Als middelbare school krijg je altijd te maken met feedback van ouders en leerlingen, zowel positief als negatief. Het is natuurlijk prettig om te horen wat er goed gaat, maar het is minstens zo belangrijk om te weten waar er ruimte is voor verbetering. Hoe ga je hier als middelbare school mee om?

Elke middelbare school streeft naar een positieve leeromgeving en een goede relatie met ouders en leerlingen. Toch is niet alle ontvangen feedback positief en dat is volkomen normaal. Het kan variëren van klachten over het curriculum tot zorgen over de schoolomgeving en alles daartussenin. Het is misschien niet altijd leuk om te horen, maar het kan wel leiden tot belangrijke verbeteringen en inzichten. Maar hoe pak je dit effectief aan?

Omgaan met negatieve feedback is een uitdaging waar elke middelbare school vroeg of laat mee te maken krijgt. In deze blogpost delen we daarom nuttige strategieën en tips om effectief met deze feedback om te gaan.

Voorbeelden van negatieve feedback op middelbare scholen

Wat is nou eigenlijk negatieve feedback en hoe plaats je dit binnen de context van middelbare scholen? Negatieve feedback omvat kritische terugkoppeling die wijst op ontevredenheid of problemen met één of enkele aspecten van de school. Deze feedback wordt vaak gegeven door leerlingen, ouders of andere betrokkenen die streven naar verbeteringen of die specifieke zorgen willen uiten.

Hoewel het als kritiek kan worden ervaren, biedt negatieve feedback waardevolle inzichten die kunnen leiden tot belangrijke verbeteringen en positieve veranderingen. Om het te verduidelijken, zijn hier een aantal situaties beschreven die je ongetwijfeld vaker op middelbare scholen zult tegenkomen.

Voorbeeld 1: Onvrede over de manier van communiceren

Situatie: Ouders uiten ontevredenheid over het gebrek aan communicatie van de school met betrekking tot belangrijke gebeurtenissen of veranderingen in het beleid. Ze voelen zich niet geïnformeerd of betrokken bij beslissingen die hun kinderen beïnvloeden.

Voorbeeld 2: Kritiek op de hoeveelheid huiswerk

Situatie: Leerlingen klagen dat het huiswerkbeleid te belastend is, wat leidt tot stress.

Voorbeeld 3: Klachten over de toegankelijkheid van schoolinformatie

Situatie: Ouders en leerlingen uiten frustraties over het moeilijk kunnen vinden van essentiële informatie over schoolgerelateerde zaken.

Bovenstaande voorbeelden zijn beschreven vanuit een grotere doelgroep, maar je zult ongetwijfeld vaker geconfronteerd worden met negatieve feedback van individuen. Dit kan bijvoorbeeld een klacht van een ouder zijn over een specifieke docent, een klacht van een leerling over het nieuwe mobielvrije beleid of de klacht van een ouder over het gebrek aan ondersteuning voor hun kind.

Hoe bepaal je de urgentie en impact van negatieve feedback?

Om effectief met negatieve feedback om te gaan, is het belangrijk om te analyseren wat de mate van urgentie en impact is. Hiervoor kun je bijvoorbeeld het urgentie/impact-model gebruiken:

(dit model is gebaseerd op de modellen van Eisenhower en Covey)

Urgentie: Hoe snel moet er gehandeld worden? Is dit een onmiddellijk probleem of kan het wachten?
Impact: Hoe groot is de invloed van deze feedback op onze school? Betreft het veel mensen of slechts een paar?

Door feedback te categoriseren naar urgentie en impact, kun je prioriteiten stellen en focussen op wat echt belangrijk is. Dit helpt om middelen efficiënt in te zetten en sneller resultaten te boeken.

