkste vraag: welke functionaliteiten en voordelen biedt Brugger eigenlijk?
Om het aanmeldproces chronologisch te doorlopen, beginnen we bij het aanmaken en inrichten van het formulier door de schooladministratie:
Per formulier zijn er al enkele verplichte stappen met vragen die ook nodig zijn in het administratiesysteem, zoals leerlinggegevens en oudergegevens.
Jullie kunnen zelf extra stappen aanmaken of de bestaande stappen naar hartelust aanvullen met allerlei soorten vragen, zoals tekstvelden, meerkeuzevragen, adresvelden en specifieke velden als e-mailadres, telefoonnummer, datum en de IBAN bankrekening. Ook bijlage-velden kunnen worden toegevoegd.
Per formulier kunnen de stijl en standaardteksten worden aangepast, zoals voor de introductietekst en de automatische mailbevestiging.
Als het formulier is gepubliceerd, kunnen de ouders het aanmeldformulier stap voor stap doorlopen, via elk type device:
Om te beginnen moet de ouder het e-mailadres verifiëren door op een link in de mail te klikken, zo weet je zeker dat deze klopt en de ouder voor jullie bereikbaar is.
Velden als het adres, het BSN-nummer of een telefoonnummer worden gecontroleerd op correctheid, om typefouten te voorkomen.
Na het digitaal ondertekenen, krijgt de ouder een automatische bevestiging en kunnen alle antwoorden ook worden gedownload voor het eigen archief.
Zodra de aanmeldingen binnenkomen, kan de schooladministratie alle aanmeldingen controleren, organiseren en exporteren:
De aanmeldingen worden gecategoriseerd, zodat jij en je collega’s in één oogopslag zien hoeveel en welke aanmeldingen nog moeten worden gecontroleerd, welke onvolledig zijn en welke klaar voor export staan.
Elke aanmelding is individueel te controleren en eventueel aan te vullen. Er kunnen ook interne notities per aanmelding worden toegevoegd.
Na jullie controle kunnen de aanmeldingen worden geëxporteerd: per aanmelding als PDF of als Excel bestand. Uiteraard zijn de aanmeldingen ook te exporteren naar onze partners Somtoday en Magister.
Ons communicatiepakket
Met Infowijs werken we aan een zo compleet mogelijk communicatiepakket voor middelbare scholen, met het achterliggende idee dat we op deze manier de afstand met ouders zo klein mogelijk kunnen maken en de relatie zo goed mogelijk.
Brugger kan daarbij niet ontbreken. Alle communicatie wordt via Hoy georganiseerd en alle informatie via Schoolwiki, behalve voordat de leerling daadwerkelijk bij jullie naar school gaat. Terwijl dat moment juist zo belangrijk is: Brugger zorgt voor de school, de nieuwe ouders en hun kinderen voor een goede eerste kennismaking.
Onze tools versterken elkaar niet alleen in hun toegevoegde waarde, maar ook op technisch gebied. In de ontwikkeling bouwt Brugger voort op onderdelen van onze andere tools: ze delen dezelfde technische basis. En hetgeen we nieuw voor Brugger ontwikkelen, zal uiteindelijk weer zijn weg terugvinden naar Hoy en Schoolwiki.
Meer weten?
We hopen dat je net zo enthousiast bent als wij na het lezen van deze blog. Meer weten? Bekijk de website of ga met ons in gesprek om Brugger in de pilotfase bij jullie school te gebruiken.
Brugger zal gedurende schooljaar 2023-2024 in pilotfase zitten en worden doorontwikkeld, waarna de tool voor alle middelbare scholen te gebruiken is in schooljaar 2024-2025.