Een van de scholen die recent met Hoy en Schoolwiki aan de slag is gegaan, is hét KWC in Culemborg. Hét KWC heeft twee locaties, de Beethovenlaan en de Gershwinhof, en telt in totaal zo’n 1700 leerlingen. In dit interview spreken we met Willy van Vuren, verantwoordelijk voor PR en communicatie op hét KWC.

Hét KWC gebruikte voor Hoy een andere oplossing, maar heeft na een jaar gebruik besloten om over te stappen naar Hoy. Willy deelt haar ervaringen over de keuze voor een nieuwe communicatie app, de samenwerking met Infowijs en de positieve impact die Hoy nu al heeft binnen de school.

Waarom hebben jullie voor een communicatie app gekozen?
"Onze communicatie verliep vroeger via verschillende portalen: we hadden een ouderportaal, een leerlingenportaal, een medewerkersportaal en PR-website. Dit werd erg omslachtig en bovendien waren de systemen erg verouderd. We merkten dat ouders en leerlingen belangrijke informatie misliepen en dat het bijwerken van deze verschillende kanalen ons veel tijd kostte. We zochten een moderne oplossing, één centrale plek waar alles samenkomt. Kinderdagverblijven en basisscholen gebruiken vaak al een communicatie app, dus dit was voor ons ook een logische stap om te zetten."

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij de eerste oplossing die jullie kozen?
"We zijn aanvankelijk in zee gegaan met een andere partij, omdat deze leverancier ons al hielp met andere producten. Vanuit de ICT-afdeling had dit initieel ook de voorkeur. Helaas bleek het niet de oplossing die we zochten. We kwamen tot het inzicht dat een communicatie app iets is waar je echt een specialist voor nodig hebt, in plaats van alles bij één leverancier onder te brengen."

Hoe zijn jullie vervolgens bij Infowijs terechtgekomen?
"We kwamen voor het eerst met Infowijs in contact via het Schoolcommunicatie Event in 2023, speciaal georganiseerd voor communicatieprofessionals in het onderwijs. Daar ontstond een leuk contact met Robin van Infowijs. Na het event zijn we contact blijven houden over nieuwe evenementen en zelfs over een gastspreker voor de informatieavond voor ouders van groep 8 leerlingen op hét KWC.

Tijdens het Schoolcommunicatie Event 2024 spraken we met bestaande gebruikers van Hoy, en die waren erg enthousiast. Dit kwam net nadat we hadden besloten te stoppen met de andere partij. We besloten toen de stap te zetten om Hoy te gaan gebruiken. We zijn daarbij echt enthousiast gemaakt door andere gebruikers."

Hoe verliep de implementatie van Hoy bij jullie?
"De implementatie verliep eigenlijk heel soepel. Tom van Infowijs begeleidde het hele traject en dat heeft ons veel vertrouwen gegeven. Er was een extra presentatie voor de directie nodig en Tom stond meteen klaar. Het was ook geen standaard verkoopgesprek; hij luisterde echt naar wat we nodig hadden als school. Dit was een fijne manier van werken, zeker gezien onze eerdere ervaringen.

Tijdens de implementatie werkte ik nauw samen met mijn collega’s Susanne en Gabriële, met ondersteuning vanuit Infowijs. Hoe druk Infowijs ook is, ze blijven altijd relaxed, en dat is heel prettig. Die ervaring, plus de positieve verhalen van bestaande gebruikers, maakte dat we vol vertrouwen konden starten."

Hoe wordt Hoy nu gebruikt binnen hét KWC?
"We zijn gestart met de ouders vlak voor de zomervakantie en hebben kort daarna de leerlingen en medewerkers toegevoegd. Op dit moment heeft al bijna 75% van onze medewerkers de app geïnstalleerd. Dat is heel bemoedigend, zeker omdat er aanvankelijk wat scepsis was door onze eerdere ervaring. We hebben bewust de schoolleiding nauw betrokken bij de implementatie, want als zij achter de app staan, merk je dat het hele team meebeweegt.

Voor medewerkers die liever geen app op hun privételefoon zetten, biedt Hoy web een handige uitkomst. Bij de start van het schooljaar hadden we redelijk wat vragen voor de supportafdeling, maar we kregen altijd netjes antwoord, zelfs tijdens de piekdrukte in september. Dat geeft vertrouwen."

Welke voordelen merk je sinds het gebruik van Hoy?
"Hoy biedt ons momenteel drie grote voordelen. Het belangrijkste voordeel is dat iedereen sneller op de app een berichtje leest, waardoor de lijnen nu veel korter zijn. Een tweede groot voordeel is dat je gemakkelijk verschillende doelgroepen kunt aanmaken voor nieuwsartikelen, waardoor we gericht kunnen communiceren met specifieke groepen. Ten slotte is Hoy een moderne oplossing die echt past bij deze tijd. We zien dat de communicatie hierdoor veel efficiënter verloopt.

Daarnaast merken we dat docenten en medewerkers de app steeds meer omarmen. We zitten als school kort op foutieve berichten: als een leerling per ongeluk een bericht naar de school stuurt in plaats van een specifieke docent, helpen we meteen. Dit geldt ook voor ouders. Door direct te helpen, verduidelijken we de werking van de app. We zijn blij met de keuze die we hebben gemaakt."

Hoe bevalt het gebruik van Schoolwiki binnen de school?
"Schoolwiki is voor ons een grote verbetering vergeleken met de oude manier van werken. Waar we vroeger op meerdere plekken dezelfde informatie moesten aanpassen, kunnen we dat nu doen op één centrale plek. Dat scheelt enorm veel tijd en voorkomt fouten. Schoolwiki is voor ons een dynamisch informatiemiddel, veel meer dan een statische schoolgids. Zo heeft iedereen altijd toegang tot actuele informatie.”