Laten we voorbeeld 1 ‘onvrede over de manier van communiceren’ nemen ter illustratie. Als meerdere ouders hun onvrede uiten over het gebrek aan communicatie vanuit de school, kun je stellen dat dit (redelijk) veel impact heeft op de school. Scholen streven naar een hoge mate van ouderbetrokkenheid en gebrekkige communicatie heeft hier een negatieve invloed op. Zit je als school in een krimpregio, dan kan het urgent aanvoelen om hier actie op te ondernemen. Je komt hiermee in het model in het vlak rechtsboven. Dat betekent vaak: actie ondernemen en met de feedback aan de slag!

Vijf tips om om te gaan met negatieve feedback

Negatieve feedback ontvangen kan voor veel mensen lastig zijn. Het kan soms zelfs aanvoelen als een persoonlijke aanval. Hoe ga je hier als school - of als individu binnen de school- mee om? We hebben hieronder vijf tips beschreven die je helpen om dit op te pakken. Hier kun je de tips als PDF downloaden.

Actief luisteren
Het eerste en belangrijkste bij het ontvangen van negatieve feedback is luisteren. Echt luisteren vereist een open houding en de bereidheid om te begrijpen wat er achter de feedback zit. Dit houdt in dat je reflecteert op wat gezegd wordt en empathie toont voor de gevoelens van de ander. Door actief te luisteren, laat je zien dat je de zorgen serieus neemt.

Reageer bedachtzaam
Dit betekent dat je niet impulsief reageert op de feedback, maar even de tijd neemt om alles te verwerken om een doordachte reactie voor te bereiden. Dit zou kunnen betekenen dat je extra tijd denkt nodig te hebben om de beste oplossing te overwegen. Een bedachte reactie toont dat je de feedback zorgvuldig hebt overwogen. Communiceer daarentegen wel -na het krijgen van de negatieve feedback- dat je de feedback hebt ontvangen en dat je met een antwoord komt.

Vraag om verduidelijking
Verduidelijking vragen helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat je precies begrijpt wat de kern van de feedback is. Dit kan betekenen dat je specifieke voorbeelden vraagt of verduidelijkt hoe de persoon de situatie heeft ervaren. Door te vragen, toon je ook je bereidheid om te leren en te verbeteren, wat cruciaal is voor effectieve communicatie. Het is slim om de klacht vervolgens schriftelijk te noteren en te delen met de persoon in kwestie, zodat jullie over hetzelfde praten.

Bied oplossingen
Oplossingen bieden laat zien dat je niet alleen de feedback hebt gehoord en begrepen, maar ook bereid bent actie te ondernemen om verbeteringen aan te brengen. Wees transparant in je communicatie over wat de school kan doen en binnen welk tijdsbestek. Als een probleem niet onmiddellijk kan worden opgelost, communiceer dit dan duidelijk en leg uit waarom. Geef hierbij ook aan wanneer je verwacht wel een oplossing te kunnen bieden.

Implementeer de feedback
Het daadwerkelijk implementeren van de feedback laat zien dat je niet alleen luistert en reageert, maar ook daadwerkelijk actie onderneemt op basis van de ontvangen feedback. Dit is een sterk signaal dat jullie school er alles aan doet om serieus om te gaan met meningen. Door dit ook goed te communiceren, versterk je dit effect alleen maar. Vergeet ook niet om op te volgen met de betrokkenen, nadat je eventueel de feedback hebt geïmplementeerd.

Negatieve feedback is een kans voor groei en verbetering

Met de vijf tips ben je beter uitgerust om met negatieve feedback om te gaan. Het urgentie/impact-model helpt je bovendien om makkelijker prioriteiten te stellen en te focussen op wat echt belangrijk is.

In het begin kan het lastig zijn, maar het is wel een unieke kans voor middelbare scholen om te groeien en verbeteren. Door deze feedback serieus te nemen en er proactief mee om te gaan, kun je niet alleen directe problemen oplossen, maar ook een sterkere en meer betrokken schoolgemeenschap opbouwen.

Handig: download hier de PDF met alle tips op een rij.