Hoy App

Investeer in communicatie met ouders

Geschreven door Tobias de Graaf op 08 jan. 2019

Ouders en scholen hebben elkaar nodig om kinderen goed voorbereid de wereld in te sturen. De basis voor een goede samenwerking ligt in dagelijks contact. We denken dat dit met de communicatiemiddelen van tegenwoordig zo geregeld is. Het tegendeel is waar: contact met ouders is juist lastig in deze tijd van communicatie-overvloed.

‘Ouderbetrokkenheid’. Het lijkt anno 2018 de heilige graal voor primair en voortgezet onderwijs, en ook in het mbo maakt de term een opmars. Je vindt het in beleidsplannen, jaarverslagen en schoolgidsen. Met reden, want uit de Monitor Ouderbetrokkenheid van OCW (2009, 2014) blijkt dat ouderbetrokkenheid op verschillende manieren een positieve invloed heeft op de school en het kind. Het komt de kwaliteit van het onderwijs ten goede en bevordert zowel de leerprestaties van leerlingen als hun maatschappelijke ontwikkeling.

Ook vanuit een andere hoek voelen scholen de druk om actief met het onderwerp bezig te zijn: vergelijkingsplatforms zijn er niet alleen meer voor online winkelen en restaurants, maar ook voor onderwijs. Cijfers voor oudertevredenheid, leerlingtevredenheid en slagingspercentages worden naast elkaar gelegd en bepalen steeds meer de schoolkeuze die kinderen met hun ouders maken. Een leuke open dag waar leerlingen zelf shampoo maken, is allang niet meer genoeg om je te verzekeren van voldoende leerlingaanwas.

Barrières

Ouderbetrokkenheid is dus om verschillende redenen belangrijk voor scholen, maar de cijfers laten zien dat er nog een wereld te winnen valt. Uit een recente monitor blijkt dat veel ouders barrières voelen om zich als een serieuze schoolpartner op te stellen (Staat van de Ouder, 2017). Slechts 38 procent geeft aan zich actief betrokken te voelen bij het onderwijs van hun kind en maar 50 procent heeft het gevoel dat de schoolleiding naar hen luistert. Dat terwijl het aantal contactmomenten tussen ouders en school stijgt en ouders de wens uiten meer betrokken te zijn (Staat van de Ouder, 2017). Wat gaat daar mis?

Om die vraag te beantwoorden, kunnen we het best een kijkje nemen in de dagelijkse praktijk. Daar begint ouderbetrokkenheid vaak bij het contact tussen ouders en docenten. Dat contact is er veelvuldig, via allerlei kanalen – e-mail, bellen, Whatsapp, ouderportalen, administratiesystemen en, niet te vergeten, het ouderwetse face-to-facecontact op school. Maar kwantiteit leidt niet per se tot kwaliteit. Sterker nog, het legt een hoge druk op docenten: ze moeten veel tijd besteden aan het beantwoorden van berichten die ieder moment van de dag kunnen binnenkomen - of de docent voor de klas staat of niet.

Verwarrend

Ook de overige communicatie tussen school en ouders kent problemen. Binnen de organisatie is het bijvoorbeeld vaak onduidelijk wie welk kanaal bijhoudt en wat de verdeling tussen de kanalen is. Dikwijls is er geen communicatiemedewerker of is niet goed geregeld wie zorg draagt voor het communicatiebeleid, waardoor onduidelijk is waar ouders met welke vraag terecht kunnen.

Daar komt bovenop dat de ouders van nu best lastig kunnen zijn: ze hebben hoge verwachtingen en zijn behoorlijk mondig. Toch kan hen niet worden verweten dat ze om 22.30 uur nog een appje sturen naar het privénummer van een docent of een absentie via social media melden: ze maken gewoon gebruik van de kanalen die de school hen biedt. Om het nog verwarrender te maken, is het aantal kanalen de afgelopen jaren alleen maar gegroeid. Facebookpagina’s en -groepen, Whatsapp en ouderportalen zijn erbij gekomen, gevoed door de angst niet met de tijd mee te gaan.

Grotere plaatje

Daar ligt dan ook het echte probleem: scholen willen ouders weliswaar betrekken, maar doen weinig om de communicatie goed te organiseren, terwijl een goede vorm van contact de basis is voor oudertevredenheid en -betrokkenheid.

Dat kan en moet anders. Het is net als bij een telefonische servicedesk: op zijn slechtst ga je een oneindig keuzemenu door om na 10 minuten te horen dat je toch moet mailen, op zijn best ben je zonder wachttijd direct bij de juiste persoon. Op een vergelijkbare manier kan de inrichting van de communicatie tussen school en ouders de boel makkelijk bederven, maar (met iets meer moeite) ook verbeteren. Daardoor raken ouders en docenten gefrustreerd, terwijl ze ook kunnen worden gefaciliteerd.

Om dat te bereiken, moeten scholen nadenken over het grotere plaatje. Hoe kan er één lijn worden getrokken in de communicatie tussen school, ouders en docenten, van verschillende klassen en verschillende jaren? Op welke momenten wil je ouders bereiken en, omgedraaid, wanneer willen ouders contact opnemen en met wie? Pas als deze vragen zijn beantwoord, is het tijd om de bijpassende kanalen op te tuigen en de juiste mensen op de juiste plek te zetten.

Als scholen hun communicatie van randzaak tot speerpunt maken, volgt die felbegeerde ouderbetrokkenheid vanzelf.

Dit artikel verscheen eerder als opiniestuk in het VO Magazine (december 2018).

Ken je Hoy al?

Met Hoy krijgt elke school een eigen mobiele app. Één centraal communicatiekanaal waarin de school en docenten makkelijk contact houden met ouders en leerlingen.

Meer weten?